簡報技能演講時,請把聽眾放在首位
演講時,請把聽眾放在首位
The Best Public Speakers Put the Audience First
- 簡報技能
- 黛博拉.格蕾森.雷格 Deborah Grayson Riegel
- 2023/05/16

Martin Barraud/Getty Images
演講是什麼?把你所知之事告訴大家?如果你的第一個反應是這樣,恐怕就落入陷阱──演講是解決聽眾想要和需要知道之事,所以主角不是你,應該是聽眾。想要辦到這一點,關鍵就是僕人式領導(servant leadership),本文指出做到這一步的關鍵要素。
幾年前,我從紐約前往瑞士日內瓦,擔任世界傳播論壇(World Communication Forum)的閉幕專題演講人。我很高興有機會與全球領導人討論非英語母語的演講人,如何能夠更清晰和自信地表達他們的構想,以及他們自己。在被分配到的 45 分鐘時段裡,我準備了優質研究、相關範例、從我著作中摘錄關於該主題的可行要點,以及讓聽眾參與的充足機會。
但是後來大會延遲。在我上台之前的每一項演講和座談會,都超出時間限制。等到我的閉幕演講時段到來,我只有 8 分鐘的時間做 45 分鐘的演講──我飛越大西洋要發表的演講。
以下是我想做的事:大聲叫喊,堅持我的完整演講時間,然後趕搭下一班返回紐約的飛機。
以下是我改做的事:控制自己的情緒,同理聽眾的欲求和需求,並進行8分鐘的演講,為他們提供可以立即使用的實用訣竅和工具。
以下是事情經過的情況:很棒。與會者對我的因應能力、專注和幽默感表示讚賞,並感謝我沒有讓他們延誤晚餐。
此刻,我選擇了僕人式領導(servant leadership),而不是自利。
「僕人式領導」一詞是由羅伯.格林利夫(Robert K. Greenleaf)創造的,指的是「分享權力、優先考量他人需求,並幫助人們盡量發展和展現績效」的領導人。這與將權力集中於「金字塔頂端」的一人的傳統領導模式形成對比。
身為公開演講人,我們常常會覺得自己處於金字塔的頂端,因為我們都處於房間的前面。人們很容易將演講解讀為一個機會,可以展示我們所知之事,而非解決聽眾想要和需要知道之事,但那樣一來,會使演講的重點變成「我們」,而非「聽眾」。相形之下,採取僕人式領導的演講人展現了自我覺察、同理心和遠見。以下是你可以做到這幾點的方法。
造就僕人式領導人的因素
自我覺察
當我了解到必須把自己幾個月來一直在下工夫的演講稿刪減近80%,就感到極度憤怒和焦慮。我很氣惱其他演講人超出規定的發言時間,也擔心自己無法及時調整演講詞,使演講既簡潔又有說服力。
而且我也了解到,做為明顯很善於表達的人,我可能會將那種憤怒和焦慮傳遞給聽眾。情緒是具有感染性的,領導人必須體認到他們的情緒可能「感染」他人,無論是好是壞。此外,一個人的表達能力愈強,其他人就愈有可能注意到那種表達出來的神色,並加以模仿。
除非我想要憤怒和焦慮的聽眾,否則我必須在上台前管理自己的情緒。很可能你在進行演講之前經歷過焦慮(以及許多其他情緒)。利用這種自我覺察來確保你不會使你的聽眾受感染。一種策略是「透過命名馴服情緒」(name it to tame it)。這項技巧最初由加州大學洛杉磯分校靜觀覺察研究中心(Mindful AwarenessResearch Center)的創始共同主任丹尼爾.席格(Daniel Siegel)博士開發,技巧包含在情緒發生時注意自己的感覺,並加以命名。辨認你的情緒,可以迅速減少這種情緒在大腦和身體引起的壓力和焦慮。
你也可以問自己,「WTF?」(what the func──有什麼作用?)。根據麥克李恩醫院(McLean Hospital)教練指導學院(Institute of Coaching)共同創辦人兼聯合主任、哈佛醫學院心理學家蘇珊.大衛(Susan David)博士,我們的情緒具有某種作用。情緒試圖引起我們的注意,並提醒我們注意自認很重要的需求和價值觀。當你演講時,自問那些情緒有什麼作用。你之所以感到焦慮,也許是因為你非常在意準確性,而且不想弄錯事實。你之所以感到擔心,也許是因為你的動力是和諧,而你即將說出一些可能會使局面失衡的話。
