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人才何處尋?

人才何處尋?

2014年6月號

姊姊妹妹說出來!讓大家在會議裡聽到「妳」的聲音

Woman, Find Your Voice
凱瑟琳.希斯 Kathryn Heath , 吉兒.佛林 Jill Flynn , 瑪麗.戴維斯.霍特 Mary Davis Holt
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  • "姊姊妹妹說出來!讓大家在會議裡聽到「妳」的聲音"

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插畫/Brian Stauffer
即使已成為最高階主管,許多女性碰到開會卻有志難伸。其實,女性在會議裡的表現,比她自己想像的還重要。因此,作者根據訪談、調查和數十年訓練領導能力的成果,提供幾個步驟,讓她們在開會時更自在、更能展現成效。

某位資深經理被要求放棄高階主管委員會的席位,因為執行長想縮減委員會的規模,而且打算只留下「最投入」的成員。

某位掌理營收五千萬美元部門的領導人,錯失了晉升到「長字輩」職位的機會,因為這位領導人在「說話大聲別人才聽得見」的策略討論會裡,沒有全力參與。

某位行銷主管在開完一場會議後,有位同事過來他的辦公室,給了他令人吃驚的建議:「別再表現得像個協調引導對話的人(facilitator),該開始說清楚你自己的立場了。」

上面提到的這些人,有很多共同點:都是成功人士,而且有企圖心;都受到同事和上司的欣賞。然而,在高層會議裡,卻都無法用堅毅的態度表達意見。而且,她們都是女性。

我們的研究顯示,上述這些故事都是很典型的情況。我們幾十年來傳授領導力技巧的經驗裡,不斷聽到女性說,比起在其他工作場合,她們在開會時特別覺得難以展現成效。有些人覺得她們的聲音遭人忽略,或是被別人的意見壓過。還有些人告訴我們,她們找不到方式加入討論。她們的男同事和男主管,也看到過這種現象。其實,有幾位男性就表示曾目睹女同事看來驚恐不安,或是完全不發一語,即使在場的人當中她們就是專家,也是如此。

我們在2012年時,決定有系統地來研究這個議題。我們首先檢視過去蒐集到的、針對1,100位副總裁級以上女性的360度績效評估,共有超過七千份調查。我們在那些高階主管的意見、她們的同事和主管的評語裡,發現大量的證據,顯示會議對女性真的是一大障礙。為了替我們在那些績效評估報告裡發現的現象,提供佐證和最新的資料,我們另外調查了《財星》五百大企業裡的270位女性主管。超過一半的受訪者都表示開會是個重要議題,或是「未完全克服的問題」。最後,為了看看在最高階的會議裡,性別差異是以什麼方式展現出來,我們訪問了65位最高階主管,包含男性和女性的執行長,他們服務的企業涵蓋麥當勞、百事公司(PepsiCo)、勞氏公司(Lowe's)、時代華納(Times Warner)和eBay。我們在所有的調查研究裡發現,女性和男性大致上都同意有這些問題存在,但對造成問題的原因,則有不同的說法。

儘管我們的研究焦點放在女性身上,相信我們的許多研究發現,也適用於其他群體;例如少數族裔、個性比較含蓄的男性。我們也了解,有些女性並不符合我們描述的類型。但相信我們的研究和建議,對那些辛苦面對重要會議的女性經理人來說,會很有用。此外,對那些熱切想鼓勵所有男女性團隊成員貢獻自己所有潛能的上司來說,我們的研究結果也會很有幫助。

男性怎麼看

我們訪問的男性主管都充分了解到,女性常無法在開會時,讓與會者聽到自己強烈的意見,原因可能是她們說得不夠大聲,或是找不到方法加入討論。超過三分之一的人表示,他們的女性同事真的發言時,往往無法表達強力的觀點。有一半的人說,女性容許別人打斷自己的發言,她們會一再道歉,而且無法提出證據支持自己的意見。有位男性高階主管給了一個例子,描述他和兩位「非常成功且有權勢」的女同事一起開會的情況,他說:「其中一位的發言離題了,提了幾點不相干的重點,但提出的事實很少。這就像是顆從山坡上滾下來的雪球,在沿途順道沾了些地上的東西。另一位則對某個主題懷有滿腔熱情,然後用三種不同的方式重複說了同一件事。」

男性常把女性描述為遭人挑戰時,防衛心就很強;而與會人士不再注意她們時,又會恐慌或僵住。「這些都是氣氛激烈的會議,與會的都是盛氣凌人的人,」一位執行長表示:「女性多半很安靜、否則就是看起來畏縮遲疑,或是選錯時間大發議論,有些人會覺得那比較像是噪音。」

女性怎麼想

如果男性認為女性在開會時缺乏自信,那是因為在許多時候,她們真的就是沒自信。無論在董事會或高階主管群裡,女性的人數往往很少,而且女性高階主管缺乏可效法的對象和贊助者,因此她們在受訪時表示覺得孤單、不受支持、不處於舒適圈,而且在許多高階會議裡,無法強力推銷自己的觀點。正如其中一位說的:「在沒有其他女性在場的情況下,很難理解會議進行的情況和每個人的反應。」

