什麼是專案管理？從規劃到執行，你也可以成為頂尖的專案經理

現在有愈來愈多公司開始打破以往的分工模式，改用「專案」（project）的方式來執行各項業務和任務。據估計，全球各地專案的價值會從2017年的12兆美元，上升到2027年的20兆美元。而專案經理（project manager, PM）、專案管理師等職務，也成為職場新鮮人的熱門選擇。

接下來，本文將逐步說明專案管理的定義、方法、流程、專案經理的角色等，讓你迅速上手，成為專案管理大師！

1. 專案管理是什麼？

所謂專案，就是公司為了達成一項目標而設計的一系列任務，它們有明確的時程和預算，通常也需要團隊一起完成。專案的範圍可大可小，不論是大型的建案，或是小型的線上活動，都可以算是一個專案。

而專案管理，則是負責規畫、安排和監督這些任務，確保專案裡的每個成員都知道自己在做什麼，並在指定的時間內完成任務。換句話說，就是管理專案進行的整個過程。

2. 專案管理的好處

妥當的專案管理，可以取得以下好處：

• 明確的工作分配：每個成員都有明確的任務要完成。
• 清楚的流程規畫：清楚劃分每個階段要達成的目標、時程。
• 有系統的資源配置：根據不同任務、階段配置適當的資源，減少浪費與重複。
• 取得強大的綜效：專案通常是跨部門、跨職能，甚至是跨事業單位，如果管理得當，將能發揮綜效，集群體之力，展現強大成果。

3. 日常工作管理 vs. 專案管理

• 日常工作管理： 管理各自部門內的日常營運，以指揮和控制為主。
• 專案管理：管理跨部門、跨職能的工作，重視協作與賦權。

4. 三種常見的專案管理方法：

專案經理要如何管理、監控專案的進度，以確保不會延遲或出現問題？一般而言，最常見的管理模式有3種：

• 瀑布式（Waterfall）：明確地按照流程，讓專案向下「流動」，根據清楚的階段推進進度，且每個階段都必須確實完成，才能展開下一個階段。
• 敏捷式（Agile）：將整個目標拆分為個別的小專案，採用小型、賦權的跨職能團隊方式進行管理。沒有標準的SOP流程，而是當一個小專案完成時，團隊就會直接推到市場上，並透過顧客的回饋意見，不斷調整專案的流程。
• 混合式（Hybrid）：融合敏捷法和瀑布法的優點，同時解除兩者的限制。它具有調適性，能在較為嚴謹的部分使用瀑布法，在變動快速的部分採用敏捷法。

5. 專案管理的基本流程

專案管理一般有5個階段，簡述如下：

A. 啟動：先定義專案、它對公司的重要性、它本身的可行性。可以問以下6個問題：

• 這個專案以前有人做過嗎？
• 這個專案是核心事業的一部分嗎？
• 能否明確界定專案範圍？預計會有什麼成果？
• 投入的成本是多少？
• 是否得到關鍵利害關係人的支持？
• 時程如何安排？

關於專案管理的啟動，更多詳情請見〈要啟動重大專案，先問六大問題〉

B. 規畫：設計專案的內容。可以運用專案畫布（project canvas）來協助規畫，內容包括：

• 基礎：列出專案的目的、成本、效益。
• 人員：列出贊助者（專案負責人，也就是專案經理的回報對象）、利害關係人、資源（專案經理、團隊）
• 創造：列出專案的產出成果、工作計畫、變革管理（如何應對利害關係人及潛藏的風險）

C. 執行：實際執行專案時，專案經理隨時注意資源的配置、協作的狀況、意外事件的處理。

D. 監控：掌握進度、品質、實際支出。

E. 結案：交付成果、檢討流程、學習經驗與教訓。

6. 專案經理的角色、核心技能、與產品經理的不同

很多人以為專案經理就是監工，負責準時按照預算產出預期成果。但他更重要的角色其實是整合者，協調團隊成員、配置組織資源，並平衡各方利害關係人，來因應各項複雜的挑戰。

專案經理需要的核心技能包括：

• 領導與溝通能力：專案經理必須了解如何運用人才，根據團隊成員間不同的能力分配不同的工作。此外，在團隊成員爭執、或是與利害關係人發生衝突時，需要主動站出來協調溝通，讓專案能夠順利進行下去。
• 數位心態與數據敏銳度：現今科技發展迅速，AI正在迅速改變著人們的工作模式。而專案經理更需要了解如何運用這些AI工具以及新科技，把數據化為行動，幫助專案進行得更順利。關於如何運用AI工具來輔助專案管理，更多詳情請見〈專案經理需了解如何發揮AI潛力〉。
• 領域專業能力：身為專案經理，你可能會被交辦各式各樣的專案，需要了解不同產業或是流程，因此，專業能力的培養對於專案經理來說也是一大重要的技能。且當你有了特定領域的專業能力後，你才能以專業的語言，與專業人士溝通，也才能夠獲得利害關係人的信任。
• 財務敏銳度：專案經理是整個專案的負責人，需要對於財務有一定的熟悉度，才能掌控好整個專案的預算，知道哪些支出是必要的、哪些是不必要的。

很多人常常混淆專案經理（project manager, PM）和產品經理（product manager, PM），但其實他們的角色差異非常大，一個最簡單的區分就是：產品經理負責監督一項產品的開發與交付，確保產品符合客戶需求；而專案經理則是負責一項專案的完成。

7. 專案管理常見問題（FAQ）

以下針對專案管理，列出幾個大家最常提出的問題，並提供簡要的解答。

➤ 什麼是專案管理？

公司為了達成一項目標而設計的一系列任務，有明確的時程和預算，通常需要團隊一起完成。

➤ 為什麼需要專案管理？

因為它能明確分配工作、清楚規畫流程、有系統配置資源、取得強大綜效。

➤ 專案管理和日常營運管理的差異是什麼？

日常營運管理是針對部門內的日常工作，專案管理則是針對跨部門、跨職能的工作。

➤ 常見的專案管理方式有哪些？

瀑布式、敏捷式、混合式。

➤ 專案管理有什麼步驟？

啟動、規畫、執行、監控、結案。

➤ 成為專案經理需要具備哪些能力與技能？

領導與溝通能力、數位心態與數據敏銳度、領域專業能力、財務敏銳度。

➤ 專案經理和產品經理的差異是什麼？

專案經理負責一項專案的完成，產品經理則是負責一項產品的開發、生產與交付。