溝通電子郵件、即時訊息和打電話,如何選擇?

電子郵件、即時訊息和打電話,如何選擇?

What Email, IM, and the Phone Are Each Good For

電子郵件雖然已經是現代人習慣的聯絡方式,但很多時候,電子郵件並不是最適當的溝通方式。在今天的職場上,能夠順利傳達重點的重要性與日俱增,因此重點在於為自己的溝通方式負責,選擇盡量讓對方容易回覆的方式。

幾週前,手下銷售團隊寄來一封電子郵件,但當時時間不夠寫個完整回應,所以我決定待會再好好找時間回信,結果就是那封信很快被埋到其他事情底下。時間這樣過了一週,又有人重新將信轉了過來,這次加了一句:「只是想確定你收到了。」這次我抓起電話,雙方討論五分鐘,對方就得到了需要的答案。

電子郵件已經成了現代人習慣的聯絡方式,平均每人每天會收到122封工作郵件。雖然電子郵件很適合用來重述重點、更新現況、交換資訊,但也有很多時候並不是最適當的溝通方式,反而可能拖慢速度,或是模糊重點,就像上面提到的例子一樣。

身為發出訊息的人,就該負責用正確的方式,傳達要表達或是詢問的事情。每個同事手上事情都很多,想在需要的時候得到需要的回應,就必須儘量讓對方回答起來更方便,而這正是「選對方式」的重要之處。要選擇究竟該傳即時訊息、寄電子郵件、打電話、或是安排開場會,應該考慮兩件事:

事件的本質為何?是針對特定事項、只是要傳達資訊嗎?這種時候,即時訊息或電子郵件可能是最佳選項。然而,如果事情細節複雜、或是內容敏感,可能就比較適合打個電話,或是快速見個面。而如果想講的事情需要相關各方人士都提出意見,或許就應該召開電話會議,或是直接...