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事半功倍學

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2011年5月號

能者多勞不過勞

張玉文 Yeu-Wen, Chang
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哈佛商學院資深講師博任(Robert C. Pozen)是典型的多勞能者,他常身兼數職、一心多用,擔任過兩家大型共同基金的高階主管、律師、政府官員、法學教授,還是多產作家。但他游刃有餘,不會過勞。

哈佛商學院資深講師博任(Robert C. Pozen)是典型的多勞能者,他常身兼數職、一心多用,擔任過兩家大型共同基金的高階主管、律師、政府官員、法學教授,還是多產作家。但他游刃有餘,不會過勞。

知識工作者的生活常態,似乎總有做不完的待辦事項,回不完的電子郵件,開不完的會。工作設計和工作分配可能是造成這種問題的重要原因,你如何進安排自己的工作是另一大原因。這一期有幾篇文章著眼的是後者,讓幾位專家告訴你,如何更有效率地安排和進行工作,以激發自己和所帶領團隊的生產力。

身為主管的你,認為激發部屬生產力的關鍵因素是什麼?高薪資?高獎金?高職位?委以重任?

哈佛商學院講座教授艾默伯(Teresa M. Amabile)經過十餘年的研究之後發現,一個人在工作上能發揮多少創意與生產力,視他的內在工作狀態而定。要提高部屬內在工作狀態的品質,最重要的就是讓部屬覺得自己從事的是有意義的工作,而且這項工作每天都有進展。艾默伯提出可協助部屬和團隊工作有進展的具體做法,以及如何去除妨礙工作進展的種種障礙(請參考〈小進展大力量〉一文)。

至於主管如何好好安排工作,以提升自己的生產力,不妨參考博任在〈打造極限生產力〉一文中的現身說法,他採用六項簡單而具體的準則,不僅在忙碌的工作中創造高生產力,同時還能顧及家庭生活。

另外還可以借鏡兩位效率專家艾倫(David Allen)和史瓦茲(Tony Schwartz)的建議,他們接受本刊英文版採訪整理而成的〈專家教你衝高效能〉一文,探討很多具體而細微的做法,像是時間管理、能量和情緒管理、如何處理龐大的資訊和電郵、如何安排手邊待做的繁雜工作等。

根據艾默伯的研究,人們認為有意義的工作有進展,才能激發出高生產力,意義不高的工作,就算進展很大也無助於提高生產力。不過,「意義」這兩個字,曾經一度失去意義,企業界(至少是高層主管)給外界的觀感就是一群唯利是圖、甚至可以不擇手段的人,這種負面印象最近一次達到高峰,是在兩、三年前的全球金融風暴期間。這次慘痛教訓促使各界反思現行做法,本期〈成為智慧型領導人〉一文就提出發人深省的觀點,重新建立「意義」的重要性,強調企業在做任何決策時都應考量到自身對社會的意義和價值。這篇文章的作者是知識管理大師、東京一橋大學榮譽教授野中郁次郎(Ikujiro Nonaka),以及哈佛商學院教授竹內弘高(Hirotaka Takeuchi)。野中二十年前為本刊英文版所寫的〈企業的知識生產線〉(繁體中文版重刊於2008年6月號),讓「內隱知識」的概念流行起來。二十年後的現在,他認為企業和領導人單是創造和管理知識已經不夠,不足以防止企業的各種弊端醜聞,企業領導人還需要「務實的智慧」(practical wisdom)。為了協助讀者更容易把大師的宏觀視野與自身工作連結,我們特別邀請與這兩位作者是長期好友的趨勢科技董事長張明正,以他的體會和自身實踐的例子來說明這篇文章的要旨(〈從管理知識到實踐智慧〉)。