五到八人與會,會議最有生產力

The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People
保羅.艾克斯托 Paul Axtell
瀏覽人數:15854
下次寄出開會通知時,要記得這一點。

大多數會議進行的方式有許多問題。其中最具政治意味的問題之一,就是邀請名單。決定要邀請哪些人與會,可能有些困難,但太多經理人的預設做法,就是邀請所有人參加。為了不讓任何人覺得受到排擠,他們不自覺降低了會議品質。史丹福大學(Stanford University)組織行為學教授羅伯.蘇頓(Robert Sutton)檢視許多有關團隊人數多寡的研究之後,得到以下的結論:只有五到八個人開會時,會議的成效最高。為何如此?原因在於,超過某個轉折點之後,對話的品質就會開始逐漸降低。

當立意良善的經理人,對邀請與會的人過於寬鬆時,會發生下列情況:

● 沒有足夠的時間,無法讓每個人都參與談話。

● 膚淺的評論,會取代內容豐富的反覆討論。

● 資訊分享和了解現況都會造成分心,而沒有去處理更優先的議題。

● 人們會變得更謹慎、較不坦誠。

● 困難的議題和決定,都不會列入議程,而是私底下再處理。

結果,人們往往不會尊重那次會議,導致準備、參與和行動都相對較少。這可能會變成向下沉淪的惡性循環。

另一方面,人數較少的團體,有助於建立一種親密感,能促進有意義的坦誠討論。較少人與會,表示會有更多時間傾聽,並考慮每位團隊成員的觀點。這麼一來,就會有清楚的觀點,以及坦誠的態度。接下來,彼此就能調和一致。

首先,告訴你的團隊,你要做出改變。行事要透明。讓他們知道,未來你的會議規模會變得比較小,好讓會議更有成效。你知道每個人在會議上投入多少時間和精力,而且,你想要推行會產生最佳結果的策略。告訴他們,研究顯示,較少人開會,可以有更豐富的討論,以及更好的決策。雖然這麼做可能需要一些時間,但你想要針對會議參加人數多寡進行實驗,並根據這個理論來進行測試。

審慎考慮你的邀請與會名單。為確保能邀請合適的人參加會議,你必須清楚知道要處理的議題。準備一份清楚的議程,確保分配給每一項討論主題足夠的時間。接下來請自問:要有哪些人出席,討論才能產生結果?有哪些人如果不能參加,你會為了他們取消會議嗎?從這群核心人員開始思考。只有當你認為某些人可以提高會議中對話的價值,或是那些人可因為出席會議,而獲得價值的時候,才讓這些人參加會議。

為了避免混淆,你應告訴團隊,你用什麼標準來決定邀請名單。解釋這項標準是基於:

● 誰最了解會議要討論的主題

● 誰會與實際執行有很大的關係

● 誰會直接受到影響

● 誰可能會因為參與會議而學到東西

如果你的團隊猶豫不決,下列這些做法,可能有助於他們接受這項改變:

● 允許要求參與開會的人與會。如果員工提出參加會議的堅實理由,寧可允許他們與會,而不要拒絕。

● 允許拒絕參與的人不需要與會。讓員工知道,你相信他們能正確決定自己要如何運用時間。

● 在每次會議當中,確保會有人為沒出席的人寫會議紀錄。

向團隊清楚說明他們的責任,包括出席的人和沒有出席的人。鼓勵出席會議的人積極參與,做法如下。

● 掌握他們自己的觀點:看法會影響參與程度。

● 練習專注傾聽:要專注、有耐心、不要評斷別人。

● 練習有重點的談話:表達要清楚、簡短扼要、相關適切。

● 練習自我覺知:要求提供他們需要的資訊,在他們回答時要思慮周詳。

提醒與會者考慮到沒有出席人員的觀點。

● 他們會提出什麼問題?

● 他們會想知道哪些資訊?

● 他們希望別人諮詢他們哪些主題?

● 他們未來會想要參與哪些行動?

● 之後應該跟他們溝通什麼?

最後,如果你的團隊成員決定拒絕他們收到的會議邀請,你要清楚說明,他們仍必須做以下的事情:

● 檢視議程。

● 把他們擁有的任何相關資訊,提供給會出席會議的人。

● 檢視會議紀錄,之後詢問與會者會後的最新狀況。

● 接受領導人分派給他們的專案。

● 配合已經做出的決定。

衡量你的成功。你用上述方式調整會議架構之後,應追蹤和管理你的會議成效,以及你的團隊如何處理這項改變。收集回饋意見,並持續調整,直到你打造完成最適合你組織的系統。

維持會議人數不超過八個人是指導原則,可協助你更認真考慮應邀請哪些人參加會議。透過熟練的會議主持和良好的會議實務,有可能舉行二十個人或更多人參與的會議,而成效良好。但這應該是例外,而不是常態。到了最後,你開會時參加的人數可能會變少,但你的團隊,還有你的公司,都會受益。

(蘇偉信譯)



保羅.艾克斯托

保羅.艾克斯托 Paul Axtell

作家、演講人和企業訓練師,著有兩本得獎著作《開會的重要性》(Meetings Matter)和最近出版的《十句話,給孩子滿滿正能量》第二版(Ten Powerful Things to Say to Your Kids)。他規畫了一系列「追求卓越」(Being Remarkable)訓練系列,由經理人或人力資源專家主持。


本篇文章主題會議