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再討厭,也要安排自省時間

Why You Should Make Time for Self-Reflection (Even If You Hate Doing It)
珍妮佛.波特 Jennifer Porter
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從小處著手。

人們知道我擔任高階主管教練時,常會問我,最棘手的是哪一種客戶:經驗不足的主管?自以為什麼都懂的高階主管?會欺壓、貶低別人的領導人?不負責任的領導人?

以上皆非。我碰過最棘手的客戶,是不省思檢討的人,尤其是那些不願意反省自己的領導人。一種最單純的省思方式,就是仔細思考。但對領導人真正有用的檢討方式,比這細緻很多。最有用的檢討,是要以學習為目的,有意識地思考和分析各種信念和行動。反思時刻,讓大腦有機會在混亂中暫停運作,釐清整理各種觀察與經驗,審慎考量多種可能的詮釋方式,並創造出意義。這個意義會變成學習,以供未來想法與行動的參考。對領導人來說,這種「建立意義」的做法,對他們持續成長與發展相當重要。

基達.迪.史提凡諾(Giada Di Stefano)、法蘭西絲卡.吉諾(Francesca Gino)、蓋瑞.皮薩諾(Gary Pisano)與布萊德利.史泰茲(Bradley Staats),針對客服電話中心的研究證明,連續十天、每天下班前花15分鐘反省可從工作中學到什麼的員工,工作績效比沒有這麼做的員工高出23%。另一項針對英國通勤上班族的研究,也有類似的發現:利用通勤時間思考及規畫當天工作的人,與沒有這麼做的人相比,前者較快樂、生產力較高,而且比較不會過度勞累。

既然反省如此有用,為什麼這麼多領導人不反省?這是因為他們往往:

不懂該怎麼反省。許多主管不知道如何自省。與我合作的一位高階主管肯恩(Ken)最近告訴我,他又一次無法做到每週日早上花一個小時來自我省思。為了幫助他突破這個難關,我建議他在接下來的半小時靜下心來省思(我們的訓練課程每次兩小時),然後我們再討論結果。他安靜了五分鐘後,說:「我想我還是不明白妳要我做些什麼。也許這就是我一直做不到的原因。」

不喜歡省思的過程。反省時,領導人必須做一些他們通常不樂意做的事:放慢腳步,採取「什麼都不知道和好奇」的心態,容忍混亂和無效率,還有負起個人責任。這個過程可能帶來珍貴的洞見,甚至是突破,但也會讓人感到不自在、脆弱、產生防衛心和煩惱。

不喜歡反省的結果。主管花時間自省,通常會發現自己做得好的地方,也會看出自己有哪些地方可以做得更好。大多數領導人不那麼在意看出自己有哪些長處,也不喜歡看到自己的弱點。有些人在反省的過程中變得防衛心很重,所以學不到東西,因此反省的結果並沒有什麼幫助。

總是傾向要採取行動。就像足球守門員一樣,許多企業領導人總是傾向一定要採取行動。一項針對專業足球守門員防守罰球的研究發現,若不往左或往右衝,待在中心點守球門,有33%的機會可以擋下球,但這些守門員只花6%的時間待在中心點的位置。守門員在「有做些事情」的時候,才感覺比較好。很多領導人也是如此。反省讓他們覺得像是待在球門中心點,沒有採取該採取的行動。

覺得投資報酬率不夠好。領導人在擔任之前的職位時,總是被教導要投資在報酬率高的地方;高投資報酬率才能顯示,之前投入的時間、人才或資金,有了好的回收。有時候,我們很難立即看到反省的投資報酬率,若跟領導人花時間做的其他事相比,更是如此。

如果你也用過上述那些藉口,不妨運用以下幾個簡單的做法,來提升你的自省能力 。

找出一些重要問題。但別急著回答。以下是一些例子:

- 你在逃避些什麼?

- 你如何協助同事達成他們的目標?

- 你有哪些地方沒有提供協助、甚至妨礙了同事的進展?

- 你在工作上最不愉快的人際關係當中,你自己該負的責任是什麼?

- 在最近的一次會議中,你當時若是怎麼做就會更有貢獻?

選擇符合你喜好的方式進行自省。許多人透過寫日記來反省。如果這聽起來很糟,而跟同事談話比較好的話,你就考慮跟同事談談。只要你的談話內容真的是在自省,而不只是聊球賽、抱怨其他同事,你可以自行選擇想要的方式。你可以坐著或站著反省,邊走邊反省、邊騎自行車邊反省,自己反省或找人一起,也可以用寫的、聊的,或是用想的。

排入行程表。大部分主管按照行程表來行事。所以,你應該安排反省的時段,然後嚴格遵守。如果你發現自己試著想要避開它或忽略它,別忘了也要反省這一點!

從小處著手。如果花一小時自省感覺太長,可以從十分鐘開始。泰瑞莎.艾默伯(Teresa Amabile)與她的同事研究發現,在工作上最能帶來正向情緒和激勵的,就是看到目前正在做的事情有進展(請參閱艾默伯為本刊2011年5月號所寫文章〈小進展大力量〉〔The Power of Small Wins〕)。為進步做好準備,即使是小小的進展也有幫助。

實際去做。回頭看看你列出的問題,一一探討。靜下心來思考。從多個角度思考。檢視你原先想法的相反觀點。腦力激盪。你不一定要喜歡或同意你所有的想法;只要思考和檢討自己的思維就好。

尋求協助。對大部分領導人來說,缺乏意願、時間、經驗或相關技能,都會妨礙他們自省。可考慮尋求其他人協助,像是同事、治療師或指導教練,請他們幫你安排反省的時間、仔細聆聽你說話、當你思考上的伙伴、並讓你負起責任。

自省會面臨許多挑戰,但成果是顯而易見的。就像彼得.杜拉克(Peter Drucker)說的:「有效行動之後,應該安靜省思。從安靜的省思當中,會產生更有效得多的行動。」(陳佳穎譯)



珍妮佛.波特 Jennifer Porter

領導力與團隊發展公司波達集團(Boda Group)管理合夥人。她畢業於貝茲學院(Bates College)和史丹福商學研究所(Stanford Graduate School of Business),是經驗豐富的營運高階主管,也是高階主管與團隊的指導教練。


本篇文章主題自我管理