預算編製疫情讓預算不確定,敏捷法來搞定

疫情讓預算不確定,敏捷法來搞定

An Agile Approach to Budgeting for Uncertain Times

疫情大流行,讓編製預算的流程變得更有挑戰性,我們不能再用傳統的規畫方式,而要用更敏捷的方法。本文提供三個步驟:改變制定計畫與編製預算的目的;將焦點從財務精準度轉向策略成功;更迅速、更頻繁進行規畫。打破平常編製預算的方式,改以更彈性而靈活的方法,才能在這充滿不確定的時期,專注在真正可以創造價值的事物上。
一到8月,你就知道這代表什麼。領導團隊啟動了進行年度營運規畫與編製預算的流程,他們全都很清楚,本年度的計畫在3月左右就已被疫情打亂。2020年至今一直特別混亂,但讓我們面對現實,即使是普通時期,規畫和編製預算的流程多半也很令人沮喪。他們提早五或六個月開始進行,承諾會做出有遠見的轉變,但很快就敗給乏味的範本、沒完沒了的財務預測、對目標討價還價與互相爭奪資源。今年,疫情需要企業採取較敏捷的做法,因此企業有機會和過去採取截然不同的方法。我們已經見到三種有效的方法:1. 改變制定計畫與編製預算的目的。大多數的規畫與預算系統,是設計來協助高階主管預測、命令與掌控。精確預測公司必須做哪些事情,以便讓每股盈餘(EPS)的走勢平順且穩定。命令各自獨立的事業單位與職能部門,去執行詳細的計畫,使個別計畫的成果合起來能達到希望的總成績。然後嚴格掌控各獨立單位的活動,以確保人們遵守計畫,並交出所需的成果。套句科幻電影角色路克.天行者(Luke Skywalker)說的話:「你剛才說的每個字都錯了。」首先,貝恩顧問公司(Bain & Company)與其他公司的分析發現,可預測的EPS走勢只解釋了1%的總股東報酬率。另一方面,改善績效(投資資本報酬率與盈餘成長)的影響力則強了三十倍。規畫如何達成更好的績效,是很值得做的事,規畫以創造可預測的盈餘則不然。其次,在持續發生危機與「黑天鵝」事件的時期(編按:「黑天鵝」事件指幾乎無法預測、發生機率低但影響衝擊很高的事件),例如疾病大流行、社會動亂、數位破壞、軍事衝突、恐怖攻擊、金融衝擊與環境危機,在這種時期,「預測、命令、掌控」模式特別無效。綜觀歷史,有三分之二的成功新事業必須拋棄原本的策略計畫,以因應意外的市場狀況。在無法預測、加速變動的世界中,長期預測會愈來愈不可靠,而命令人們堅守有錯誤的計畫,將會變得更危險。有效的規畫與預算編製,對成功的定義是「為顧客、員工、投資人與社區改善結果」,而非達成設定的預算。這麼做會把焦點放在學習、調整適應與成長,而非試圖...