個人生產力 個人生產力卡關？跟著專家的指令範例，把AI變成你的工作助理
個人生產力卡關？跟著專家的指令範例，把AI變成你的工作助理
Collagery/shutterstock
收件匣暴增、會議一場接一場、文件根本看不完？生成式AI不只是聊天工具，更是你的工作助理。重點不在選擇哪個AI模型，而在於實際應用策略。當AI能幫你處理電子郵件、管理時間、整理文件摘要，你就能把精力投入真正創造價值的工作上。
如果AI能代勞，讓你從這些耗時、繁瑣的任務中獲得解放，把精力放在更有意義的工作上，將提升個人工作動力和生產力。
電子郵件管理
雖然電子郵件是重要的溝通工具，但也可能變成管理的泥沼。冗長的電子郵件串，比方針對一個主題來來回回討論的電子郵件，可能必須耗費大量時間來瀏覽。如果想尋找特定資訊，參與者必須過濾眾多回覆、轉寄郵件和引用文字。這個過程會浪費寶貴時間，降低生產力。此外，這些郵件串還可能造成資訊超載，使人難以辨識重點或優先處理事項，導致決策疲勞，增加出錯或疏忽的可能性。
電子郵件內建的生成式AI模型（例如：Gmail內建的Google Gemini、或Outlook的Microsoft Copilot）都能幫忙有效管理收件匣。AI可以為你的郵件串做摘要，擷取重要訊息，能掃描郵件串，找出重點，也可在郵件頂端生成摘要，包括把引用的部分加上編號，連結到相對應的郵件。
此外，生成式AI可用不同的語氣和風格幫你草擬郵件，無論是新郵件還是後續回覆。你也可以請AI幫你修潤，使訊息變得更清晰、簡潔。你可以輸入以下提示詞，要求生成式AI幫你做這些事：
- 「精簡句子，刪除不必要的資訊，同時保留核心訊息。」
- 「簡化所有可能會令人困惑的專業術語。」
- 「釐清可能不清楚或容易產生誤解的地方。」
- 「重新修改措辭，讓行動號召更直接、有力。」
- 「檢查郵件內容是否含有任何可能帶有偏見的語言或觀點，確保訊息表現出對收件人的尊重。」
- 「確保邏輯清晰，轉折順暢，前後文的脈絡連貫。」
- 「填補論證中任何可能因為寫得不夠完整而讓人感到困惑的漏洞。」
時間管理
如果你是管理者，工作量可能相當繁重，需要有效安排事情的優先順序，卻經常被干擾或是遇到突發事件。面對接連不斷的溝通、會議和職責，有效管理時間變得非常重要。
整合到電子郵件和團隊合作應用程式的生成式AI模型（例如：Teams內建的Microsoft Copilot、或Google Meet內建的Google Gemini）可以透過很多方式，幫你有效管理時間：
1. 預覽一週行事曆
要求生成式AI顯示所有的工作和排定的時間；例如，「在接下來的三天我有什麼計畫？請給我一份詳細清單」。生成式AI還可以為你的行事曆分類，比如個人任務、一對一會議、工作會議、工作坊、活動和私人時間等。
➤ 試試看：要求生成式AI製作一個表格，把本週會議按照 [請自行指定類別] 分類。
➤ 試試看：要求生成式AI分析你的每週待辦事項清單，根據你指定的緊急程度和重要性對任務進行排序和摘要。
➤ 試試看：要求生成式AI從電子郵件信箱找出標記為「緊急」的待處理會議邀請，並依照截止日期列出清單。
2. 安排任務優先順序
要求生成式AI根據你的待辦事項清單和排定時間提出建議；例如，「關於季度業務審查，根據先前的電子郵件 [請自行指定郵件]，建議與 [請自行指定對象] 安排協調會議」。生成式AI還可以根據任務的優先順序，建議更改日程安排。
3. 會議準備
要求生成式AI從最近往來的電子郵件、聊天紀錄、筆記或文件檢索相關資訊，為通話、活動、會議或工作坊做準備。
➤ 試試看：請生成式AI列出你在之前的會議或郵件中同意的執行項目，並根據你提供的議程說明你在即將舉行的會議中預計扮演的角色。
