時間管理先別說「我太忙」！把握時間管理 5 原則，列出理想行程表
先別說「我太忙」！把握時間管理 5 原則，列出理想行程表
- 時間管理
- HBR好讀 HBR CC Book Digest
- 2024/01/28
我們每天都彷彿以百萬公里的時速奔馳，朝各種不同的方向衝刺。在大幅分散注意力的日常喧鬧中，時間往往不經意地就溜走了，而我們卻毫無察覺。好比選擇爬樓梯而不搭電梯，如果我們能夠自律，就可以按計畫行事，不用浪費心力想著下一步要做什麼。本文也將分享時間管理的五個原則：信念、家庭、健康、職涯、財務，作者建議，若能以「爬樓梯心態」在這五個面向取得成功，就可以創造出你熱愛的生活。
有位教授在講台上擺了一個玻璃罐，裡面裝滿了大顆的石頭。他問學生：「這個罐子滿了嗎？」學生們都回答說：「對，滿了。」接著，教授從桌子下方取出一把小礫石放進罐子裡，這些礫石落入大塊石頭之間的空隙中。他又問：「現在這個罐子滿了嗎？」學生們笑著回答：「好吧，現在才是滿了。」
然後，教授又從桌子下方拿出一杯細沙，把沙子全部倒入罐中，靜待沙子緩緩填滿石塊、礫石之間的每一處空隙。他再次問：「同學們，這個罐子現在滿了嗎？」這時學生們覺得，應該不可能再填得更滿了吧，因為實在看不出哪裡還有空間，於是他們說：「對，現在絕對是裝滿了。」
沒想到，教授再次從桌子下方拿出另一樣東西。這次，是一壺水。他把水倒進罐子，水填滿了罐中最後剩餘的空間。他看向同學們，說到：「就像人生一樣，我們常以為自己不可能再完成更多事，但如果我們將自己推向創新極限時，就會發現其實自己永遠都還有更多發揮空間。」
這可能是個人成長領域中，最為古老的一則故事，但在擬定日程計畫表這件事情上，我認為這是最出色的比喻。許多人都會用「我沒有時間」當作藉口，並讓這種想法阻礙他們成為更出色的丈夫或妻子、父親或母親、老闆或員工。當人們無法實現夢想，又想要為自己開脫時，這是最常被拿來使用的藉口。
不要讓自己沈溺於「我實在太忙了」或「我根本沒時間」這類的說詞。這樣的想法是一種自我放縱，因為一旦你說出：「我太忙了」，你的創造力就會停滯，也會突然覺得自己可以卸責。我並不是要否認你的忙碌。就讓我們暫且認定你真的非常忙碌吧，你可能忙到連一點額外的事情都無法安排進去，但這才是關鍵所在。當你開始告訴自己目前太忙時，你就停止了創新思考，不會再去費心構思如何將潛在的重要事項安排進原本的行程和計畫表中。
時間管理五原則
安排行程表其中一個關鍵目的，就是確保我們能達成所有承諾，同時也能創造出充滿樂趣且沒有壓力的生活。有趣的是，我們發現，來自不同背景的傑出人士、超級富豪，以及極其快樂的人，都有著相似的日常習慣。他們每週都會規劃出特定的「收成期」，並專注於他們生活中的五個基本人生面向：信念、家庭、健康、職涯，以及財務。無論這些成功人士從事哪種行業、處於什麼年齡層或者住在何處，他們每週都一樣會有一些固定的重要活動，而這些活動在他們的行程表中，就像是不可動搖的「基石」。
如圖所示，信念位居中心的位置，主要是因為這些人經常將信念描述為最重要的元素，而且與其他所有人生面向都息息相關，能提供他們適當的觀點，並讓其他面向都能更有力地運作。
我們很容易在思緒中創造出這樣的描述：「職涯成功和幸福的家庭，只能做到其一。」然而，對於那些極為成功的人而言，家庭反而經常被列為優先考量。他們對工作的熱情，部分也是來自於這樣的觀念，認為工作上所有的努力都是為了家人的幸福。事實上也是如此，工作上，你今天沒做的事情可以明天再繼續做，但家庭活動，如果你今天沒參與到，那就是永遠錯過了。
不過，成功人士似乎並不會特別去詳盡規劃每週的娛樂活動。雖然他們的生活聽起來多采多姿，但那似乎是因為他們在其他五個領域取得了成功，生活娛樂便伴隨而來。
總之，他們都遵循著非常類似且基本的規則。我們把這些規則加以總結，列出如下，可以稱之為「時間管理五原則」：
- 信念：宗教信仰通常是這些人的信念的泉源，他們每天早晨都會花10分鐘閱讀與其宗教信仰相關書籍，例如聖經或其他心靈書籍，每週還會至少去參加一次與宗教信仰相關的活動，例如去教會禮拜，或參加其他的心靈團契活動。
- 家庭：他們會保留平日的一個晚上專門陪伴伴侶或孩子，不一定是哪一天，但最常見的日子是週三。雖然平均下來每個家庭成員可能每個月只會有一天的獨處時光，但那無論如何都是專屬於他們的。
- 健康：每天進行一些運動，例如做30次伏地挺身和100個仰臥起坐，並且會堅持每週三天，每次運動30分鐘。
- 職涯：視情況需要，每週保留一個晚上加班，或在預定並事先溝通好的高強度「收成期間」保留兩個晚上，專注處理工作或個人事務。
- 財務：每週日晚上檢視所有財務帳戶的餘額。
在大部分的情況下，即便投入的時間短暫，只要是有事先計畫，且每週都固定保留時間去做，帶來的成果一定會優於在零碎進行。對於忙碌的人而言，好消息是，就如同「收成階段」一樣，並不是每件事情都要投入等量時間的努力才能獲得成果。事實證明，我們生活中基本五大面向上的成功，絕大部分是取決於投入時間的品質，而非時間的長短。堅定採取「爬樓梯心態」來完成基本五大原則，每週不會花費你10個小時以上，但絕對有助於創造出你熱愛的生活。
