愈來愈忙?小心踏入「時間管理陷阱」!

Time Management Won't Save You
丹恩.詹森 Dane Jensen
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現在的工作愈來愈複雜,我們經常覺得時間不夠用。如果你把所有的待辦事項,塞好塞滿工時的每一刻,讓行事曆毫無空隙,還覺得:「我實在太有效率了!完全沒有浪費任何時間!」小心!你已踏入「時間管理陷阱」,你會發現自己愈來愈忙、精疲力竭……怎麼回事?難道我不該妥善安排時間管理嗎?本文告訴你迷思在哪裡,並教你該如何擺脫這個困境。

對許多人來說,壓力的一個主要來源,在於總是感覺時間不夠。因此,許多人求助於時間管理。我們試圖變得「更有效率」,把一小時的會議,壓縮成半小時的「衝刺」會議,或是在行程表的空檔中塞進小型任務,盡可能減少沒有生產力的時間。但矛盾的是,時間管理通常會加重我們面對的壓力,而不是減輕。隨著效率提升,我們會騰出更多時間容納更多任務,進而覺得更有壓力。當我們感到不堪負荷時,最好從根本原因下手:任務、決策與分心情況的「數量」本身。

時間管理的陷阱

新冠肺炎爆發後,人們轉變為遠距工作,因此有機會進行一項有趣的自然實驗,清楚說明時間管理的矛盾。超過四分之三的人表示,居家工作能節省時間,通常是省下通勤與出差,而約一半的遠距工作者表示,自己變得更有生產力。

雖然這些人表示自己省下時間,而且生產力提高,但企業軟體公司艾特萊森(Atlassian)的數據顯示,全球平均工作日已延長了整整三十分鐘,這與我們預期人們會更有效運用時間恰恰相反。使問題更複雜的是,這多出的三十分鐘工作時間,大多是犧牲傍晚通常用於休閒的時間。

時間管理承諾我們,如果變得更有效率,我們就能空出時間,從容分配給全部的待辦事項。然而,時間管理就像在海灘上挖洞:坑洞愈大,湧入的水就愈多。在可能有無限多要求的世界中,在你的行事曆上空出一小時,彷彿是發射信號彈,宣稱你有餘裕轉移到另一項專案,或是再多擔任一個角色。

這並不是說時間管理毫無價值。生產力很重要。但在身心俱疲很普遍的世界中,我們也需要策略來削減工作量,而不只是容忍應付。你可以進行以下三件事,來擺脫這個困境。

1.減少任務數量

待辦事項代表一種協議:「我會負責在下週會議上,報告預算的最新情況」、「我回家時,會買點東西當晚餐」,或是「今晚稍晚一點,我會寄給你更新的簡報檔」。

一旦達成協議,就會開始產生兌現的壓力。如果我們必須打破或重新談判那項協議,就會因為要進行棘手的談話,而感受到額外的壓力,也會因為讓他人失望而感到愧疚。若要減輕任務數量帶來的壓力,請一開始就堅守底線,這樣你就不會在之後被迫重新談判。該如何堅守底線,取決於你待辦事項堆積的原因,是因為被指派更多任務,還是因為自己選擇承接更多任務。

對那些指派給你的任務,請從優先順序的角度思考,而不是所需的時間。當上級請你做某件事,你若是回答「我沒有時間做這件事」,可能會感覺太無禮。相反地,你不妨考慮詢問:「跟X、Y與Z相較,你希望我把這件工作擺在哪一個順位?」這麼做有兩項好處。首先,決定優先順序的責任放在上司身上,而不是你身上。第二,可以把這段對話從二選一的選擇題,重新定義成共同討論何者是最重要的任務。

針對你正在考慮是否要再承接的任務,請先在行事曆上劃出時段。我們經常因為對自己的處理量能太過樂觀,而導致不堪負荷。我們查看行事曆,看到一些空檔,於是想:「好,我應該可以在週五前完成這件事。」然後,週五來臨──看吧!就是做不到,我們只得重新談判。

