生產力頂尖助理的關鍵任務

頂尖助理的關鍵任務

The Case for Executive Assistants

頂尖助理的關鍵任務

夏維爾.威爾漢(Xavier Vei lhan),打電話的男子(Man on the Phone),2006年,繪畫用聚酯樹脂,27.25呎×11呎×7呎,設置在法國里昂國際城。

為什麼付高薪給主管,卻要他們自己預約旅館?這或許是為經理人雇用行政助理的原因,但優秀助理能做的事,遠超過這些庶務!如果懂得善加利用、充分授權,助理甚至可以扮演「導師」的角色,協助新手主管迅速進入狀況。

在電視劇「廣告狂人」(Mad Men)中描繪的企業界,最引人注意的細節,除了劇中人整天吞雲吐霧,以及大白天就喝酒之外,就是劇中呈現1960年代Sterling Cooper廣告公司裡的那群祕書。那種祕書已像複寫文件副本一樣,隨著時代潮流逐漸消失,代之而起的是行政助理,現在通常只有高階主管才有這種助理。電郵、語音郵件、各種行動裝置、網路行事曆之類的科技,讓各階層主管更能獨力作業。在此同時,企業面對龐大壓力必須削減成本、縮減人員,以及精簡組織結構。在這樣的情況下,大多數公司較低層級主管擁有的助理愈來愈少。這實在令人遺憾,因為能幹的助理可以對組織各階層的生產力,做出很大的貢獻。

最高階主管雇用一位能幹的助理,投資報酬率可能很可觀。假設有位高階主管年薪是一百萬美元,而他有個年薪八萬美元的助理。要讓組織收支相抵,這位助理必須能讓老闆的生產力提高8%。也就是說,如果他的老闆每週工作六十小時,他必須能為老闆省下大約五小時的工作時間。

才幹淹沒在庶務中

實際上,優秀助理能為老闆省下的時間遠超過五小時。他們會事先分發準備好的材料,讓會議準時展開。老闆出差時,他們會安排最妥當的行程,讓身在外地的老闆能做決定,並...