而且,如果你和大多數人一樣,在大眾面前演講通常會感到焦慮,是因為你重視卓越(「如果我做得不好怎麼辦?」)或接受度(「如果他們不喜歡我的想法怎麼辦?」)。利用你追求卓越的動力,練習向同事大聲發表你的演講,並利用他們的回饋意見來改進。如果你擔心接受度,那就請你和會向你提出反對意見的同事一起練習。透過練習如何處理反彈和異議,你將獲得更多關於聽眾疑慮的見解,並做好更充分的準備,能夠在當下處理這些疑慮。
不論你有什麼不好的情緒,都要知道它們會把你引向某些事物,而那些事物是你所重視的──而且讓你可以用來成為更以聽眾為中心的演講人。
同理心
如果你問我演講人最常犯的錯誤是什麼,我不會說:使用欠缺實質意義的填補詞、使用乏味的 PowerPoint,或是無法回答棘手的問題。
我會說,演講人最常犯的錯誤是,主要都在談他們想談論的想法,而不是對聽眾的希望和恐懼感同身受。
以僕人式領導方式演講,會翻轉這種模式。你不會優先考慮自己的議程,而是將聽眾的議程置於你的議程之前。你會先尋求了解,而不是被了解。即使你有不同的經歷,你也會對他人表現出好奇、關心和同情。
在日內瓦,我想要得到主辦單位承諾給我的所有 45 分鐘上台時間,但我知道,拚命爭取演講時間,是要服務我自己,而不是要服務那些煩躁不安、飢腸轆轆的聽眾。
因此,我優先考量的是他們從我演講中獲得最適用資訊的需求,而不是我對於講述趣聞的渴望。我告訴他們,我體認到,阻隔他們吃晚餐的因素就只有我,而我不會讓他們延誤晚餐。我也提到,我知道他們已經坐了好幾個小時,並邀請他們在我講話時站起來、走動、伸展,或做任何他們需要做的事情。
以下是一項練習,你可以用來協助自己培養從僕人式領導角度演講時,需要展現的同理心:想像一張床──任何一張床都可以。讓那張床激發你詢問以下關於聽眾的僕人式領導問題。
- 是什麼因素促使他們早上起床?換句話說,是什麼事情讓他們感到興奮和受到激勵?是成長?機會?協作?創新?那是你在演講中應該優先考慮什麼要素的線索。如果這是內部演講,你可能會知道這一點,因為無論你的演講對象是誰,這些人都會在之前的會議、對話或電子郵件中分享這些目標。對於外部聽眾,你可以詢問召集會議的人,或者聯繫幾位與會者,透過電子郵件或快速打個電話詢問他們。
- 是什麼因素讓他們徹夜難眠?他們在擔心什麼?是時間嗎?錢?品質?員工總人數?能見度?可行性?名譽?不管是什麼,那是你的第二條線索,可以提示你在演講中應該優先考慮什麼。你也可以使用上述的相同策略,尋找這個問題的答案。
一旦你了解聽眾的想法和感受,設計你的演講時首先要處理那些主題。你會得到聽眾的注意和支持,因為你展現了同理心而非只顧自己。
遠見
僕人式領導人利用本身的經驗和直覺,進而從過去的經驗中汲取心得教訓,了解目前的現實情況,並合理預測未來某項決策的後果。
傑出的演講人需要能夠做到這一點。
做為專業演講人和演講教練長達30 年,我從過去的經驗中得知,試著讓聽眾保持注意力、興趣和善意超過他們預期停留的時間,是一場毫無成功希望的戰鬥。我也從自己做為聽眾的經歷中了解到這一點──如果有人要求我保持專注超過規定的時間,我經常會感到緊張和沮喪。
那天的實際情況是,在我之前的其他幾位演講者已經超出了他們的時間。經過漫長的一天,當時距離晚餐時間還有8分鐘。另一個實際情況是,我有 45 分鐘的內容,但我不再有 45 分鐘來傳達。我可以合理地預測,如果我決定花費比剩下的8分鐘更多的時間,會失去聽眾的關注。我還可以預料,如果我試著匆匆講完我的內容,聽眾會感到不知所措和困惑──這會損害我做為演講人的信譽。我的決定是向聽眾提供他們需要知道的最重要內容,並讓會議回到正軌。
這不是我想做的,但我的先見之明(和後見之明)告訴我需要做什麼才會有幫助。
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考慮你的聽眾
當你考慮向聽眾演講時,請自問以下問題:
有關聽眾對此主題的理解,我了解多少?
