三步驟助你下筆如神

3 Ways to Make Your Writing Clearer
珍.羅森維 Jane Rosenzweig
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如果你還在截稿前幾分鐘,對每個詞句錙銖必較,不妨注意整體句子或整段文章,是否真的夠清晰,足以表達你想傳達的重點。本文提供三種修改文句的方式,包括開門見山地切入正題、運用聲明句式,以及讓讀者明確知道你的重點。活用這三種修改法,提高你的寫作能力。

寫作很難,在截稿時間壓力下寫作更難。你可能也會像與我合作的許多作家,把截稿前那寶貴的幾分鐘,浪費在略微調整修改一些句子,像是這裡改一個字、那裡刪一個詞(然後再加回去)。你當然應該在每次交稿之前都檢查拼字和校對,然後才按鍵寄出。但如果你表達的訊息不夠清楚,那麼把「採購」改成「購買」,就像是在鐵達尼號的甲板上重新排列椅子一樣,是救不了你的。

面臨時間壓力的時候(承認吧,大多時候都是如此),如果能優先去做可讓你的訊息更清晰的修改,就能得到最好的結果。只剩五分鐘,就別再只顧著斟酌某個句子,而該用以下三個策略,專注在文章的整體:

1.刪去「從很久以前」的開頭,直接切入正題

以下這段文字,是一份預算備忘錄的開頭:

預算的編製之所以複雜且困難,是因為必須在很多不同情況下滿足許多不同的利害關係人。我們既沒有無限的資源,也無法一直滿足所有人。我們必須進行策略性思考。我們若是考量增加數位行銷費用的贊成與反對意見,會讓情況變得更複雜。由於數據並不支持增加數位行銷的做法,我經過仔細考量所得到的結論是,我們應該把重點放在擴大銷售團隊。

這段文字中,「由於數據」之前的所有內容,都屬於「從很久很久以前」式的開頭,因為這種說法大致的意思就是「從很久很久以前,大家就對預算有很多想法。現在要概略地、但不是很有啟發性地回顧一下這些想法。等到我讓你覺得很無聊了,我就會向你說明我對這個主題的具體想法」。雖然這種「從很久很久以前」的句子,可能有助於你在寫草稿時引導到你的主要論點,但這些句子到最後其實會模糊掉你的重點。在這段文字中,真正的重點是最後一句:

我經過仔細考量所得到的結論是,我們應該把重點放在擴大銷售團隊。

在大多數情況下,讀者並不需要知道任何人曾對你的主題有過的所有想法。他們只需要他們現在對這個主題該知道的東西就夠了。如果你在文章一開始就提出你的主要論點,就能將讀者的注意力集中在該注意的地方。只保留對你的訊息很重要的背景資訊,其他資訊都刪除。

2.將敘述式的主題句改為聲明式

段落的第一個句子稱為「主題句」,能告訴讀者這個段落接下來的部分要談的是什麼。讓我們看看以下兩種主題句有何不同:

敘述式的主題句:我星期四和客戶開過會。

聲明式的主題句:星期四我和客戶開會,現在我建議重新思考我們的提案說明。

雖然敘述式主題句也提供了可能有用的資訊(有一場會議,舉行日期是星期四),但讀者還不明白為什麼這些事實很重要。另一方面,聲明式主題句能立刻讓讀者的注意力有了焦點:星期四的會議之所以重要,是因為當天會議上發生了某些事,導致你改變了對提案內容的想法。於是,我身為讀者能夠知道這一段接下來可能的內容,我會看到有關我們該如何修改提案、原因是什麼的說明。而你也會知道自己在這段應該寫些什麼。

然而,如果你確實只是想敘述某件事(某場會議、某次對話、某項產品),該怎麼做?就算是這種情況,你的主題句也應告訴讀者該把注意重點放在哪裡。例如,有個段落要敘述一場與客戶的會議,第一個句子有以下兩種寫法:

敘述式的主題句:我和客戶在他位於波士頓的辦公室見面。

聲明式的主題句:我和客戶的會議,重點在於未來成長的計畫。

這兩個句子,都會讓讀者有心理準備要討論這場客戶會議。但讀過那個敘述式主題句之後,讀者只知道那場會議是在波士頓。相反地,聲明式主題句清楚點出那場會議產生了有關未來成長的計畫。段落的第一句使用聲明式主題句,就能讓讀者知道接下來該期待什麼,也提醒自己在這個段落的後面該寫些什麼。你若是養成習慣寫聲明式主題句,之後就能少做一些編輯修改。

3.一定要讓讀者知道該做什麼,除非你希望他們不要做任何事

看看下列兩個句子有何不同:

所有經理應在星期五中午之前核可及提交費用報告。

費用報告應在星期五中午前完成核可及提交。

在第一個句子裡,我們知道誰該做什麼(經理應該做的是核可及提交)。而在第二個句子裡,我們知道要採取兩個行動,卻不清楚是誰要做什麼。是否應該由經理來核可報告,但讓組員提交報告?還是經理負責做這兩件事?團隊的所有成員,是否都知道誰負責核可費用報告?

你之前可能聽說過「應該盡量用主動動詞」,而如果用主動動詞來寫上述那個句子,就一定能避免對費用報告的權責產生混淆。但我並不是建議一定要使用主動動詞。其實,如果你希望人們去做某些事情,才應該在句子裡寫出他們該做什麼。看看下列兩個句子有何不同:

執行長決定要關閉分店。

關閉分店的決定已經定案。

在第一個句子裡,我們明確知道發生了什麼事。執行長做了決定,而決定就是要關閉分店。在第二個句子裡,我們知道關閉分店這件事的事件內容,但不知道事件牽涉到的人,也就是誰下了這個決定。不過別急著重寫第二個句子,應該先考慮寫這句話的目的。有可能是重點在於「關店」這件事,而你並不想讓人把重點放在「是執行長下的決定」。如果是這樣,就該選擇第二句的寫法。另一方面,如果你想強調大刀闊斧的新任執行長所做的一連串決定,就選擇第一種寫法。

建議你下次寫完文作還剩幾分鐘可用的時候,試試上面這三項策略。你若是養成這些習慣,就會發現以後就不需要在最後一刻忙著做那麼多修改了。

(林俊宏譯)



珍.羅森維 Jane Rosenzweig

哈佛大學寫作中心主任。她是耶魯大學(Yale University)學士、牛津大學(Oxford)文學碩士,以及愛荷華大學(University of Iowa)作家工作坊(Writers' Workshop)創作碩士。她也是《大西洋月刊》(Atlantic Monthly)的責任編輯、《紐約客》(New Yorker)小說部成員。


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