績效評估我做的績效考核無效?打破分數迷思,3 步驟催出員工的成長動力
我做的績效考核無效?打破分數迷思,3 步驟催出員工的成長動力
Black Salmon/shutterstock
即將迎來年底的績效考核旺季,這項重要的制度不僅僅是為員工打分數,更是企業檢視團隊表現、激勵組織成長的關鍵。建立一套透明且有效的考核流程,能幫助主管辨識優秀人才,並讓員工明辨自我提升方向,打造更高效的團隊。本文將介紹績效考核的三大步驟,並探討如何讓制度更公平。
績效考核,是許多企業內部用來檢視員工在一段時間內的工作表現、對組織貢獻度的一個系統性流程。它就像年度健康檢查一樣,可以幫助主管更加了解員工的工作狀況,找出潛在的風險和機會。然而,傳統的績效考核方式常被詬病為不公平、打擊士氣。因此,主管需要重新思考績效考核的意義,建立一套透明有效的考核流程,才能打造真正高效的團隊。
績效考核=打分數?
績效考核的存在,不僅僅只是幫員工打分數而已。它更重要的功能,是能夠幫助主管辨別優秀的人力、激勵員工持續進步,為雙方帶來正向的影響。因此,有效的績效考核有兩大目的。
首先,站在主管的立場來看,正確且有依據的績效考核,可以幫助他們準確評斷員工的績效,藉此清楚地看到誰是表現最好的員工,並根據考核結果給予員工相應的獎勵和晉升機會。此外,藉由考核結果,公司也可重新調整資源配置,將資源投入到表現更好的員工與團隊,藉此來優化整體企業績效表現。
另一方面,站在員工的角度,有效的績效考核能夠幫助他們了解自身狀況,透過主管的回饋意見明白自己必須改善的地方,藉此來激勵自己持續進步。如果沒有績效考核這樣系統性的制度存在,公司的獎金升遷制度只會淪於「黑箱作業」,員工對於組織的貢獻就會完全取決於主管的主觀評斷,這樣只會讓員工對於公司產生不信任感,進而影響整體團隊的運作。
績效考核三步驟
雖然績效考核如此重要,然而,現今仍有許多企業缺乏系統化的考核流程,來幫助主管準確評估員工績效。《哈佛商業評論》認為,一套完善的績效考核,應當包含三大步驟:
1. 考核前:設定標準、蒐集資訊
在正式與員工考核面談之前,主管需要做好充足的事前準備,包含:
- 設定好明確的標準:主管在進行績效考核前,必須先釐清自己的考核基準,包含想要達成的目標、重視員工哪方面的成長等,且這些標準需事前公布,讓員工也能清楚了解評斷的依據。而針對不同部門,主管也應當要有不同的考核標準,因為每項工作的目標及任務都不同,若採統一基準,可能會讓員工無法信服。例如,針對業務部門,你或許可以以公司的訂單數或是案件數做為員工績效的標準,但這項標準不應該是你考核行銷部門或是資訊部門時的評估基準。
- 收集相關資訊:在考核之前,主管還需要提早花時間留意員工行為,觀察他們的工作情況,了解每個員工的優點和待改進的地方。此外,主管也可以參考員工的自我評估、同事回饋、客戶評價等資料,以更全面地了解員工平時的工作表現。
2. 考核時:有效評估來自於雙向的溝通
當正式開始績效考核時,主管的態度與溝通就變得極為重要。因此,在考核期間,主管須注意以下事項:
- 傳達正向的態度:首先,主管應當讓員工感受到績效考核的正面回饋,讓他們了解,考核的目的是為了幫助他們提升工作成效,而非指責或批評他們的表現。再來,當與員工討論他們的工作表現時,主管要舉出具體的例子或事件來說明你觀察到的現象,讓員工能清楚理解他們的優缺點。舉例來說,若主管想要針對某位員工時常聽不進別人意見這點給予反饋,比起模糊地說我覺得你的態度很不好,他可以這麼說:「我注意到你時常在會議當中打斷他人的發言,這樣可能會讓別的同事覺得不被尊重。」
- 請對方回應:接著,當主管陳述完他的想法後,應該要預留時間請員工反饋他們的想法,讓他們也可以表達自己的觀點。真正有效的績效評估,應當是資訊的雙向傳遞。透過與員工的溝通,主管能夠確認彼此對於事實的認知是否一致,或是了解有哪些地方可能是他有所忽略。
- 後續計畫:最後,考核的尾聲,主管可與員工共同討論,制定一份成長計劃,讓員工能夠知道接下來他該如何改善他的工作、他的目標是什麼。此外,主管也可在績效考核結束之後,詢問部屬有哪些做法可以讓回饋意見和績效討論對他們更有幫助,以當成日後流程改善的參考。
3. 考核後:事後追蹤及思考
績效考核完成後,主管的任務並未結束,你還需做到兩件事情,才算是真正有效完成的考核任務:
- 定期追蹤:結束考核後,主管還需定期追蹤員工的進展,提供必要的回饋意見和指導,因為這樣能夠進一步地強化員工的績效和學習。例如主管可以要求員工固定寄信回報他的進度,或每月撥出時間與員工面談、提供他們建議。
- 重新思考資源分配:此外,主管也應當仔細審視結果,了解每個部門或團隊的工作情況,重新思考如何分配資金、時間和人力,讓資源能夠更加符合企業策略。
當主管能夠準確落實這三大步驟,績效考核就不再淪落為一次性的評比,而是讓主管與員工雙方對於接下來的工作有共同的目標,促使彼此一起前進。
如何讓績效考核更公平
在了解上述績效考核的完整流程後,剩下最重要的,便是績效考核應當如何維持它的公正及有效性,讓被考核的員工也能夠信服。
首先最重要的,是主管自身應當保持公正,考核時盡量以客觀事實為依據,避免讓自己的個人偏好或印象影響評估結果。此外,為了避免傳統績效考核制度過度追求財務數字,現今有許多主管會使用「平衡計分卡」的方法,來更公正的評估員工表現。
隨著疫情後愈來愈多公司改採遠距/實體的混合型工作模式,「鄰近偏誤」也逐漸成為主管考核時的一大公正性問題。也就是說,主管普遍認為常進公司辦公的員工表現良好,覺得他們比較專注,而遠距員工則反之。要解決這個問題,主管可以規定一個所有員工都要進辦公室的日子,請員工回報自己正在進行的專案,讓主管能夠了解每位員工的工作進程,以縮小認知的差距,避免鄰近偏誤的產生。
現今也有些企業開始成立「校準委員會」,來改善績效考核制度的公平性、避免單一主管的偏頗評比。委員會通常由企業高階經理人組成,針對員工的成就和貢獻可以得到哪些績效評等共同討論、達成共識,且根據這個共識,決定是否要調整個別員工的績效評等。
最後,公司也可定期讓員工參與評估標準的制定討論,提高他們對評估制度的認同感,或是設立員工申訴管道,讓對評估結果有異議的員工有地方可提出意見,以確保公平公正。
結語
績效考核是企業管理中不可或缺的一環。主管應當認真看待每一次的考核,並依循公正透明化的考核流程,才能達成有效的評估、幫助員工發揮潛力,提升組織的整體績效。