(如果你不知道,請問一下知道的人。)如果你的聽眾對你的主題不太了解,請在演講一開始就針對該主題進行一些基礎教育。確保盡量減少可能讓聽眾感到困惑的術語、口語、首字母縮略詞和技術性詞彙。(請記住,重點不是要展示你了解什麼──而是要確保聽眾了解。)如果你的聽眾已經了解你的主題而且擁有經驗,那麼就從符合他們了解程度的內容開始。
如果聽眾的了解程度不一,該怎麼辦?針對多種聽眾的演講可能會變得讓人困惑,因此請考慮你的主要聽眾是誰,並針對他們調整你的演講。然而,你仍然想要具有包容性。試著向大家大聲承認這一點,說:「我知道你們有些人剛接觸這個領域,而許多人已經在這個領域工作了幾年,有些人更是有幾十年的經驗。我將從定義一些基本詞彙開始,然後再深入談論他們了解的細節。對於已經是專家的各位,我希望你們能在今天的對話中加入你們寶貴的經驗和觀點。(我與我所屬領域的一群專家交談時,經常會這樣做,他們很高興得到認可和被邀請加入。)
關於聽眾目前的實際狀況,他們想要我了解哪些事情?
我如何才能夠證明,我知道他們為什麼會那樣想?(如果你處於掌權的地位和/或你的實際情況與他們不同,這一點尤其重要。)在這種情況下,你應該「在打動他們之前先和他們見面」──換句話說,在你試著教育或說服他們接受你的立場之前,先對他們的處境和感受表現出同情和了解。試著換位思考,這可能聽起來像是:「如果我理解正確的話,你對公司最近發生的所有改變感到擔憂,對資訊向下傳遞速度緩慢感到沮喪,並對接下來會有什麼情況感到困惑。我理解正確嗎?我有沒有漏掉什麼?」
然後,停止說話,開始傾聽。是的,即使你是「演講人」,你也可以(而且通常應該)參與對話而不是獨白。
替代選擇是什麼?不考慮聽眾面臨的實際情況,就開始談論你想要發表的內容,會讓他們覺得被誤解、不受尊重、心不在焉,甚至生氣。根據我的經驗,這不是有效或成功的演講。
我如何才能夠讓他們有機會在演講結束後繼續與我交談?
你的聽眾可能有想要分享的問題、挑戰或想法,但你可能無暇在規定的時間內處理所有的問題。為了盡可能減少他們對於自己沒有發言權的疑慮,你可以在演講時這麼說:「我知道你們可能有更多想要分享的部分,我想在演講結束後繼續我們的對話。」然後讓他們知道如何可以做到這一點,無論是在會議結束後留下來聊天、分享你的電子郵件地址,還是讓他們透過LinkedIn與你聯繫。
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成為傑出的公開演講人,重點不僅僅是進行引人注目的介紹、提供良好的眼神接觸,以及知道如何運用雙手。重點在於處理你聽眾想要和需要聽到的事情,好讓他們能夠做出明智的決定、採取行動,並感受到同理心和主動負起責任(ownership)。
(林麗冠譯)