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2007年4月號

演講者的攻勢策略

Stay on the Q&A Offensive
麥可.西恩 Michael Sheehan , 傑佛瑞.戴爾 Jeffrey H. Dyer
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  • "演講者的攻勢策略"

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想尋找如何發表演說的建議嗎?書店的書架上多的是這類建議。不過,關於演說內容中大家最想聽的「問答」那部分,你能找到的寶貴協助恐怕不多。麥可.西恩(Michael Sheehan)是著名的溝通專家,在柯林頓任職總統期間,一直擔任他的顧問。他曾說過,演講者面對問答階段時,一定要有一套策略,這個部分不能只是補充說明。以下,就是他對於如何好好進行問答的建議。當然,也是以問答方式呈現。

《哈佛商業評論》問(以下簡稱問):對於演講中無法控制的部分,有什麼回應的策略嗎?

麥可.西恩答(以下簡稱答):如果你以為不必作準備,只要隨機應變就好了,那你就錯了。你必須做好準備,而且方法要正確。高階主管往往會有一個檔案夾,裡面準備了五百個可能被問到的問題。他們把問題帶回家仔細鑽研,彷彿是在研究教義。不過準備那些檔案夾的部屬往往無法預測到聽眾(例如分析師)真正會提出的問題,或這些問題提出的方式。這種情況下,主管只能採取守勢。我的方法是,把檔案夾丟一邊,改成提示卡片,每張卡片記載一個大概的架構,裡面列出三到四個重點。

問:這是不是提醒演講者要明確表達訊息?

答:這是我最擔心的問題。在美國企業界,「訊息」(message)這個詞常被誤解。企業界人士認為,可以透過「使命」或「價值宣言」來傳達他們的訊息,而所有這一類東西聽起來都差不多。也有些企業界人士認為,他們想傳達的訊息是一些可以一再重申的重點。我的做法不同。首先,我會為正式演講的部分,預先擬好一個簡單明瞭的大綱。我讓他們知道,即使是名劇「哈姆雷特」,也可以只用一段話來概述。然後擬好策略,把問與答部分視為第二層的溝通。

問:如果你知道觀眾一定會問某一些問題,但你並不想回答,該怎麼辦?

答:繼續採取攻勢。律師通常會這麼警告你:「別說這個,別說那個;無論如何,千萬別說這個。」我的方法是:「這話可以說,那話也可以說;無論如何,一定要這麼說。」你展現出來的氣勢本身,就會傳遞一種訊息。艾克森石油公司 (Exxon Mobil)董事長兼執行長雷克斯.提勒森(Rex Tillerson),在汽油價格高漲之際接受電視台訪問時的表現,令我印象深刻:他表現出很想出現在那裡並做一番說明的模樣。比爾.蓋茲(Bill Gates)經常在問與答的階段顯得神采奕奕,彷彿他心裡想:「啊!這點提醒了我,我有一個很棒的點子想跟大家分享。」有這種正面而且積極的態度,就成功了一半。

問:有無最完美回答長度?

答:沒有。

問:可否再說明?

答:你所有的答覆長度要有變化,這樣就可以在某些問題上花比較多時間深入回答。

問:還有任何忠告嗎?

答:你最起碼要做到LIE三點。L代表「聽」(Listen):聽清楚問題,不要在提問者說完前就開始回答。I代表「明辨」(Identify):辨明哪些答覆該簡潔,哪些該更深入,或是可延伸到一些相關論點。E就是「加強」(Enhance):用一些方式來強化你的回答內容,例如,舉個特別的例子、作比喻、提供自己的經驗,或使用花俏的辭句等。(茱莉亞.柯比〔Julia Kirby〕採訪)

(楊振富譯自“Stay on the Q&A Offensive,” HBR, April 2007)




傑佛瑞.戴爾 Jeffrey H. Dyer

(jdyer@byu.edu) 楊百翰大學梅利歐管理學院全球策略講座教授。


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