初來乍到,新進主管如何爭取資源?

獵頭的日常 Lynn Lin
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中階主管,是組織內承上啟下的角色,要爭取資源,不妨發揮這個職階的特性與優勢,善用上下的「連結」來獲取支持。本文建議三種向下管理作法,以專業贏得團隊信任,以及三種向上管理作法,以務實、綜觀讓老闆放心。

轉職潮結束後,很多中階主管紛紛來到新的舞台,邁入下一段職涯。初來乍到,新主管們如何在嶄新且陌生的環境中爭取資源,一展抱負呢?

中階主管,是組織內承上啟下的角色,要爭取資源,不妨發揮這個職階的特性與優勢,善用上下的「連結」,也就是藉由向下管理與向上管理,來獲取支持。

向下管理,專業贏得團隊信任

剛進入公司,新進主管與團隊成員的關係仍很薄弱,因此當務之急,就是建立部屬對自己的信任,讓往後的合作更順利。

1. 短時間內熟悉產品與服務,建立新know-how

即使新公司與舊公司屬於同一產業,產品或服務仍有不同性質與特長,所以新進主管最優先的,還是必須以最短的時間熟悉新公司的產品或服務,迅速建立領域新知識與know-how,才能建立起專業形象,向部屬伸出初步溝通的觸角,讓對方較能信服新主管的能力與領導。

2. 結合過去的管理經驗,熟悉部署的工作內容

新任主管若如果不熟悉部屬的工作內容,將很難驅動整個團隊,因此可以善用過去的管理經驗,主動了解部屬的工作事項與客戶。有些主管或許覺得,只要大致了解團隊成員的狀況即可,忘了應該要親力親為的「借力使力」,譬如請下屬陪同,帶領自己去見他們熟識的供應商與客戶,與之建立良好關係。處理方式上要注意的是,這並非要搶奪下屬的客戶,而是為了讓客戶知道負責人是誰,也讓下屬知道主管熟知情形,必要時能夠提供保護,讓團隊成員可以安心做事。

3. 知道部屬「想要什麼」,串聯上下期望值

每個員工進入公司,一定想知道自己在公司有何發展空間,而身為主管,最好能賦予部屬這些可能性,這時透過和部屬一對一會談,可幫助主管了解對方的期望,可能是薪酬、職銜、正面回饋、曝光度,或是學習機會。知道能夠激勵下屬的因素後,就能建立雙方對於達成目標的共識,讓往後合作更順利,創造更好的成績。

再者,達成這些成績後,主管才能向老闆展示團隊的成效,以便爭取更多適合自己部門內的資源,也更容易為下屬爭取他想要的可能性。這樣「串聯上下」,即可在下屬、自身、上司之間,創造正向的回饋循環。

向上管理 ,務實、綜觀讓老闆放心

向上管理,是爭取資源的重點,因此新進主管向上司提出計畫時,務必謹慎。

首先,簡報計畫以務實、綜觀為上。假如,主管提出的計畫,只說明需要花費3,000萬提升品牌知名度,並列出執行人員與目標,上司可能不會支持,甚至產生恐懼的心理。因為這項提議既缺乏參考基準,成功率又未知,在缺乏可預見的畫面之下,或許只會深陷「必須增加成本」的憂慮,抗拒不已。

因此,提出計畫時,不妨參考PDCA循環的目標管理精神,提出包含規劃(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、改善行動(Act)的規劃。像是給出短、中、長期計畫並設立由小到大的階段性目標,並包含對於潛在風險的備案、各階段預計投入的花費與效益。在實際執行時,每完成一個階段,就可以對比實際結果與計畫的差異,既幫助調整後續行動,也讓老闆有參考的基準點,評估該停止或加碼投入。

反之,如果在計畫中讓上司看到「連動性」,就會更有說服力。例如,是否可以串聯其他部門一同執行,將現有的資源與人力重新組合,產生新的綜效;或是這個計畫的執行成果,如何讓其他部門受益,為組織帶來更大的效益,以及對組織的整體策略目標,有何貢獻等等。最重要的是,在每個細分的目標中,從由小到大的里程碑,逐步建立起信任(Credit),將有助於計畫性有效地爭取資源。

如果新任主管以這種更全面、更綜觀的方式呈現計畫,向上溝通,就可以降低上司內心的擔憂,提高得到支持的機會。

提醒:別讓抱負流於計畫

許多轉換舞台的中高階主管,滿懷理想來到新公司,但在提出計畫時,只著重於計畫本身,分配了執行角色後,卻沒有做到串聯過去自身與現在公司的資源,十分可惜。這樣說服力薄弱,流於揣測的提案,很難得到上司支持,再加上疏於和團隊建立關係,也難以動員下屬,最後實可能造成職場失意。

如此一來,雖然已位居主管,管理能力卻不如上級,執行力也不如下屬,就會處於資訊隔閡,高不成低不就的狀態,其實是非常重大的職涯警訊!


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從事中高階獵頭與職涯引導。擅長與經驗於組織跨國獵才、招募品牌建立、新市場團隊打造與個人職涯挖掘;從交手全球上千求職者與客戶經驗,用淺白方式寫出給職場人聚焦的實用工具,提點有意識地工作與進行選擇。個人部落格:http://www.lynncareers.com/;獵頭的日常:https://www.facebook.com/lynncareers/


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