會議傾聽,讓開會更有效率

傾聽,讓開會更有效率

Meetings Would Go Faster If People Took the Time to Listen

下次的一對一會議,請遵守四個步驟。

幾個月前,一位執行長來尋求我的協助指導(她是聽障人士,我姑且稱她「伊拉娜」)。我們一一討論她的領導技能,以及組織的政治態勢,我很快就發現,她非常擅長傾聽。身為聽障人士的伊拉娜,更注意自己傾聽的方式。伊拉娜和我會面時,我們談話較為緩慢。她不會打斷我說話,而我只要注意到她在做筆記,就會暫停說話,以免她無法讀我的唇語。我們之間也往往較少出現混淆誤解,因為伊拉娜若是遇到不懂的字,會立刻請我說明。

儘管會議步調緩慢,但我們談話涵蓋的範圍,比我一般的指導課程談的還廣,因為我們都清楚記得之前的討論,得以避免冗長的回顧。我們也能更快切入問題核心。放慢步調,以提升傾聽品質,不但讓我們更快結束會議,也讓下一次開會更有成效。

在我們合作的這一年裡,我體認到,伊拉娜在一對一會議裡展現的傾聽和溝通長處,是大多數領導人需要的技能,許多領導人自認為擁有這些技能,但他們都不像伊拉娜運用得那麼好。若想要像她一樣緩慢而仔細地傾聽,你可以採取以下四個步驟,無論是聽障人士或聽力正常的人,都適合這個流程:

1. 理解。

把所有注意力都放在對方身上,真正理解他們說的話。「我必須全神貫注,才能做到這點,」伊拉娜說。「在和別人說話時,我無法...