會議別當開會狂

別當開會狂

ELENA KULIKOVA / GETTY IMAGES

你是否覺得會議太多、會開太久,而且沒有決議,甚至拖累了你與團隊的工作。的確,有問題的會議,不只浪費時間,更會影響你的專注力、創意,以及整體績效。因此,本文教你如何收回這些時間,以便進行有意義的工作。

在會議上談笑打趣,是呆伯特(Dilbert)漫畫的題材:人人都可以對會議如何耗損心神、令人痛苦而大開玩笑。但那種痛苦,帶給團隊與組織嚴重的不良後果。我們訪談了在高科技、零售、製藥和顧問諮詢等領域的數百位高階主管,許多人說,覺得快應付不了各種會議了,包括正式或非正式的、傳統或機動的、面對面或電子媒介的眾多會議。有個人說:「這星期我忙得喘不過氣來。」另一人描述她在一個特別折磨人的員工會議上,用鉛筆扎自己的腿,以免尖叫出聲。相關研究也證實這類怨言,研究結果顯示:過去五十年來,會議的長度與頻率持續增加,現今高階主管平均每週花費將近23小時開會,而1960年代還不到10小時。這還不包括所有未列入日程表的臨時會議。

關於這個問題,已有許多論述,但提出的解決方案,通常互不相干:設定明確的議程、讓人站著開會、找個人代表你參加會議等。在我們的研究與顧問工作中觀察到,要真正改善這種情況,必須進行系統性的變革,因為會議影響到人們如何協同工作,以及如何完成自己的工作。

然而,很少人考慮到這種範圍的變革。我們探討人們為何忍受會議帶來的時間與心神壓力時,發現令人驚訝的一件事:最討厭、害怕會議的人,也會辯護說會議是「必...