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團隊中難以承受之重

Collaborative Overload

組織中的團隊協作過多,不僅會讓員工精疲力竭,甚至會因此耗損生產力。如何避免這樣的事情發生?作者認為領導人應採取行動,妥善管理公司中的協作,包括畫出需求與供給圖、刪減或重新分配工作、獎勵較有效率的協作。

PAUL VILLINSKI, HEAT, 2014, ALUMINUM (FOUND CANS), WIRE, SOOT

日前職場的主流工作形態是「協作」(collaboration)。隨著企業逐漸走向全球以及跨部門合作,部門之間的疆界正在瓦解,連結正在增加,而團隊協作成為組織成功的關鍵要素。根據我們過去二十年蒐集的資料,經理人與員工花在協作活動的時間,已膨脹了至少50%以上。

當然,我們也從這些發展中,發現許多值得喝采的地方,但當「時間」這個寶貴資源的消耗量驟然升高,我們似乎也該停下腳步。回想一下在你組織中典型的一個星期如何度過。大家有多少時間是花在會議中、電話上,或是回覆電子郵件?在大多數企業中,花在這些活動的比率是80%,因此,員工只剩下少數時間,去處理他們必須獨自完成的重要工作。當員工被排山倒海而來的提供意見/建議、提供資源,或是參加會議等請求淹沒,績效就此犧牲。員工必須把工作帶回家,很快地,許多有關壓力的研究顯示,員工對工作的倦怠與流動率,便成為企業真實的威脅。

不只如此,根據我們針對三百家以上企業的研究顯示,協作任務的工作分配通常極度不平衡。絕大部分的狀況,是由3%到5%的員工,貢獻協作附加價值的20%到35%。當某些員工公認兼具實力與助人意願,就會被網羅到各式各樣的專案中,並擔任愈來愈重要的角色。他們願意付出的心態,以及樂於助人的欲望,很快便能提升他們的績效與名聲。近期一項由愛荷華大學(University of Iowa)李寧(Ning Li,音譯)帶領的研究顯示,樂於多做事的人(extra miler,意謂貢獻度常超出本身工作範圍的員工)帶來的團隊績效提升,會超越其他員工的總合。

但這種奧克拉荷馬大學(University of Oklahoma)教授馬克. 博利諾(Mark Bolino)所謂的「公民職責擴增」(escalating citizenship),只是為最佳協作者招來更多要求。我們發現一開始的正向循環,很快便轉變成惡性循環。很快地,樂於助人的員工開始成為組織瓶頸:只要那些員工沒參與,工作進度便停滯不前。更糟的是,因為工作量超過負荷,他們變得沒有效率。而且,因為這些支援請求來自其他部門、好幾個辦公室,甚至是好幾家企業,因此,這些員工因協助他人而承受的工作量與工作多樣化,往往無人察覺。其實,我們運用網路分析找出組織中最頂尖的協作者時,領導人常會對名單上一半以上的名字感到意外。在我們試圖獲得協作成果時,卻不經意地替協作開啟一個公開市場,卻未認清協作引發的成本。領導人該如何更有效管理這些需求?

寶貴的個人資源

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