協作要改善生產力,先改善組織體系

要改善生產力,先改善組織體系

Productivity Is About Your Systems, Not Your People

要改善生產力,先改善組織體系

Helen King / Getty Images

如何提升員工的生產力,向來是管理圈的熱門題材,各種訓練方法令人眼花撩亂,但本文作者指出,這些解決方案都沒有觸及一個痛點,那就是:大多數人並非獨自工作。因此作者主張,改善生產力不是個人問題,而是體系問題。他提出四種因應措施,以供領導人參考:層級化的快速會議、工作要讓人看見、設定求救訊號、權責要相符。
公司領導人總是在設法改善員工生產力(包括領導人自己的生產力)。這種努力,最後往往僅止於由人力資源部門提供的時間管理訓練。這些訓練課程涵蓋一些方法的優缺點,像是清空收件匣(Inbox Zero)、番茄工作法(Pomodoro Technique)、艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)、GTD工作管理系統(Getting Things Done),還有其他數不清向我們宣稱能讓生產力達到巔峰的方法。由於人們仍有應付不完的工作、看不完的電子郵件,而且無法專注在關鍵的優先要務上,因此我們可以放心地說,這些生產力工具根本不管用。問題不在於這些方法本身的邏輯,而是這些方法並未考慮一個簡單的現實,就是大多數人並非獨自工作。人們在複雜的組織裡工作,這些組織的特性,就是人們之間互相依賴,而往往正是這些相互依賴關係,對個人的生產力產生最大影響。你也許是高效率處理電子郵件的「電郵忍者」,但面對排山倒海的電郵〔更別提即時訊息、推特(Twitter)、LinkedIn、Slack,以及無數其他的溝通工具〕,你絕對無法以夠快的速度,處理所有你收到的訊息。同樣地,如果執行長要你停下手邊工作,立刻處理其他事,你在艾森豪矩陣下歸類的個人急件或要件,全都得停下。一如傳奇的統計學家及管理顧問艾德華茲.戴明(W. Edwards Deming),在他的著作《轉危為安》(Out of The Crisis)中所說,94%的問題及改善可能性來自體系,而不是個人。我主張,大多數生產力的改善也來自體系。個人的解決方法或許有用,但低生產力與無效率的最有效解決方法,一定要在體系層次上實施,而不是個人層次。以下是四個有助益的的因應措施。層級化的快速會議許多生產力很高的組織,都實施一套層級化每日快速會議(huddle)的體系,針對所有問題,都有清楚的逐級向上呈報順序。第一場快速會議,與會人員包括第一線員工,在每天開始工作時召開。三十分鐘後,舉行第二場快速會議,與會人員是小主管。接著三十分鐘後,由經理開會,之後是各個總...