懂得取捨,造就高生產力

The Most Productive People Know Who to Ignore
艾德.巴帝斯塔 Ed Batista
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面對排山倒海而來的邀約與待辦事項,我們通常會覺得需要決定優先順序,依序處理;但其實排事情的優先順序雖必要,卻不見得有好效果。

我所指導的一位顧客,是一間大型律師事務所的管理合夥人之一,我們一直在努力的一件事,是協助他更有效地處理來自四面八方的密集需求。這些需求包括:顧客期望他有空面見他們,公司合夥人和其他員工有疑慮及紛爭等他解決,外加收件匣裡處理不完、來自上述這同一批人(還有其他人!)的信件,以及沒完沒了的未完成工作清單。當然,還有其他事讓問題更加複雜,像是花時間陪所愛的人、朋友、運動,和其他的個人需求。

當我們面臨排山倒海而來的邀約,無暇處理時,我們常接收到的建議是「決定優先順序(Prioritize)!」,這似乎像是某種咒語,可讓問題神奇地迎刃而解。但是,我從幫助人解決管理工作量的經驗中學到,排事情的先後順序其實作用不大,部份原因是它做起來太容易了。讓我們為它下個定義:所謂「決定優先順序」,就是一個依據重要性,把事情排序的過程,像是要花時間見的人、未完成工作清單上的項目、收件匣裡的訊息。儘管偶爾會碰到判斷上的小困難,整體而言,這是項直接了當的認知工作。當有一個會面請求、一項待完成事宜,或是一封電子郵件進來時,我們就可直覺判斷出它是否重要,能夠很快地把它和其他事項做比較,然後排出優先次序。

問題來了。在排好優先順序後,我們就把它當作所有的事情都值得我們投注時間和精力,至於比較不重要的事,我們會「晚點」處理。但這個晚點從沒真的來到。清單上的工作項目永遠沒有做完的一天。

我們的時間和精力是有限的資源,一旦我們的專業生活開始必須擔負起一定程度的責任,無論工時多長、工作多賣力,我們都再也無法滿足我們所面對的所有需求。想要見我們的人,隊伍已經排到門外、排到街上。我們待完成的工作清單長得碰到地。我們的收件匣永遠有未讀信件。

很多人所犯的錯誤是,以為自己有辦法讓列入清單的標準降低──不管是要更努力工作、花更多時間工作、還是「更有頭腦地」在工作(這到底是指什麼不重要),抱有微弱的希望期待在某一天,我們的進度會來到清單上的最後幾項。

關鍵在於瞭解到排事情的優先順序雖必要,但卻不見得有好效果。重要的下一步,套用醫療用語是做「檢傷分類」(triage)。處理緊急狀況的醫療人員必須決定誰需要立即救治、誰可以等、誰其實不需要協助、還有誰已經來不及救了。對我們來說,做鑒別分類不只是針對那些最重要的工作事項,然後把那些次要的事情延後到「晚點」再做,而是要主動積極地,忽略掉很大一部份重要性低於某個標準的事務。

第一步是要從新的角度,看待你工作做不完這個問題。把收件匣裡滿滿的信、還有門前排滿的失望人們,都看成是我們事情做得失敗的徵兆,這種想法並無太大助益。這種觀點可能能激勵我們工作得更勤快,期望某天能獲得勝利,但其實是枉然。我們根本沒機會在任何有意義的情況下,打贏這場仗,因為一旦工作資歷累積到一個程度,無論我們為工作奉獻了多少,我們得面對的潛在需求,總會超出自己的能力範圍之外。所以說,收件匣、工作清單和在門外排隊的人,事實上都是成功的象徵,證明有人想要我們的時間和注意力。此外,終極的勝利,不在於戰術之爭裡的求勝,而是打贏整場戰爭:求的不是清空的收件匣,而是要把收件匣裡的真正重要的訊息處理完。求的不是把工作清單上的事全做完,而是辦完然後劃掉所有真正重要的事項。求的不是門外沒人等著見我們,而是只剩些不見無所謂的人在排隊。

