管理你的社交型員工

Managing the Social Butterfly in Your Office
黛博拉.格蕾森.雷格 Deborah Grayson Riegel
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工作風格上的差異,可能會導致辦公室裡不受歡迎的干擾。社交型員工固然需要管理,但也不能因此限制他們的潛力。另外,領導人應協助善於和不善於社交的員工,讓他們合作融洽。於是,本文提出五項做法:提供回饋意見時強調正向意圖、坦承感到不自在、明確表達、鼓勵員工互相提出回饋意見、提供訓練。

線上學習平台Udemy的一項新研究指出,大多數員工雖然可能會假裝喜歡玩手足球、追電視劇和辦公室社交,但其實,大多數人還是喜歡工作時不受干擾,保有個人的生活隱私。而且,不只是辦公室裡的「資深」員工這麼想。Udemy的研究結果顯示,嬰兒潮世代、X世代、千禧世代和Z世代,在這方面的願望也都一致。

那麼,如果大多數人都希望如此,為什麼沒有更多辦公室專注在工作上?研究顯示,較喜歡社交的少數群體,通常會決定工作場所的整體氣氛。工作風格上的這種差異,可能會引發人際衝突、員工分心和不滿。雖然這聽起來似乎沒什麼大不了,但心中不快、不積極投入工作的員工,每一年讓美國企業損失高達5,500億美元。

為什麼我們難以設定界限

目前,企業領導人正苦惱於該如何為「適當的」職場行為設定界限。傳統上被視為不專業的行為,例如擁抱、分享極為私人的資訊、說粗話,已經變得愈來愈司空見慣。

部分的問題在於,主管經常誤以為員工「原本就知道」如何在工作上互動。其實員工並不知道。部分原因是就業趨勢的變化,例如,基層職位減少、愈來愈少的青少年在暑假打工,導致他們不熟悉職場規範。此外,一直以來的代罪羔羊「社群媒體」,還有模仿社群媒體的商業訊息應用程式,可能會讓人們以為,較不正式的溝通方式,在職場上也是容許的。〔讀者只要在網路上搜尋 「Slack使用禮節」(Slack etiquette)就能明白;網路上有大量關於如何以專業方式溝通的文章,顯示這是一項普遍的挑戰。〕

導致我們難以設定界限的另一個因素,是缺乏自我覺察(self-awareness);自我覺察是指,了解別人對我們的觀感印象。其實有研究指出,儘管95%的人自認有自我覺察力,但其實只有10%到15%的人的確如此。我們若是缺乏自我覺察力,就不會注意到自己的行為會打擾別人,或是讓別人分心,例如,待在某人的辦公小隔間閒聊,或是說粗話。

即使有這些因素的共同影響,許多主管還是沒有主動制定指導方針,針對員工應如何以專業方式互動而設定期望。如果公司沒有針對職場中「專業行為」的構成內容,設定並明確傳達相關規範(即使這些規範屬於文化上或公司所特有),就很難在某位員工違反規範時指責他。

管理行為和盡量減少干擾的最佳實務

界定哪些社會行為「過於社交性質」,或讓人在工作上分心,並不是一門精確的科學,而且,各個工作場所的正確平衡做法,也都各有差異。但一般來說,Udemy的調查發現了兩個跨越世代的不同群體,針對哪些行為適合職場,各有不同的意見。「社交蝴蝶型」的性格較有可能認為,擁抱、隨意的交流風格和說閒話等社交行為,適合在職場上展現。另一方面,「工蜂型」的性格會認為這些行為不太恰當。

那麼,主管如何才能協助善於社交和不善於社交的員工(至少在辦公室裡是如此),彼此合作得更好?主管可以採取下列五項最佳做法,以針對工作上的互動和較少干擾的期望,推動變革和進行開放式溝通。

提供回饋意見時強調正向意圖。當回饋意見是針對與個人有關的事項(例如工作風格),而不是針對任務和績效結果,就可能會引發社交排斥感。大多數人都會避免引發他人的情緒困擾,因此提出這種回饋意見很困難。「正向意圖」的觀點,可以協助你以更正向的方式來塑造回饋意見。比方說,針對某位非常健談的員工,如果你認為他們的行為舉止,對他們自己來說是很自然的,他們覺得很「合適」,而且並沒有意圖要打擾別人,那麼你可以這麼說:「我想要提供一些跟你工作時溝通方式有關的意見。每天你會到我的辦公桌旁幾次,和我談跟工作無關的話題,這樣我就很難專心工作。說的更清楚一些,我相信你並不是刻意要打擾我,你只是想要表現友善和包容。我這麼說對嗎?」

坦承感到不自在。如果要主動與員工討論引起分心或困擾的行為,一種方法是直接承認你會覺得不自在:「說這件事會讓我感到不自在,但我想要談這件我一直想著、但你可能沒注意到的事情。」你即將讓對方感覺脆弱,因此你也讓自己變得有些脆弱,這做法可能會有效;例如,你可以告訴對方:「說『不要抱我』聽起來可能很可笑,但擁抱同事會讓我感到不自在,而且影響了我維持專業界限的能力。」

明確表達。重要的是應具體且中立地說清楚,對方做的什麼事情,會影響到你或團隊的其他成員。「你在工作時過度友善」是對行為的詮釋,而不是談論行為本身。相反地,你應該嘗試更中立的說法:「我注意到每個星期一你都會到我的辦公室,說自己上週末做了哪些事,而沒先問我是否可以聊幾分鐘。那時我通常會想要處理時效急迫的電子郵件。你願意先問我是否有幾分鐘空閒嗎?我希望能專心聽你說,或是讓你知道我什麼時候可以專心聽你說。」

鼓勵你的員工彼此提供回饋意見。改變行為的最有效方式,是透過回饋意見來改變。不過,大多數人都不是天生擅長提供或接受回饋意見,所以主管應該練習,並鼓勵建立定期給予回饋意見的文化。同儕之間的回饋意見,可能會特別有影響力;研究指出,它可以讓員工績效提升高達14%。此外,主管的職責就是要鼓勵員工彼此坦誠,而不是在背後抱怨別人。而且,主管應努力去找出哪些員工能持續提供良好回饋意見,獎勵他們這麼做,也要找出那些能夠不以防衛態度接受回饋意見的員工。

提供訓練。如上文所述,愈來愈多員工進入職場時,不太了解有關專業行為的職場規範。此外,蓋洛普公司(Gallup)指出,只有大約20%的主管,具備基本的員工管理技能。幸好,這一項軟性技能的落差,可以透過訓練來彌補,像是衝突管理、有效溝通、情緒智慧等方面的訓練。實施訓練時,公司可以將特定項目納入新員工到職訓練,並提供訓練課程,作為改善績效評估結果的一部分做法。

工作風格上的差異,可能會導致辦公室裡不受歡迎的干擾。不過,透過支持定期給予回饋意見的文化、進行勇敢而坦誠的對話、提供訓練,工作場所就可以讓所有人都感到更自在。

(蘇偉信譯)



黛博拉.格蕾森.雷格

黛博拉.格蕾森.雷格 Deborah Grayson Riegel

領導與團隊發展顧問公司博達集團(The Boda Group)高級顧問,並在美國賓州大學華頓商學院(University of Pennsylvania's Wharton School of Business)教授管理溝通課程。


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