許多女性承認,有人挑戰時,她們真的會驚恐不安。其實,大致上來說,衝突會讓她們不自在。任何人公開受到尖銳的斥責,都會讓她們不安。而且,常常會都開完很久了,她們還在擔心地回想和反省自己在會議上的表現。她們不覺得自己的防衛心重,但會對他人產生同理心,而且也許偶爾會有一點生氣。「當男性反駁女性時,」一位女性副總裁說:「女性可能會把它解讀為這是『斥責妳,讓妳知道自己的真實情況』。」

大部分的女性認為自己不太能表達觀點的原因,比較跟發言時機有關,而跟她們陳述事實、發言切題、控制自己情緒的能力較無關係。女性在訓練課程中跟我們說,開會時,若大家已漸漸對某種構想形成共識,她們這個時候如果提出相反的觀點,得到的反應都不怎麼熱烈。但她們很反對用不同的方式來重述別人的想法,她們覺得,很多男同事有時候就是如此。

「男性很擅長重新包裝想法,」卡爾弗特投資公司(Calvert Investment)執行副總裁兼分銷主管琳恩.福特(Lynne Ford)說,「他們會把你剛才說的話重述一次,並加以擴大強化。」即使她承認男性用這種方法很有效,但仍認為:「那只是些小花招罷了。」

女性怎麼做

未來可能會有更多女性成為企業領導人,她們可以用感覺最自然的方式來進行會議。目前,有幾個實用的訣竅可以依循,幫助她們在會議中更能展現成效,而且覺得更自在。

訣竅1:開好「會前會」

我們的研究顯示,女性高階主管做事很有效率。她們開會都很準時到場。她們在最後一項議程結束後就離開,然後迅速趕往下一場會議,或是回辦公室處理問題。我們發現,男性比較常花時間跟人交際,試探別人對自己想法的反應,還有尋求支持。為了占到比較好的位置、跟同事們說說話,他們都會提早到會議室,找一個好位子,跟同事聊聊。而開完會之後,他們還會留下來做最後的討論,順便談談自己還有什麼想法。

女性若也用這種方式來試探同事的想法,與同事結盟,可協助她們處理發言時機的問題,以及覺得被孤立的困擾。她們必須加入多位男性所謂的「會前會」,很多實質的工作就是在那裡進行的。加入這些非正式的會前對話,可以幫助人釐清開會的真正目的,也比較容易在這類對話中採取主動。這群與會者會被要求作出決定嗎?還是要確認一項共識,或鞏固勢力?在正式議程裡,通常都看不出來這些問題的答案。「男性真的很擅長這類會前會,」一位男性資深副總裁說:「這就是他們的準備工作。」

訣竅2:為發言做準備

許多和我們談過的女性,都比較偏好用正式簡報來提出構想,而不像許多男性那樣,喜歡用對話的方式提出。我們給女性高階主管的建議,或許聽來有點違反直覺,就是:準備好很自然地發言。「你必須事先把想說的事情寫下來,」福特說:「甚至有些你聽別人說起來好像很隨性、即興的發言,都是預先演練過的。如果它的效果不錯,很可能事前有準備過。」

如果女性主管預先做好功課,正確掌握開會的目的、會議可能會如何進行,就能以別人的意見為基礎來發言。若準備好一套有說服力的評論或問題,她們就能以此引導議題的討論方向。勤業眾信(Deloitte LLP)副董事長兼地區管理合夥人安.泰勒(AnnTaylor)說,在她找到機會,「用『你可有想過……?』或『我們何不用……的角度來看?』這些問題,把話題轉往一個不同且更具生產力的方向」時,她對會議的影響力最大。

在會議裡迅速進行討論時,依照一位受訪男性高階主管的說法,若要掌握大局,就應使用「陽剛的字眼」說話,也就是選用主動的、權威性的、精準的語言,顯示你充分掌控自己的意見(見下方「用更陽剛的方式說話」的討論)

用更陽剛的方式說話

受訪的男性高階主管說,為了在會議中掌控場面,他們發言時選擇主動的字詞,以及權威性的陳述方式,說話避免閃躲,充分掌控自己的意見,而且要以別人的意見為基礎來發言,而不只是同意別人的看法。以下是女性可以效法的技巧:

別這樣說要這樣說
這樣⋯⋯如何?我強烈提議⋯⋯
我傾向支持。那一定沒錯,原因是⋯⋯
我想或許⋯⋯我強烈建議⋯⋯
我同意。我完全同意,因為⋯⋯
也許我們可以⋯⋯我的計畫是⋯⋯
嗯,若是⋯⋯如何呢?我推薦⋯⋯

訣竅3:保持情緒穩定

「熱情是說服的一個關鍵要素,」eBay資深副總裁史蒂夫.貝姆(Steve Boehm)說:「問題是,女性可以表現多少熱情?」也就是說,在安全範圍內,她們可以流露出多少情緒?