➤ 試試看：請生成式AI就即將在工作坊與 [請自行指定對象] 討論的新產品功能，生成五個討論要點。請把焦點放在 [請自行指定文件]。
4. 代表你參加會議
如果無法參加某個線上會議，生成式AI可以幫你歸納會議內容；例如，「如果講者有分享文件，請簡單概述內容」。並且告訴你會議的討論重點和執行項目；例如，「後續步驟是否指派給我負責？期限是什麼時候」。生成式AI可以代替你參加會議、轉錄會議內容或分析會議紀錄（錄音或錄影）。
➤ 試試看：請生成式AI就 [請自行指定主題] 找出你必須追蹤的問題或討論。
摘要整理
如果每天都被大量來自電子郵件、簡報、冗長文件和報告的資訊淹沒，要看完這些內容並歸納重點便是一大挑戰。
生成式AI可以幫忙總結和解讀資訊，靈活處理不同類型的輸入，並且輸出你要的東西；例如，可能有不同的風格和格式的摘要，像是表格、條列事項、執行摘要、簡短備忘錄等。假設你需要在半小時內審閱一份30頁的文件。由於時間不夠，你幾乎只能閱讀執行摘要和第一部分。然而，你擔心可能會錯過一些重點，無法做出合理建議。你可以要求生成式AI摘要這份文件，建立要點清單，並注明每個要點來自哪個章節或哪一頁。
➤ 試試看：請生成式AI為即將舉行的活動報告 [請自行指定報告] 撰寫摘要。摘要應凸顯這份報告的重要觀察，而且不超過四段。
➤ 試試看：請生成式AI比較同個主題的兩篇文章，簡要列出文章一 [請自行指定文章] 與文章二 [請自行指定文章] 的差異和共同點。
【實戰案例】摘要整理的進階技巧
對於冗長、複雜的文件，可利用進階的提示技巧，讓生成式AI幫忙做摘要整理。其中之一是「密度鏈」（chain of density）。這個做法能建立一連串包含愈來愈多細節的摘要。密度鏈透過反覆進行、逐步補充內容來完成，把原始文件前一版摘要未涵蓋的重要細節逐步納入。雖然摘要的資訊密度增加，依然能保持簡潔，維持相同的長度。
舉例來說，胡安身為中階主管，必須對一篇關於公司業績的長篇商業報告做摘要整理。胡安在密度鏈技巧的啟發下，設計一串連續提示詞，以利生成更簡潔和資訊密度更高的摘要：
➤ 試試看：基本摘要。胡安請生成式AI「以不超過四句話提供第一季度銷售報告的簡明摘要，把重點放在整體表現上」。
➤ 試試看：紮實、詳細的摘要。胡安請生成式AI「撰寫一個更緊湊的新摘要，補充先前摘要中缺少的相關資訊，文章長度要相同，避免冗長語句」。
胡安重複第二個提示數次，進而生成更精簡但資訊豐富的摘要。
應用這個技巧時，必須指定下列條件：
- 摘要長度。指定句子的數量。
- 資訊深度。從廣泛的概述開始，逐漸要求包含更多在先前摘要中未提及的具體細節。
- 準確性。要求生成式AI使用準確的資訊。換句話說，要以原始報告做為依據。
- 篇幅限制。不同的生成式AI模型輸入框（輸入問題或命令的區域）能插入的文字長度可能有所不同。如果長篇文件需要做摘要整理，可在限制範圍內分成若干個段落上傳。
讓生成式AI做助理，可以簡化工作流程，提升個人生產力。但請記住，AI生成的內容不一定準確，甚至可能會誤導人，或是創造完全虛構的資訊。你必須仔細審查輸出內容，進行必要的人工監督，特別是溝通內容比較複雜或敏感的時候。
下列問題可以幫忙檢查AI生成的摘要和簡報。雖然我們建議你親自回答每一個問題，但你也可以讓生成式AI參與討論，思考以下問題：
- 摘要的語氣是否適合預期受眾和目的？
- 是否有任何詞語可能被誤解或誤讀？
- 生成的內容是否考量文化敏感度和語境的細微差異？
- 內容是否無意間助長刻板印象或不良觀念？
書名／職場人的生成式AI工作法（HBR Guide To Generative AI For Managers）
出版社／天下文化
出版日／2025年7月31日
作者／艾麗莎．法瑞（Elisa Farri）、賈布里．羅薩尼（Gabriele Rosani）
譯者／廖月娟
