有話直說但不咄咄逼人的簡單方法

A Simple Way to Be More Assertive (Without Being Pushy)
安迪.莫林斯基 Andy Molinsky
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嘗試一種三個步驟的方法。

在職場上,每個人都會遭遇衝突。很多人想要大聲說出自己的意見來改正它。在理想的世界中,這很容易辦到。你終究可以告訴那個一再打斷你的同事,自己心中的感受。你可以對他說出你的想法,把折磨你好幾個月的挫折和憤怒發洩出來。你終於可以表達,自己內心某部分感到如此不受重視和被邊緣化。

但要坦白說出自己的想法可能很困難,有時讓人無法承擔,特別是如果你很害羞、缺乏自信,或身處的文化中,坦白說出想法是不恰當的行為。你可能覺得坦白說出想法會顯得咄咄逼人,或太強勢,尤其如果你很膽怯或厭惡衝突,就更會這麼想。你也可能覺得這太尷尬和不自然,尤其是如果你偏好用間接或被動的方式,來表達挫折和不滿。

但對於長期無法直接說出想法的人來說,還是有希望。你可能很難克服對於直接說出想法的恐懼,但不是不可能克服。「坦白直言方程式」對你會有幫助。

多年前我在閱讀羅伯.波頓(Robert Bolton)的《人際技巧》(People Skills)時,初次接觸坦白直言方程式的概念。雖然波頓把他的方程式應用在日常生活中,像是討論家庭事務,但我發現,這同樣適用於職場。長久下來,我在自己的教學與訓練中,發展出自己版本的三步驟。

1. 首先針對對方的行為提出簡短客觀的陳述,也就是你想看到對方改變什麼行為。例如:「你在會議中打斷我」或「你獨享我和你合作成果的功勞」。你這麼做的目標是要引起對方的注意,並藉此盡量降低對方的防衛心。你的陳述應該簡短,切中要點,不偏不倚,不帶情緒,讓對方能聽到你的訊息,而不會立刻否定或不想再聽下去。

2. 說明這種行為對你造成的負面影響。解釋為什麼這個人的行為會造成問題。例如,如果這個方程式的第一部分是:「你總是在會議中打斷我說話」,你可以接著說:「我沒有機會表達自己的意見。」或者問題行為若是「你獨享我和你合作成果的功勞」,接著你可以說:「我沒有機會凸顯自己的角色和貢獻。」這麼說的目標是建立一個因果邏輯,把有關對方行為的客觀陳述,連結到這種行為對你的影響。

3. 最後說明你的感受。這個步驟中,你應該指出對方的冒犯行為,不只是對你的行動產生負面影響,也傷害你的感受。這類感受聲明的例子是:「我覺得自己被邊緣化」或「我感覺不受重視。」對方聽到這些可能會嚇一跳,甚至感到不自在,但很難反駁別人的感受。加上這個要素,可讓這整個坦白直言的訊息變得威力更加強大。

結合所有這些說法,大概就是要這麼說:「你總是在會議中打斷我說話,讓我沒有機會表達意見,我覺得自己被邊緣化。」

如果你有傳達訊息的情緒能力,可以當場想出精心設計的坦白直言訊息。但你也可以為即將到來的談話事先準備,先設計和修改你要表達的訊息,特別是如果你覺得不是很能熟練運這個技巧,或者你預期對方會有防衛性的反應。

當然,即使有了這個方程式,仍不見得很容易做到坦白直言。接收你訊息的人很可會有負面回應,因此你最好以冷靜、沉著、自信的表現,應付任何回應。你也應該盡可能累積證據,以支持自己訊息的第一部分,也就是關於對方冒犯行為的陳述。你的目標,是用很清楚具體的方式說明這個行為,讓對方根本無法反駁你的陳述。其他可能有幫助的做法,是呈現長期的行為模式,為此你可能必須記錄日常的例子,當你覺得被對方的行為傷害、邊緣化或冒犯時,就要記錄下來。當你覺得同事們有過失時,不要藉著這份紀錄來記下同事的錯誤;這份紀錄應備而不用,除非對方駁斥你的陳述,或要求你提出證據。這份證據很重要,可提高你的訊息被聽見、最終在對方身上達到預期效果的機會。

務必記住,沒有一體適用版本的訊息。你可以調整修改成你自己的風格,盡可能讓它感覺很真誠。例如,我訪談過的一位經理人,喜歡在走廊上走來走去,採用她稱為「高階主管風格」的走法,以便鼓起勇氣面對同事。另外一個人則是一定不要在談話中用到「修飾語」(「我真的很抱歉,但…」或「或許只是我,但…」),相反的,他想要直接指出重點(「我對於某事感到不舒服…」)。其他人則是利用自己堅定的信念,也就是他們坦白說出自己想法的理由,帶給自己勇氣。例如,某人想教導自己孩子挺身對抗其他人,便利用這個信念作為自己坦白直言的指導方針。重點是你擁有比自己想像中還要強大的力量,能制定出適合你自己的方式來坦白說出想法。

最後,對很多人來說,坦白說出自己想法真的很困難,結果也難以預料。對方可能立刻給予正面回應;他們也可能積極有效地回應,只是隔了很長一段時間才回應;或者他們根本不做任何改變。但對你來說,一開始能夠鼓起勇氣說出你的挫折,就是個重大的勝利。 

(劉純佑譯)



安迪.莫林斯基 Andy Molinsky

布蘭戴斯國際商學院(Brandeis International Business School)組織行為學教授。著有《全球技能》(Global Dexterity)和《走出去》(Reach)。


本篇文章主題自我管理