我們的研究顯示,依實際情況給的答案是:「不太多。」根據我們針對360度意見回饋的調查分析,女性說她們對某個觀點或意見感覺到「熱情」時,她們的男主管和同事通常都認為她們展現「太多情緒」。

男性承認雙重標準的存在:「女性要小心別情緒失控,男性不用,」一位男性高階主管說。在現況仍未改變前,女性必須維持沈著冷靜、能好好掌控情緒的形象。重點不在女性說了什麼,而在她們說的方式。她們說話的語調應保持和緩,不要在受脅迫時就拉高音調。她們應該要用審慎的方式說話,如果被諷刺或無禮對待,切忌顯得沮喪挫折。

女性還要學習放下過去發生的衝突,別把它看成是針對個人。博思艾倫顧問公司(Booz Allen Hamilton)執行副總裁凱倫.達賀特(Karen Dahut),和我們分享了她的學習經驗:「好一陣子前,我在一場高階主管委員會議裡,發表了一些有爭議的看法,我們當場爭辯了很久。後來我發現,大家的討論不可能會有結論,所以我就結束討論。事後,我整個週末都在回想我們的爭執;擔心傷到跟同事間的工作關係。我在想該怎麼做才能挽回關係……星期一上班再碰到幾位男同事,發現一點問題也沒有。對他們來說,這根本不算什麼!」

在這裡稍微提一下性別差異,會很有用。一位男性資深高階主管說得好:「男性有時情緒激烈又愛挑戰別人,不過,出了會議室,我們又可以相邀去喝酒。」

組織做什麼

當然,女性可以在開會時勇於表達意見方面做得更好,但上司也可以協助確保女性的聲音被聽到。

首先,公司應該要修正有問題的意見回饋機制。在我們的研究裡,有68%的女性說,她們幾乎沒有獲得有關她們在會議表現的直接意見回饋。一位男性高階主管承認:「我們是有談到她們,但沒有直接跟她們談。」主管應該要克服障礙,就這個跟員工成長進步有關的面向,直接提供回饋意見。

再來,雖然是再明顯不過的事,但企業領導人的確該延攬更多女性加入討論。當女性走進會議室裡,發現15位成員當中只有兩位女性,情況當然不妙。有同儕的支持,又有可效法的對象,一切就不一樣了。

最後,上司應該要主動把女性拉進來參加討論。在我們的訪問裡,我們請三十位女性高階主管針對會議中男性對待她們的態度,提出一項希望能改進的事。

有38%的受訪女性主管提出「問我們直接一點的問題」或「讓我們加入討論」。

這些改變能帶來豐碩的成果。「18年前,一位已跟我一起開過好多會的男同事,發現我開會時看來有話想說卻說不出口,」一位女性執行副總裁跟我們說:「有一天,他環視會議室裡所有的男性,說他知道我有些想法,請我把它說出來,不要擔心別人會怎麼想我的意見。他把那些男同事都擺平了……創造讓我能自在發言的氣氛。從那之後,我都能暢所欲言了。」

在受訪時和書面意見中,男性承認女性常常很難在會議中讓人聽見自己的意見,但對於造成這情況的原因,他們和女性同事的看法不太一樣。

他說她說
我們很怕女性接受批評時的反應。沒有人給我們回饋意見,即使我們請別人提供意見也一樣得不到。
女性發言時應該要精簡且切題。我們不喜歡把講過的事重新包裝之後再講一次,也不想再說一次很明顯不必講的事。
女性應該要有更強烈的意見。我們很難插上話。
女性說話要非正式一點、即興一點。我們喜歡整理成簡報來說明。
女性受到挑戰質疑時,防衛心很強。會議結束後幾天,我們還會不斷困擾地回想會中情況。
女性比男性情緒化。那不是情緒化,而是熱情。
女性比男性缺乏自信。沒錯,但我們對男性是一對五,覺得沒有完全「參與」。

(陳佳穎譯自“Women, Find Your Voice,”HBR , June 2014)



凱瑟琳.希斯 Kathryn Heath

弗林希斯霍特領導力公司(Flynn Heath Holt)的高級顧問,與人合著《影響力效應:女性獲取權力的新路徑》(The Influence Effect: A New Path to Power For Women)。


吉兒.佛林 Jill Flynn

弗林希斯霍特顧問公司(Flynn Heath Holt)合夥人,這家公司專注培養女性的領導力。凱瑟琳.希斯、吉兒.佛林、瑪麗.戴維斯.霍特合著有《打破自己的成規:如何改變阻礙女性掌權的思考模式》(Break Your Own Rules: How to Change the Patterns of Thinking that Block Women's Paths to Power , Jossey-Bass, 2011)。


瑪麗.戴維斯.霍特 Mary Davis Holt

弗林希斯霍特顧問公司(Flynn Heath Holt)合夥人,這家公司專注培養女性的領導力。凱瑟琳.希斯、吉兒.佛林、瑪麗.戴維斯.霍特合著有《打破自己的成規:如何改變阻礙女性掌權的思考模式》(Break Your Own Rules: How to Change the Patterns of Thinking that Block Women's Paths to Power , Jossey-Bass, 2011)。


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