商業溝通 黃仁勳的Email不超過6行,每個人都需要學會的「簡潔寫作」

黃仁勳的Email不超過6行,每個人都需要學會的「簡潔寫作」

SuPatMaN/shutterstock

輝達前員工透露,執行長黃仁勳的Email風格非常簡潔,內容通常不會超過6行。專家發現,大部分的高效工作者能夠精煉文字,將想要傳達的訊息用簡潔的方式表達出來。學會「簡潔溝通」的技能,不僅能幫助你釐清思緒,還能讓對方更願意接收你的訊息,讓重點直達人心。

在寫作者之間,流傳著一個普遍到惱人的錯誤觀念:多多益善。也許這是源於學生時代的記憶:九年級寫作文時,我們絞盡腦汁要達到規定字數。這也可能反映這個希望:寫得多,會讓我們看起來比較聰明、有很多話可以說。反過來說,這也可能反映一種恐懼:如果我們不多寫一點,就會漏掉一些關鍵的資訊。不管我們話太多的原因為何,事實是:多寫一點,反而更可能使讀者什麼都不讀。

首先,也最重要的是,你寫得愈多,別人就得花更多時間讀。閱讀非小說時,美國成年人平均每分鐘可讀大約240字—平均每秒只能讀四個字。雖然多讀幾個字詞或幾段句子需要的時間看起來微乎其微,但它會迅速累積。更多的文字也需要更多專注力。學術研究和我們自己的觀察證實,讀者比較可能去讀字數較少的訊息、構想和請求。

事實上,對於覺得冗長到難以招架的文章,現代讀者已經發展出一個常見、諷刺的短語:「TL;DR」,用來標示某則訊息或某篇文章「太長;(所以我)不讀」。

簡潔的寫作固然能節省讀者的時間和心力,卻需要寫作者投入更多時間和心力。17世紀數學家布萊茲.帕斯卡(Blaise Pascal)以一句致歉道盡這個取捨:「假如我有更多時間,我會寫更短的信。」(也有人說這句話出自...