時間管理把時間留給關鍵工作

做得多不如做得精

把時間留給關鍵工作

Make Time for the Work That Matters

聰明的知識工作者,知道如何分派工作,或是完全剔除工作。像是現在不做也沒負面影響的工作、可輕易分派出去的工作、需要重新改造或審視的工作,就是可捨棄的。捨棄後挪出來的時間,便可去做更重要的工作。

讓一天有更多時間,是每個人難以實現的夢想。但如果你可以挪出大量時間,例如高達20%的工作時間,專注在真正重要的工作上,情況會是如何?

過去三年,我們研究如何讓知識工作者變得更有生產力,結果得到很簡單的答案:將不重要的工作剔除或分派給其他人,專注在具附加價值的工作。我們的研究結果顯示,知識工作者耗費大量的時間(平均41%的時間)處理瑣事,這些工作產生的成就感很低,而且完全可以委由他人辦理。既然如此,為何他們持續做這些事情?因為要擺脫工作,說起來比做起來容易。我們會出於本能地,緊抓著那些會讓自己很忙、因而覺得自己很重要的工作,而我們的上司總是設法用更少的力氣做更多的事,於是只要我們願意接受,就一直把工作丟給我們。

然而,我們相信問題是有辦法解決的。知識工作者若想變得更有生產力,可以這麼做:刻意思考自己如何運用時間,決定哪些工作對自己和組織最重要,捨棄或用創意的方式把剩下的工作外包給別人。我們讓不同企業的15位高階主管嘗試採用上述的介入措施,結果發現,他們都能大幅減少執行低價值任務:他們每週文書工作時數平均減少六小時,每週會議時間平均減少兩小時。如此帶來的好處極為明顯。例如,斯堪地納維亞的如果保...