商業溝通老闆很焦慮,我該怎麼辦?掌握應對焦慮干擾的教練對話

老闆很焦慮,我該怎麼辦?掌握應對焦慮干擾的教練對話

老闆很焦慮,我該怎麼辦?掌握應對焦慮干擾的教練對話

SvedOliver/ shutterstock

在職場中,有一種情況令人頭疼,就是焦慮的老闆不斷追問與催促,讓整體團隊陷入壓力鍋。這種時候,運用「GROW模型」與老闆展開溝通,不僅能化解對方的不安情緒,也能促進主從雙方的良好關係。

教練之父──提摩西.高威(W. Timothy Gallwey)曾提出以下公式:

Performance(績效)=Potential(潛力)-Interference(干擾)

他提醒我們,績效的產生是潛力與干擾兩股作用力運作的結果,主管們需要留意在職場環境中,造成自己與同仁潛力無法發揮的干擾因素,並有智慧地運用有效的策略排除干擾,才能創造高績效成果。

近年來,在我主持的教練領導工作坊中,主管們最常提出希望能被解決的干擾,就是「老闆的焦慮」。

課堂中,我問大家:「老闆的哪些行為,讓你認為他正在焦慮呢?」

主管們回答:「最明顯3個症狀是:(1)詢問進度的頻率變高;(2)脾氣變得暴躁;(3)沒有耐心聽我們講話。」

我接著釐清:「焦慮對你產生的影響是什麼呢?」

主管們答:「老闆焦慮,搞得我每天更焦慮呀!」

我說:「那麼,目前你們面對焦慮的處理方式什麼呢?」

這時,此起彼落的聲音裡,我聽到有人說:「盡量躲著老闆!」有人說:「直接叫部屬加快速度,或者提供更多報表給老闆……」

我和大家確認:「以上這些對應方式是不是都沒有產生效果呢?」

大家紛紛嘆氣說:「怎麼可能躲的了呢?畢竟每天都要開會面對老闆啊,而且,更多的數據似乎也緩和不了老闆的焦慮。」

當老闆的焦慮,以不恰當的領導模式展現時,整個團隊很容易處於集體焦慮的狀態,形成一股影響潛力發揮的干擾來源,這時,唯一的解決方式不是逃避,也不是一味順應老闆,因為,這些行為都是「餵養」焦慮負能量的增強行為,並無助於團隊的健康發展。

因此,我建議工作者,應該勇於面對焦慮干擾,積極鍛鍊自我的情緒智慧(Emotional Intelligence,簡稱EI或EQ),我們可以通過提高自我覺察、自我管理、和人際關係管理能力,更有效地理解和應對老闆的情緒,幫助他緩解焦慮,提升工作效能。

GROW 模型:目標導向的教練對話

GROW模型是一個廣泛應用的教練架構,適用於釐清目標和解決問題。這個模型包括四個步驟:目標(Goal)、現實(Reality)、選項(Options),和意願(Will)。通過這個對話架構,我們可以更有系統地梳理問題、制定解決方案,以下是4個步驟的說明與對話範例。

1. 目標(Goal)

首先,我們需要釐清焦慮行為背後的真正原因。這不僅有助於減少焦慮,還能使行動更有具有方向和目的。

  • 教練對話範例:

部屬:我注意到您最近比較頻繁地追蹤進度,您看起來有些擔心,是嗎?

老闆:我們必須在季度結束前達到績效目標。我很擔心你們無法按時完成。

部屬:我理解您的擔心,在這個大的績效目標上,您最擔心的是其中的哪一個流程(或子目標)呢?

  • 這個步驟的目的在於:

重新審視老闆最擔心的目標項目,幫助雙方界定並鎖小範圍,這將會一定程度的降低其焦慮感。

2. 現況(Reality)

接下來,我們需要幫助老闆分析當前的實際情況,識別主要焦慮來源。

  • 教練對話範例:

部屬:在這項令您擔心的流程(或子目標)上,我們現況已經達成的指標是(某某),目前對我們來說比較大的挑戰是(某某),我們對應的策略是(某某),預定完成的時間是(某某),針對以上的部分,還有哪些讓您有所擔心的呢?

老闆:以往你們處理這類問題比現在快很多,我覺得你們現在似乎太放鬆了。

部屬:是的,老闆您說的沒錯,正常的情況下的確(在多少時間內)就可以完成了,以往,這部分也曾經得到您的肯定,謝謝您。這次客戶要求的日期是(某某),目前應該能夠符合要求,您是否可以讓我知道,您希望提前完成的原因是?

老闆:競爭對手回應客戶的速度愈來愈快,你們要留意啊!

部屬:那我了解了,我們會隨時留意競爭對手的狀況。

  • 這個步驟的目的在於:

幫助老闆全面了解現狀,並建立雙方對於具體問題的共識。

3. 選項(Options)

在框定目標、建立共識後,接下來便可以一起探討可能的解決方案。

  • 教練對話範例:

部屬:所以,您最擔心的是我們回應的速度是否具有競爭力,那麼,您希望我們怎麼做才能不讓您擔心呢?如果以後例行的績效指標由我來負責管理,我定期提供您市場戰報的比較分析,您會比較放心嗎?

老闆:好,就先這樣吧!

部屬:有關於市場戰報的內容,我目前的想法是包括(某某)幾大類,您看是否能滿足您的需要呢?

  • 這個步驟的目的在於:

這段對話展示了在界定主要問題後的選項,以幫助上級主管減少壓力與焦慮。

4. 意願(Will)

最後階段,我們需要展示行動計畫,以增進老闆的心理安全感。

  • 教練對話範例:

部屬:在市場戰報上,我會邀請(某某)部門一起進行。月底我們先提供您一個版本,如果您看過沒問題,那麼以後,我們就在每個月的月中跟您進行匯報好嗎?

老闆:好的,原本我最擔心你們沒有戰鬥意識,現在以戰報的方式,我相信你們團隊應該也會更聚焦於競爭力的表現上。

  • 這個步驟的目的在於:

通過此階段,我們不僅助制定了具體的行動計畫,還通過持續的支持和跟進,增強彼此的共識與信賴關係。

以良好的溝通建立良好的關係

良好的從屬關係,建立於健康的心智狀態與平衡對等的人際關係上,當我們能不受限於職場職銜的框架,單純地扮演「協助者」的角色,便能幫助焦慮者走向更健康的狀態,讓從屬關係成為彼此成長的好伙伴!