生產力管理打斷工作的持續性干擾

管理打斷工作的持續性干擾

A Plan for Managing (Constant) Interruptions at Work

我們的工作,常常會受到干擾而中斷。研究顯示,人們的部分注意力會一直專注在受干擾而中斷的任務上,無法完全轉移到造成工作中斷的那項需求上,這稱為「注意力殘留」,這導致我們在處理造成工作中斷的需求時,產生執行力低下的問題。本文提出「復工備妥計畫」的改善策略,只要花幾分鐘迅速記錄遭中斷任務的進度,並建立簡單的復工計畫,就能好好規畫這些被打斷而變得零碎的時間。

一直以來,工作受到干擾而中斷是生活現實的一部分,因為會議、簡訊或聊天訊息、電子郵件及與同事的談話,都持續不斷地切割我們的時間,因而讓我們常常分心。隨著新冠肺炎全球大流行迫使許多人在家工作,同時管理工作與非工作的責任,導致已經切割得很破碎的時間變得更為零碎。根據我們最近針對202名專業人員的一項問卷調查(是在新冠肺炎疫情爆發之前進行的),40%的受訪者表示,每天會經歷十次以上的干擾,15%的受訪者則表示,每天會出現二十次以上的干擾。其他幾項調查的研究顯示,從資訊科技專業人員到醫療服務人員等各類員工,每隔6到12分鐘就會受到一次干擾。如果干擾是如此頻繁且似乎無法避免,那麼干擾對我們的工作會造成什麼影響,而我們該如何因應處理?

本文作者之一(勒羅伊)稍早的研究顯示,我們的大腦很難在不同工作任務之間切換注意力。多半時候,我們部分的注意力會維持專注在受到干擾的那項任務上,無法完全轉移到干擾我們的那項要求上,而她創造了「注意力殘留」(attention residue)這個詞來稱呼這種現象。這種情況之所以會發生,是因為我們對完成這件事有根本的需求,因而導致大腦難以執行注意力的轉移;我們會堅持不放手尚...