時間管理想要更有生產力,就先「閒下來」

想要更有生產力,就先「閒下來」

想要更有生產力,就先「閒下來」

關於時間管理有一個迷思,就是要把時間安排到最滿,彷彿要「忙得跟鬼一樣」才是有效率。其實適度留白,才會有餘裕。如果你想要大幅提升工作效能與創新,或許應該先讓自己「有閒」。

不要高估了一年完成的事情,但卻低估了十年成就的功業。

「不一定要硬塞給孩子什麼才藝;有時候讓孩子們能夠多多去嘗試各種不同的事物,才能幫助他們找到喜歡和興趣,也更有機會讓他們掌握人生的選擇權。」

這是在親子財商演講中,我常會分享的橋段。而這樣子的分享,似乎也帶給很多家長困擾和疑惑,偶爾,就會出現類似的對話⋯⋯

家長:「郝哥,我家小孩都沒什麼喜歡的興趣,對什麼事都提不起勁兒;叫他做這也不要,做那也不要;碰到這種狀況,該怎麼辦才好?」

在下:「嗯,這樣子啊!那爸爸媽媽,您們有什麼特別喜歡的興趣嗎?」

家長:「我們?我們每天都已經忙得都跟鬼一樣了,哪還有時間培養興趣?⋯⋯」

在下:「嗯嗯嗯,是的,爸爸媽媽確實辛苦;那您們孩子,肯定比較不忙吧?」

家長:「孩子?孩子怎麼可以不忙?家教、補習都嘛排滿滿,其他家孩子都這麼拚,我們如果不讓他忙一點,不就輸在起跑點,將來比不上別人還得了?」

在下:「喔,孩子也很忙啊⋯⋯」

我故意把「也」和「忙」這兩個字拉長了音調。

家長:「是啊!這是一定要的。」

在下:「所以說,您們這麼忙,這麼辛苦,當然沒有時間培養興趣。真沒想到你們的孩子,竟然也和你們一樣忙,真是太辛苦了。」

家長:「啊?喔⋯⋯老師,我們知道了,回去會試著調整一下。」

有閒才有時間,有捨才有空間。

這讓我想到,有一次我幫一家公司做「專案管理」企業內訓之後,他們專案辦公室的負責人特別邀請我小聚,除了表達感謝之情,並請教我一些問題。

他雖然知道讓專案成員都有「意願」去進行專案,固然是重要的事情,但如果大家都已經「忙得跟鬼一樣」,老闆還是持續不斷地增加工作,那該怎麼辦?

最後還特別強調,問我要如何在繁忙工作的情況之下,做好「時間管理」?

我笑笑地對他說,既然都已經知道大家忙得跟「鬼」一樣,那就先要讓團隊變回「人樣」,才能做好人的事情啊。

此外,時間沒法管,時間只能留。

《斷捨離》這本書的作者山下英子,有一次她的一位粉絲聘她當顧問,請教她:為什麼我已經這麼認真在學習山下英子的整理術,卻沒有辦法把東西整理好?

當山下英子到粉絲家裡巡視一圈之後,對她說出了關鍵的三個字:「太多了。」

山下英子說,「整理」是其次,「斷捨離」才是關鍵。

把過多的東西挪開,才能有足夠的空間整理。

她舉了一個案例,說如果有片土地,想要規畫成停車場,是卻把所有空間畫滿停車格,那麼還能夠讓車子很有效率的自由進出嗎?

答案當然是「不行」。

最有趣的邏輯是:「留空得愈多,進出的效率愈高,省的時間也會愈多。」

留的不僅是空間,留的更多是時間。

最近讀了摩根.豪瑟(Morgan Housel)的《一如既往》(Same as Ever),其中有個橋段描述的就是類似公司或企業組織的生產力。

他說我們常常在團隊裡面會聽到類似這樣的對話⋯⋯

「最近因為度假,總算有時間思考⋯⋯」

「這幾天有空讓思緒沉澱,領悟到了⋯⋯」

「在休假時候,我想到了個好主意⋯⋯」

換句話說,在忙得跟鬼一樣的時候,腦袋反而沒有辦法放鬆,讓自己去做創造性或思考力的工作。反而是在有餘裕、在留白的情況之下,才能夠有突出表現。

但諷刺的是,如果你想把這樣「留白」的價值告訴老闆,說你想到了一個非常好的方式,可以大幅提升工作效能與產值,你老闆大概會直接告訴你:「那就趕快去做啊!」

但倘若他知道你這個「好的方式」,就是需要在每天上班的時候,多給大家休息個一到兩小時,他應該會叫你立刻停止做這種白日夢。

當我在半導體產業工作的時候,我們給機台的產能滿載設定是85%;換句話說,留下的15%,就是為了讓機器能夠有喘口氣的時間,甚至預留一些突發狀況的維修和意外。

機器需要留白,人當然更需要留白。

就像我們知道的,也一直掛在嘴上的:「休息,是為了走更長遠的路。」

在大陸進入金融圈工作的第二年,因為團隊組建完成並上軌道,讓我可以開始不用拚命超時工作,且準時下班;所以就決定幫自己設定下班之後的課表。

記得第一天完成課表,我從到家用完晚餐之後,直到上床就寢,安排了滿滿的5個行程,例如:看書、練琴、寫作、健身、畫畫等等。

沒想到,才這樣進行了3天,我就快崩潰;因為不知道為什麼自己要把下班的時間,搞得比上班還累。

所以,從第二個禮拜開始,我就告訴自己每天只安排一個行程,只要做完,我就讓自己放空有閒。

或許有人會問,那「有閒」要幹嘛?

我說:「想幹嘛就幹嘛。」

可以繼續做原來做的事情,可以多做其他的行程,甚至也可以就是打打電動玩具、聽聽音樂。

只要完成一個行程,其他多做的,全都是加分。

曾讀到過一本書《意志力》,他說我們管的從來不是時間,而是在時間裡面的能量,也就是意志力。

想想也有道理,就像每天清晨早起的那一小時,活力滿滿地想要征服全世界,等到晚上回家的那一小時,才發現被全世界征服得服服帖帖。

同樣的一小時,不一樣就是不一樣。

時間並不是像事業線一樣,隨便擠一擠就可以擠出來的。

我們要的不僅僅是時間,而是在時間裡面可以成就我們的能量。

所以,不求快、不求滿、不求急。

不要高估了一年完成的事情,但卻低估了十年成就的功業。

懂得留白,才有餘裕。

安步當車,也能成局。