以我為例，我只要能嚴格控管去教會和去健身房的時間，生活的其他方面似乎就會自然地步上正軌。因此，這兩點已成為我行程表中最重要的「基石」了。
理想行程表，可以如此設計
顯而易見地對多數人而言，目前最大的挑戰就是時間管理。然而，當我們建議大家擬定書面行程表時，持有「電扶梯」心態的人普遍反應都是無奈地攤手，消極且無力地說這種方式根本沒有用，再辯稱說這是因為我們根本無法完全預見一天中所有未知的變數。確實，我們很難嚴格按照完美的行程表生活。但有一件事我們可以肯定，那就是如果你不知道自己理想的一週是什麼樣子，你就永遠不可能擁有理想的一週。
建立一個行程表，你只需要一張表格，那就像是你能裝進大石頭、小礫石和細沙粒的「罐子」。美國管理學大師史蒂芬．柯維（Stephen Covey）多年來一直強調，我們應該先在罐子中放入人生最大的「基石」，因此，你首先要把你個人的「基本五大原則」安排進行程中，接著，再將睡眠、工作會議等這類「礫石」填補。在其間。而確認電子郵件和行政庶務這樣的「沙子」，則會自然地落入空隙中。至於剩下的時間，則就像「水」一樣自由流動，你可以隨心所欲地使用。
案例研究：伊恩．科尼雅克，辦公設備產業，美國加州洛杉磯
我們都知道想要進步，你就必須花費時間和心力去持續追蹤管理，如果你都不去思索做法，當然也就不可能有效管理事情的發展了。然而，通常只有具備「爬樓梯」心態的少數人，才會在事後去追蹤自身的成果。
伊恩．科尼雅克（Ian Koniak）第一次參加我們公司的大型公開激勵培訓研討會時，是在他職業生涯的早期階段。當時，他已經連續三年被評選為年度最佳業務代表，是理光公司（Ricoh）在全國的辦公設備部門中最優秀的業務之一。升遷成為大洛杉磯地區的業務總監之後，他在極短的時間內將公司營收提升了三成四。他的獎項和榮譽聽起來很亮眼，但私底下，他獲得成功的方法卻十分樸實。他自己是這麼描述的：
我個人的自律方式就是，在衣櫃裡掛一張行事曆，一天結束時，我就會在上面打勾。
我的每週目標如下：
- 工作：每週50小時
- 上網和看電視（最容易浪費時間）：每週不得超過7小時
- 睡眠：每晚平均至少7小時
- 健身：每週3天
每天結束時，我會記錄當天工作多少小時、花多少時間看電視或上網、睡了多久，以及是否去了健身房。而每週結束時，我會統計每個類別的總時數，如果沒有達到我的每週標準，我就會調整下一週的規劃，讓它們更符合我的最終目標。
這種時間規劃方式最主要目標是確保我能過著健康的生活，包含好好睡覺和確實運動，並且也有投入足夠的工作時數來取得工作上的成果。根據多年的業界經驗，我很清楚需要投入多少時間來達成我設下的高目標。同時，我也確保自己不會浪費太多時間在無意義的上網和看電視上。
如果我沒有每天追蹤這些時數並對自己負責，就無法以週為單位衡量自己是否達標。這套規劃方式看似基本，但對我來說效果極佳，我已經實行了很多年。
伊恩正在進行的這些追蹤，就是你常會聽到的「KPI」，也就是關鍵績效指標（Key Performance Indicators, KPIs）。這些關鍵指標會因人與其自身的狀況而異，但根據我們諮詢過的個案經驗來看，光是明確的條列並監控這些指標，就能提升高達三成的生產力。如果你真心想達成目標，這些指標就必須要排在你其他原本的行程之前。
浪費時間最常見的形式之一，就是不確定自己接下來要做什麼。但有了行程表，你可以提前思考每項活動是否值得投入時間，這樣就能省去許多臨時考慮是否要進行某事的時間，因為你之前就已經有邏輯地考慮過所有的事情了。
規劃時間的好處是，如果你能創造一套精密的行程表，並且致力加以遵守，你就能免於經歷生活中的許多擔憂和壓力。這樣一來，你很快會發現自己的生產力大幅提升，並且養成良好的工作習慣。
我們輔導所有個案時，通常第一步就是建議建立一份理想的行程表，並持續進行成果追蹤。有時候我們需要花點力氣說服他們嘗試，但最終這個方法往往都能徹底改變他們的生活，並大幅幫助他們最終獲得實際成果。這種方式也將對你產生相同的效果，所以，現在就開始行動吧。
書名／拖延根除的微自律小習慣（Take the Stairs）
出版社／方言文化
出版日／2023年12月29日
作者／羅利．瓦登 Rory Vaden
作者簡介／擁有MBA學位，為CPAE（Council of Peers Award for Excellence）得獎者、並取得CSP認證，是《紐約時報》（New York Times）暢銷書《爬樓梯》的作者。他也是一位演講者，他的TEDx演講「如何事半功倍」（How to Multiply Your Time）觀看次數已達數百萬。他在個人發展、培訓、輔導和諮詢領域中，打造了多間市值高達百萬及千萬美元的公司，並研發了商業策略、領導力、生產力、銷售、銷售管理、市場行銷及個人品牌領域的相關課程。
譯者／劉佳澐