難處在於,你的行事曆通常只顯示會占據你時間的同步工作(也就是你與其他人一起同時執行的任務):開會、通電話、喝咖啡閒聊等。你的待辦事項是另一張清單,列出你要花時間來完成答應他人的非同步工作(也就是你獨自進行,而不是與他人一起即時執行的任務)。解決方法是什麼?把你的行事曆與待辦清單合併,在行事曆上為你的每一件待辦事項空出時段。你若能完整看到你承諾要做的所有工作,就能先看清自己真正的處理量能,然後再決定是否同意承接更多工作。

2.用原則取代決策

全球在去年因疫情所經歷的特色之一,就是要進行一連串永無止盡的決定:我是否要送小孩去上學?我是否可以拜訪父母?回到辦公室是否安全?在資訊不全的情況下,持續面對會引發重大後果的決定,可能會導致科學家所謂的認知超載(cognitive overload),也就是我們被要求必須進行的心智工作,超出我們的處理能力。認知超載既會讓你更容易犯錯,也會大大加重你不堪負荷的感受。

你可以開始用絕對原則來取代做決定,以減輕認知負荷。例如,減重管理科學告訴我們,說「我晚上7點後禁食」的效果,優於說「我會限制晚上7點後吃的點心」。因為後者帶來無數個後續決定:「我可以吃這杯優格嗎?來片水果怎麼樣?」而7點後禁食的絕對原則,一勞永逸地杜絕其他可能。要做的決定也消失了。

提摩西.費里斯(Tim Ferriss)是成功的作者與播客主持人,他將這稱為「找到可以抵消一百次決定的那一個決定」。對費里斯的工作內容來說,這代表建立「不在2020年閱讀新出版的書籍」這個原則。因為幾年來,急切的作者與他們的公關人員,敦促他閱讀、評論,還是吹捧新出版或即將出版的書,每週達數十本,使他應接不暇,而這項全面性的原則,讓他再也不用逐一進行數百次與書相關的決定。

史帝夫.賈伯斯(Steve Jobs)有項知名的決定,就是每天穿同樣的衣服,以消除每天早上選擇服裝的決策疲勞。高階主管獵才公司軒德(Heidrick & Struggles)加拿大分公司總經理喬恩.麥奇(Jon Mackey),設下週五不開會的原則。之前,他曾因要逐一決定是否接受或拒絕每一場會議,而損失深度工作的時間,因此,他決定在每週創造可以專心的一天。

3.運用結構化安排來盡量減少分心,而不是靠意志力

分心使我們無法完成任務,也無法做出最重要的決策。造成我們感到不堪負荷的因素中,分心是特別有害的一項,因為分心會讓我們無法感受自己處理壓力來源的進展。

你如果嘗試用意志力杜絕分心的來源,例如社群媒體,就是在對抗我們這個世代中最傑出心智組成的大軍。他們持續不懈,專注於如何利用臉書(Facebook)創辦人總裁西恩.帕克(Sean Parker)所謂的「人類心理的脆弱」,竊取你一部分的注意力。在分心方面,結構化的安排總是會擊敗意志力。

我曾合作過的幾位企業領導人,都會在一天中安排幾個時段,關掉電腦的Wi-Fi,以集中精神。其他人則舉行三十分鐘的會議,團隊可以在會議中迅速解決問題,以及得到指導。這大幅減少人們一整天裡,詢問「我能占用你五分鐘嗎?」的次數。

德勤(Deloitte)前執行長凱西.恩格伯特(Cathy Engelbert)拒絕安排接連不斷的會議。相反地,她請助理保留一些十分鐘的空檔,進行她所謂的SMOR(small moment of reflection),也就是思考的短暫片刻。運用這種短暫的休息恢復,使得她在會議結束時,不會因為接下來即將舉行的會議而分心,也不會在目前的會議中想著前一場會議。

在全部這些情況中,解決方法並不是提高效率,以容納更多任務、更多決策,以及更多分心情況。當務之急很明確:簡化。減少你承擔的任務數量、以原則來取代決策,以及做出合適的結構式安排來消除分心。

(游樂融譯)



丹恩.詹森 Dane Jensen

跨學科領導力培育公司Third Factor執行長,該公司的業務跨足體育活動、企業、學術與政府。他是美國北卡羅萊納大學凱萊商學院(Kenan-Flagler School at the University of North Carolina)專任教師,也在加拿大皇后大學史密斯商學院(Smith School of Business at Queen's University)授課,著有《壓力的力量》(The Power of Pressure, Harper Collins),於2021年春天出版。


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