簡報小組簡報絕對不要犯的三個錯誤

小組簡報絕對不要犯的三個錯誤

3 Group Presentation Pitfalls — and How to Avoid Them

小組簡報絕對不要犯的三個錯誤

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如果你見識過他人進行糟糕的簡報,除了在台下感到浪費時間,更應該意識到──自己也不要犯同樣的錯誤,因為簡報是一個十分關鍵的時刻,聆聽者會在這段時間衡量雙方未來的工作關係,以及你公司、團隊的能力高低。本文整理出小組簡報絕對不要犯的錯誤,並提出解決之道。
很多人都經歷過小組簡報效果不佳的窘境。如果你們是將要提出簡報的一方,報告前一晚還得緊急討論,要決定由誰報告哪一部分。而如果你是聽取簡報的一方,你或許會看到別人簡報時一團混亂、互相搶話,更糟的是,完全按照投影片的內容來唸,忽略了聽眾反應。對許多組織來說,小組簡報非常普遍。有可能是你的團隊要向新客戶提案,也有可能是你的領導力發展計畫進行到最後,要向你的事業單位最高主管進行一系列的小組簡報。線上會議讓這種簡報變得更容易進行,因為組員不一定要身處同一地點。想完成有效的小組簡報,需要團隊合作和協調,以免像拼布一樣雜亂。但是,許多人從來沒有安排足夠的時間,做好充分準備。這可能會有什麼影響?每次簡報,都是和聽眾建立信任的機會。小組簡報看起來是否連貫一致,客戶會根據這一點來判斷,如果與你合作,未來你們的合作關係會是什麼樣子。要是簡報一團混亂、毫無組織,客戶就會覺得,未來的專案可能也難逃這種命運。你的團隊如果在簡報過程相互奚落,那麼你們未來會如何對待客戶的團隊?簡報就是一個時機,可讓人一瞥未來與你的工作關係如何,以及你公司的能力高低。同事和我指導客戶進行小組簡報將近20年,我也在哈佛大學甘迺迪學院(Harvard Kennedy School)的高階主管教育課程中,講授關於說服溝通的課程。這門為期三週的課程,到最後的最重要活動就是一連串小組簡報,由我和課程的其他教授共同評分。根據這些經驗,下面會提出我們在小組簡報看到的常見錯誤,再提出幾種最佳實務,讓你能夠順利進行簡報。三種常見的錯誤1. 每張投影片看起來是由不同的人設計。如果沒有指定某個人負責簡報,就常常會看到簡報上有五花八門的字體、字型樣式和圖像。也有些人會把整篇講稿都放進投影片,簡報時照本宣科。這都會讓聽眾分心、難以專注。2. 簡報者互相搶話。如果事先沒有決定好由誰負責哪個部分,以及彼此該如何交棒,就可能會互相搶話干擾,而這會看起來不專業。一位客戶跟我說過:「如果我們互相搶話,客戶會怎麼想?」3. 忘了自己還報告中。有些人一講完自己負...