時間管理成為時間管理大師!掌握 4 大步驟,再也不怕工作做不完

成為時間管理大師!掌握 4 大步驟,再也不怕工作做不完

成為時間管理大師!掌握 4 大步驟,再也不怕工作做不完

ANDRANIK HAKOBYAN/shutterstock

每天工作都做不完,超時加班已成常態?這並非健康的工作狀態,懂得時間管理是關鍵。本文整理四大步驟,帶你從釐清重要任務開始、到用「時間箱」打造黃金行事曆,教你在不加班、不傷害身心健康的前提下,提高工作效率,不再被工作追著跑。

你是否常常會遇到以下情況:一大早到公司,看到一整天的待辦清單,覺得時間不夠用;或是在公司忙碌了一整天,卻發現還有一堆重要的工作沒完成?工作做不完、超時加班,這樣的情況似乎在企業間已是家常便飯。然而,這真的是一個健康的工作狀態嗎?

答案顯然是錯誤的。當一個人不知道該如何用聰明的方式工作,就會事倍功半。所以時間管理,是當代工作者都應當學會的重要技能。如何讓自己在不加班、不傷害身心健康的前提下,提高工作效率?《哈佛商業評論》整理了四大步驟,教你如何聰明地運用你的時間,不再被工作追著跑。

時間管理步驟1:別再使用待辦清單!時間矩陣幫你釐清重要任務

如果你連每天把時間花在哪裡都不知道,可能表示你其實並沒有把時間花在最優先的事情上。因此時間管理最重要的第一步,是釐清你的工作日程,寫下一份完整的工作清單。這份清單應當包含你所有的會議、工作任務,甚至是你的日常活動,將它們一件件從腦海中挖掘出來,並一一條列在紙上。

接下來你該做的,就是審視這些清單上所有的任務,並排定優先次序。

若你看著這些密密麻麻的待辦清單,卻不知道從何開始下手,這是因為,待辦清單常常會列出太多選擇,導致人們會優先處理簡單的任務,卻忽略了一些重要但不急迫的任務。因此,我們建議你使用「時間矩陣」,來判斷事情對你的重要程度。

時間矩陣

時間矩陣是一個2x2矩陣,由xy軸切成四個方格,x軸代表緊迫性、y軸代表重要性。在這四個方格中,左上角是重要但不緊急的任務、左下角是可以被排除、不緊急也不重要的任務;右下角是緊急但是優先次序低的任務,右上角則是你當前最為重要也是最優先的事情。

當你依照時間矩陣區分出工作任務的優先次序時,你可以釐清每項工作的重要性和緊急性,並知道當前你最應該做的事情,就是右上角這些又重要又緊急的任務。

【延伸閱讀】
●〈一個簡單矩陣,解鎖待辦清單〉(Conquer Your To-Do List with This Simple Hack)
●〈你很得意自己運用時間的方式嗎?〉(Are You Proud of How You’re Spending Your Time?)

時間管理步驟2:學習說「不」,別讓他人偷走你的時間

當你已經明確釐清自己的工作日常,是否常常會發現,有些被列在工作項目裡的事情,其實都不是你的事情?比方說突然被同事委託了工作、或是同事休假需要你的幫忙,這些事情無疑會妨礙到你完成重要任務的時間,所以你必須劃清界線,來確保自己的時間是足夠的。

首先,想要幫助別人這件事情本身並不是一件壞事,然而當這樣的態度造成你工作過量,反而本末倒置。因此在別人詢問你是否能夠幫忙時,你應當先自我詢問:「我真的有多餘的時間來做這件事嗎?」如果答案是肯定的,那麼接受這項工作就沒問題。如果答案是否定的,那你就需要自我克制,禮貌地婉拒他的請求。

再來,當有人因為休假而需要你的幫助、你又無法拒絕時,那你該做的,便是注意自己需幫忙的合理範圍,並且請他人制訂好計畫。你必須要清楚一件事:你的同事有義務跟你交接清楚,並說明他不在時你需要承擔什麼責任。我們建議可以請休假的同事寫一封電子郵件,詳細列出目前需要你幫助的事項、專案的進度,以及接下來有哪些步驟、截止期限、關鍵聯絡人等。這樣你才能在處理額外工作時,不需要花更多心力弄清楚要做什麼。

