自我管理向高效人士學「偷懶術」,用對方法才能在有限時間內創造你的價值
向高效人士學「偷懶術」,用對方法才能在有限時間內創造你的價值
- 自我管理
- HBR好讀 HBR CC Book Digest
- 2024/08/27
Mongta Studio/shutterstock
真正的高手不會浪費多餘的精力,而是懂得從滿檔的工作中「偷懶」。要在人生與職場中輕鬆獲得成功,關鍵在於「時間複利」與「偷懶的藝術」。掌握在職場中做事的巧妙策略,讓你用比別人少一半的時間,創造多一倍的工作成果。
我畢業後在一間汽車零件製造商工作。當時的我理所當然地熬夜加班,連週末也都在工作,因此曾經有好幾次推遲和當時的女友(現在的妻子)約會……
後來,我轉職到外資企業菲利普莫里斯國際。這間公司只要做出成績,員工可以隨意應用時間,不需要加班。反之,就算認真努力,只要沒有成果,就得不到好評價。
既然如此,我就一定要思考:「該做什麼才能獲得成果?」於是我開始觀察周遭的前輩們。結果發現,在那些認真參加會議、努力坐在辦公桌前工作的前輩之中,有好成績的人,反而經常在辦公室閒晃聊天。午餐時間一到,他就會消失,而且通常會消失2、3個小時之後才會回來。他不加班,但是經常參加跨界交流會、自我提升的課程,而且很了解現在受歡迎的地點。
我詢問這位前輩,為什麼會有這樣的差異,他告訴我:「我會在吃午餐或出去玩的時候觀察目標客群。」於是讓我了解到「不在辦公室的時間,其實也和工作有關」、「不符合常識的事情也能創造出成果」。
這種乍看之下沒有在工作,但是對成果有所貢獻的自由時間,我稱之為「偷懶時間」。在這些「偷懶時間」中,可以淬鍊接下來的企劃發想,或是獲得現場的第一手資訊,然後應用在工作上。
當我開始創造「偷懶時間」之後,我也在充滿趣味的狀況下獲得成果。創業後,我與「許多有能力的人」一起工作,透過協助顧客提升成效,積累了豐富的職業生涯。
在這本書中,我將介紹通過這些經驗培養出來的「時間效益(時間與成果的比例)」技巧,協助讀者以最短的時間獲得最大的成果。
將「每天的生活」視為「經營人生」,時間就成為了重要的經營資源。只要改變時間的運用方式,就能改變工作成果,同時也能夠大幅改善人生的豐富度。
這裡要注意的是,在管理時間之前,應該先了解「任務=應該做的事情」。我們只能通過停止做某事或把事情交給別人做來創造時間。
從這個角度思考,在使用時間之前,最好先決定優先等級較低「必須停止做的事情」。因此,本書以「哪些事情應該停止,為什麼應該停止,應該如何做」為基準,以○╳對比的方式編排,讓讀者易於理解。
找出最花時間的工作
╳ 低效人士先做「容易完成的工作」
〇高效人士先做「需要花時間的工作」
安排工作時,首先需要考慮「需要產出什麼=成果」,然後從目標逆向推算該做些什麼。
在烹飪時,我們考慮的是「要透過哪些步驟才能在餐桌上擺出佳餚,讓大家都能品嘗美味料理」。如果要做湯、牛排和沙拉,就應該先從湯這種需要花時間燉煮入味的料理開始準備。在燉煮的同時,做甜煮胡蘿蔔、沙拉,準備好了之後,就可以開始煎牛排……按照這個順序準備。重點是「從整體架構回推」、「找出最花時間的工作」。
工作也是一樣的道理。如果是製作網站,就不應該從首頁、公司簡介、產品介紹等部分開始製作,而是應該從整體架構反推:「希望顧客如何使用網站?想要得到什麼樣的回應?」
假如拍攝影片最花時間,那麼在準備期間,會需要把工作委託給相關人士、開會、修飾文章……了解全貌後思考具體計畫讓整個流程更快速進行。
雖然緊急的工作也很重要,但我們不應該盲目地處理眼前的工作,而是應該從整體架構來反推,尤其擬訂計畫的時候就要優先處理較花時間的工作。
靈活處理工作也能產生價值
╳ 低效人士先著手做自己的工作
〇高效人士先著手需要委託他人的工作
安排工作時,首先應該從「需要委託他人的工作」開始。
無論自己的工作做得再快,只要拜託後續工作的時間點太慢,導致這項工作無法完成,就會趕不上交期。
先著手需要委託他人的工作,然後在做自己的工作,整體進度才會更快,而且也能應付意料之外的情況。有些人會說「因為A公司的鈴木先生沒有提供文件啊」之類的話,但就算如此也無可奈何。畢竟當初要是提早請對方做這件事,也許就不會發生這種問題了。
從這個角度思考,盡早對後續工作人員提出需求,讓他們有足夠的時間創造價值,可以說是一大重點。此時,請按照合理的時間表來發派工作吧。
如果對後續工作人員造成困擾或勉強對方,當下可能沒事,但無法建立長期的信賴。
即使是付錢的業主,也不要忘記體貼周到。工作效率高的人,隨時都會思考後續工作人員的立場,以此為基準安排工作順序和行程。
避免科技成為瓶頸
╳ 低效人士因為不擅長使用IT工具就直接放棄
〇高效人士使用IT工具提升效率
人的能力大致相同,但是否能熟練使用IT工具,生產力會有很大的差異。雖然被工具牽著鼻子走就會本末倒置,但不使用這些工具就太可惜了。
在工作中的溝通中,除了郵件之外,還有Teams、Zoom、Slack、Chatwork、Messenger等各種工具。在公司決定利用這些工具後,仍然經常聽到一些人抱怨說「我沒有在看那些東西」、「我沒有在用」。「我有傳訊息給你了,你看一下」、「呃,我沒有用在用這個功能耶」這種對話沒完沒了。
沒有看訊息的人會變成卡住的瓶頸,對工作的整體進展產生負面影響。如果團隊決定「使用」,就算不擅長也至少要能操作最低限度的功能,否則團隊將無法正常運作。
此時,請再度思考「為什麼要導入這項工具」。目的不是讓你熟練使用IT工具,而是縮短時間和提高生產率。
也許有人覺得「使用IT工具很困難……」但使用IT工具已經是不可逆的趨勢。為了在團隊中取得成果,試著去請教擅長IT工具的人吧。
書名/為什麼他看起來那麼閒,進度卻總是能超前?(なぜ、サボる人ほど成果があがるのか?)
出版社/平安文化
出版日/2024年9月2日
作者/理央周
作者簡介/Marketing is公司代表董事,關西學院大學專門職研究所經營戰略研究科教授。曾任職於大型汽車零件製造商、菲利浦莫里斯國際等公司,並在美國印第安納大學獲得MBA學位。在亞馬遜、J:COM、Mastercard等企業擔任過市場行銷經理。2010年創業並在第二年法人化。為中小企業提供改善收益的顧問服務,同時提供培養顧客觀點的員工培訓。
譯者/涂紋凰