人員管理虛擬會議如何有效召開?
虛擬會議如何有效召開?
What It Takes to Run a Great Virtual Meeting
新冠肺炎疫情持續蔓延,許多會議可能必須因此取消,或是改為召開虛擬會議。雖然虛擬會議似乎很容易成效不彰,但其實,即使是因為害怕感染疫病而臨時改採虛擬方式進行的會議,都可以運用基本的會議最佳實務、容易實行而成本不高的科技,來提高會議成效。為此,本文提出12項步驟,協助發揮虛擬會議的成效。
企業爭相以差旅限制、安排遠距工作等措施,保護員工免於感染傳播中的新冠肺炎,而接下來很有可能取消親自出席與團隊、顧客或供應商的會議,為期數天,甚至可能長達數週。
在最佳情況下,只要有一或兩名出席人員是打電話進來開會,會議的成效就會開始降低。其中的原因很多。出席人員通常把虛擬會議當成可以一心多用的時候。會議主辦人也往往較不留心處理會議中談話的目的和會議設計。相當常見的情況是,會議由一、兩名與會人員主導,其他人則袖手旁觀、注意力渙散。
但情況不見得一定會是如此。即使是因為害怕感染疫病,而臨時決定採取虛擬方式進行的會議,都可以運用基本的會議最佳實務、容易實行而成本不高的科技,來提高會議成效。
以下這12個步驟,可以助你提高虛擬會議的成效。
1.運用視訊。為了讓與會人員覺得大家全都身在「同一場」會議裡,請捨棄傳統的電話會議,改為視訊會議,像是Zoom、Skype和GoToMeeting等,這有助於對話的個人化,並讓與會者認真參與。
2.雖然如此,還是務必提供電話會議的選項。視訊會議可以有很好的成效,但它仰賴強大的網路連線,而這個條件不見得一定存在。大家還是需要能透過聲音參與會議的選項,但要清楚表明,視訊優...