【延伸閱讀】
●〈別再討好眾人〉(Stop Being a People-Pleaser)
●〈設定界限,捍衛你的時間〉(Protect Your Time at Work by Setting Better Boundaries)
●〈代班讓工作爆量?六大策略幫你解套〉(What to Do When You're Covering for Colleagues — and Can't Keep Up)

時間管理步驟3:運用「時間箱」,打造你的黃金行事曆

多數人在安排自己的時間時,常常會使用「待辦清單」,來幫助自己了解每日該做的事情。然而,僅用待辦清單來規畫你的時間,其實並不能打造出你最佳的日程。與其使用待辦事項,不如使用「時間箱」,來安排你一天的行程。

時間箱,顧名思義就是將時間轉換成一塊塊的區間,條列在你的行事曆上。它是視覺化的、直覺的,且能夠讓你的同伴也了解你的時間規劃。運用時間箱,能夠讓你有三大好處:

1. 視覺化地呈現工作時長

舉例來說,當前熱門APP軟體Notion行事曆,便是使用了時間箱的概念。它可以把你每項任務所需花費的時間段用顏色標示出來,視覺化地呈現你的工作時長。透過時間箱,你能夠看到各項工作的相對位置,並能夠更好的掌握自己的時間。

Notion行事曆

圖/Notion行事曆;取自Notion官網

2. 安排你的黃金時段

每個人一天中的「黃金時段」都不同,有些人可能是一大早的工作效率最佳,也有些人可能要到中午吃完飯後,才是他生產力最佳的時候。在對的時間完成對的事,能夠提高生產力,減少時間的浪費。因此,運用時間箱,將重要或是需要靈感的工作,配置在身心狀態最佳的時段,能夠幫助你高效地運用時間。

3. 有效地溝通與協作

在微軟、Google引領潮流下,共享行事曆已經成為團隊內、企業界的常態。如果把所有的時間箱都放入行事曆,這樣不只你自己,你的團隊或是其他同事也都能清楚的看到。透過時間箱,可以更方便地確認他人與自己的會議時間安排,別人也能夠確認你的行程安排對他們是否有影響。

【延伸閱讀】
●〈告別「待辦清單」,改用「時間箱」〉(How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive)

時間管理步驟4:學會把你的時間箱「留白」

大多數人都會以為,最有生產力的人會把每天的行程都排滿。可是研究結果顯示正好相反。時間管理最大的迷思,就是把你一整天都塞滿工作,因為這樣做可能會導致你沒有多餘的時間來應對突發情況。

此外,如果你一整天都在工作,那麼你將不會再有其他時間留給個人生活,而這往往導致人的心理健康受影響,甚至會對別人的時間管理造成麻煩。

就像在學校時,除了上課時間外,課堂之間也會安排下課的時段,做為老師與學生的緩衝時間。因此,請從現在開始每日複習你的日程規畫,刻意安排一段「留白」的時間,在這段時間裡,你可以外出走走、或是跟其他同事交流,讓自己的大腦放鬆休息。有時這樣的留白,甚至會產生正面影響,畢竟出其不意的創意或靈感,往往都是在大腦放鬆時冒出來的。

【延伸閱讀】
●〈四個方法讓你用更少時間完成更多工作〉(4 Ways to Get More Done in Less Time)
●〈執行長的時間管理大法〉(How CEOs Manage Time)
●〈愈來愈忙?小心踏入「時間管理陷阱」!〉(Time Management Won't Save You)

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在資訊量爆炸、追求高效的時代,時間管理已是工作者不容缺少的必備技能。做好時間管理,不但能夠讓你在工作上更有生產力,還能讓你擁有更多的時間去追求自己的目標和享受個人生活。

《哈佛商業評論》建議,從現在開始重新審視你的時間規劃,策略性地拒絕他人,運用時間箱打造屬於你的黃金行事曆。