簡報住辦混合上班,會議怎麼開?

住辦混合上班,會議怎麼開?

How to Nail a Hybrid Presentation

住辦混合上班,會議怎麼開?

Giada Canu/ Stocksy

突如其來的疫情給台灣帶來劇變,打亂所有人的生活與工作模式。有些人居家工作,有些人不得不去公司,如果此時需要召開一場會議,既有現場與會人員,又有透過線上程式參與的人員,該怎麼做,才能把會議品質提升到最佳狀態?本文作者以一位美國國中老師,同時給現場同學和線上同學上課的成功經驗為例,列舉七項重點,助你與所有與會人員在精神上都零距離。

※ Podcast由副主編敦畫品讀,提供多元視角,助您閱讀文章時產生更多啟發。

我們最近和一位執行長談話,他對於在結合虛擬與面對面的混合式辦公室裡公開發言,感到焦慮。他告訴我們:「現在我做簡報很單純,大家都在Zoom上面。但如果有些人回到辦公室,有的人還在家工作,簡報要怎麼進行?」

他的焦慮是合理的。雖然用Zoom做簡報實在不太理想,但至少觀眾所處的情境是相同的。畫面上呈現每個人的小框框,實質上是完全相同的維度。但另一方面,混合式場景的簡報有個風險,會讓遠距參與者處於很不利的情況。一個主要原因是,當我們實體上同在一起時,可以產生能量,而當我們不在一起時,會失去這種能量。我們獲取的共同能量,有部分來自我們同在一個房間內的時候,看到的非語言線索。像是了解的目光、面部表情、個人的眼神接觸,全都可以讓對話更自然地進行。網路會議欠缺這些線索,而遠距參與者缺乏共同能量,可能會讓他們失去活力(因此這是導致「Zoom疲乏」的因素之一)。

企業領導人如果想讓混合式簡報更讓人投入、活力十足且成功,可以從教室裡尋求指引。新冠疫情與(美國)封城初期,我們與幾位老師和教育人員合作,設法改善他們線上談話的技能,以及呈現...