下一步是停止使用錯誤的工具。我們花大量的精力在「時間管理」和「個人生產力」上,儘管這些付出在戰術層面能獲得一些成果,但若談到鑒別分類策略任務,它們就沒什麼用了。切記:你不是在列清單,而是在把分隔點決定出來,然後切實遵守而為。

最後,我們需要特別討論一下做鑒別分類的情緒層面,因為這個動作不單單只是個認知判斷的過程而已。

主動積極地忽略事情、向人說不,會引發許多的情緒反應,這對我們的決定和行為會產生強大的影響。這正是做鑒別分類的困難之處,且在我們領會它的情緒面向之前,儘管我們努力要透過智能干預控制工作量,都不太可能成功。

這個過程可能是個現在進行式。在不久前,當你讀到「沒有真正重要的人物」這句話時,你可能會有點退縮,且覺得這樣講聽來無情。我讀到的時候也會縮一下,更不用說我還在這裡寫出來了呢!但就是因為這種尋常的反應,我們才會把自己寶貴的時間和精神,花在那些不值得投資的人身上。做有效的分類跟當個混蛋兩者之間,只有一線之隔,我們很多人都太擔心變成惡人,所以都離那條分際線遠遠的。

想要有效地做好分類,我們必須提升自己的能力,來管理那些疑慮和其他的相關情緒(這裡的「管理」可不是指「壓抑」)。就像南加州大學(USC)的神經科學家安東尼歐.達馬吉歐(Antonio Damasio)(還有其他曾有第一手經驗的人)所說,情緒會藉由「創造對抗客觀事實、高於一切的偏見,或是干擾如工作記憶(working memory)這類輔助人下決定的機制」,阻礙有效的決策過程。

當我們出於己意選擇忽略;也就是鑒別分類要做的重要決定,內心會產生一些我們無法完全掌握的情緒。此時我們的遭遇,正呼應了上述達馬吉歐的看法。

當有太多人、事、物需要我們花時間處理時,我們可能會覺得焦慮、害怕、忿恨,或甚至生氣。但我們常常沒有充份意識到這些情緒,或與它們保持接觸,好有效地利用它們。它們在主動意識之下的層次流經我們,無情地主導我們的行為,但在許多時候,尤其是在有壓力的時候,我們都無法意識到它們的影響力,因而喪失做出最符合我們需求的選擇的機會。

情緒管理要升級,是項複雜的工作,但的確有些我們能夠依循的步驟:

• 調整我們的心理模式,好反映出情緒的重要性,以及它們在理性思考和決策過程裡所扮演的角色。我們的信念會形塑我們的經驗。

• 好好鍛鍊我們的體魄。規律的運動和充足的睡眠,能增強我們覺察及管控情緒的能力。

• 投入規律的內觀活動。靜坐、寫日記或其他幫助我們反躬自省的活動,可以提升我們指引自身思考能力,幫助我們更精確地感知到情緒,並為我們的經驗提供新的視角,讓我們弄清楚自己心裡有哪些感受在起作用。

• 擴充我們的情緒字彙。這裡指的正是量的擴充。用大量的字彙來描述我們的感受,不僅讓我們跟別人的溝通變得更好,也幫助我們更正確地瞭解自己。

最終的目標是以不適感增加我們的舒適感--承認自己會因要把工作做分類而產生為難的情緒,讓我們能面對自己永遠做不完的工作事項、收件匣裡回不完的信,還有那群等著要見我們的人,在必要時用溫和但堅決的態度說「不」。

(陳佳穎譯)



艾德.巴帝斯塔

艾德.巴帝斯塔 Ed Batista

史丹佛商學院(Stanford Graduate School of Business)的執行教練和講師。他定期為edbatista.com網站撰寫與教練指導和專業發展有關的題材,也是《哈佛商業評論:訓練員工指南》(HBR Guide to Coaching Your Employees)的作者之一。


本篇文章主題自我管理