溝通對方不回覆電郵,如何追蹤下去?

對方不回覆電郵,如何追蹤下去?

How to Follow Up With Someone Who's Not Getting Back to You

對方不回覆電郵,如何追蹤下去?

lovleah / Getty Images

無論是工作上的詢問、打探消息,或是尋求支援,我們總會遇到需要寫信求助的情況,而等不到回信的過程十分煎熬,也令人不知所措。其實,對方沒有回覆,不見得是針對你,而是有各種客觀情況的影響。善用一些技巧,就能提高對方回覆的意願,甚至是迅速回覆的可能性;就算沒有回音,也有方法能進行合理而禮貌的追蹤,讓你的後續追蹤更有成效。

這種經驗人人都有。你寫了封電子郵件給某個人,想跟他聊聊、跟他打聽消息,或是詢問他的意見、請他幫你引介,對方卻沒有回信。無論你的信是寫給同事、客戶、招募人員、同學,或甚至是你的老朋友,不是每個人都會依你預期的時間回覆,甚至可能完全不回覆。

沒有收到回覆,雖然可能令人沮喪且失望,但不見得表示他們刻意斷絕與你的聯絡。重要的是,應從整體角度來看。人們常常同時要忙許多工作上和私人的事務。你寫過去的電子郵件,可能排不上對方待辦事項中最優先的前十件。記得這一點,可以讓你在收不到回應時,避免解讀為對方是針對你個人才不回,也讓你較有動力再寫封信過去追蹤。
即使如此,要寫信追問仍可能讓你覺得尷尬,特別若是你還得連續追問下去的時候。以下我提供幾個建議,讓你必須與某人聯絡第二次(或第三、第四次)時參考。

打造一個吸引人的信件主旨

47%的電子郵件,收信人只根據信件主旨來決定要打開閱讀或刪除。研究顯示,信件主旨愈短,像是只有四個英文字,點閱率最高,這個發現合情合理,因為有三分之二的郵件,都是在行動裝置上閱讀的。

舉例來說,我的一位客戶保羅,因為公司將宣布把他調到新團隊,而必須請同事終止一項溝通計畫。他第一封電子郵件的信件...