簡報打造跟高層簡報的不敗藝術
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作者曾在美國前總統歐巴馬執政時期擔任白宮幕僚,關於如何向最高階主管進行簡報,他有非常豐富的技能:在會議開始前,你要先獲得「關鍵點頭者」的支持,並先摸清楚主管的行事風格,預先規畫不同程度成功和失敗的情況;在會議進行時,聚焦在與會現場的氣氛與節奏,掌握話題不要因與會者的談話而偏移,並學會沉默的藝術和插話時機。
向高階主管作簡報是一門藝術,嫻熟這門藝術的白宮幕僚,每天都會在壓力極大的情況下作簡報。無論主題多複雜或簡報內容多簡短,他們都很擅長把適當的資訊,壓縮在適量的時間內作完報告。向橢圓形辦公室的執行長(美國總統)進行簡報所需的技能,完全適用於向企業界的任何長字輩高層作簡報。
關於如何向高階領導人簡報,相關建議並不缺乏:要保持簡短,把資訊重點放在最前面等等。這些是穩健的指示,但低估了攸關簡報成敗的人際關係要素。你的簡報可能在尚未開始之前,就已決定成敗;如果你不注意與人際關係有關的因素,而比較重視PowerPoint,你的成功機率會更低。
下述的訣竅,是根據我的慘痛心得教訓得來的,包括我在白宮兩度任職的經驗,以及多年來向企業、非營利組織和政府高階領導人簡報的心得,還有我在全美各地的研討會上教導簡報技能的心得。無論簡報是當面親自進行,或是以虛擬方式進行,這些訣竅都很重要。
走進會議室(或上網登錄視訊會議)之前
找出「關鍵點頭者」(crucial nodder)。在簡報的關鍵時刻,總統會望向他信賴的顧問,看看對方的面部表情是否肯定你報告的內容。你需要那個人點頭表示「沒錯」。這是一個無聲的動作,可以讓上司放心...