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名家部落客系列《成功主管的五感溝通力》

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寫一封不會被人忽略的電子郵件

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長篇大論的電子郵件令人厭煩且耗費精神。內容要有重點,遣詞用字盡量求其精簡。

你的客戶和同事沒那麼多時間,從頭到尾耐心看完他們收到的每一份電子郵件。有些人一天收到幾百封信。所以他們會從可以很快處理好的信看起。他們可能永遠找不到時間回覆──或甚至閱讀──其餘的信件。

那麼你要如何吸引他們的注意?試試以下的做法:

該大寫的地方大寫,該有標點符號的地方有標點符號。

良好的寫作有它必須注意的慣例。這對電子郵件來說可能像是在浪費時間,尤其是當你在手持式裝置上敲打訊息的時候。但是把事情──小事情──做對很重要。即使你們那一群人發訊息不大寫或加標點符號,但有人這麼做的話,便會顯得很吸引人。違背書寫語言的基本規範、倉促間寫成的電子郵件,會透露一個人粗心草率的個性。有些簡寫,更是令人丈二金剛摸不著頭腦。一開始就把訊息表達清楚,所花時間比後來需要解釋你的真正意思還要少。

單刀直入說重點(當然要有禮貌)。

有所要求時,務必明說。不要一開始就過分恭維收件人──但是簡短的致意可能有幫助(例如「很棒的訪談。謝謝寄給我參考。可以幫我一個忙嗎?」)。 明白說出截止期限,以及收件人準時將工作做好所需的其他細節。

言簡意賅──但不要過分簡短。

長篇大論的電子郵件令人厭煩且耗費精神。

愈是需要往下拉動捲軸或滑動頁面,他們愈是不會仔細閱讀你的訊息。他們可能只是走馬看花,漏掉重要的細節──或者完全跳過不看。所以你寫的訊息,要盡量讓對方在一個螢幕內讀完。內容要有重點,遣詞用字盡量求其精簡。

刪除無關緊要的東西之後,務必言之有物。舉例來說,如果要讓對方知道專案的最新動態,你必須提供足夠的背景資訊,提醒對方整件事的來龍去脈。站在他們的觀點去寫你的訊息。他們不像你投入你的專案那麼深入,而且他們也有其他許多事情要做。所以務必提醒他們,讓他們想起上次你寫信給他們時,情況是什麼樣子,然後說明此後發生了什麼事。

描述發生了什麼事,以及何時發生。

一家公司爆發嚴重的爭議時,律師通常會要求客戶列出「相關事件時間表」,詳細描述導致爭議發生的最重要事件。這份文件幫助每個當事人更清楚地思考事情如何演變。寫電子郵件時,設法利用類似的方法。這有助於整理你的思緒,把整件事說得井井有條。也就是說,一個故事如果有清楚的開頭、中段和結尾,比起夾敘夾議,事實和意見胡亂穿插在一起,能更有效地維繫收件人的興趣。加進精簡但能充分說明目的的主旨。

按下「傳送」鍵之前,請檢查一下主旨列。如果那是泛泛之論或者留白,你的訊息會淹沒在收件人過度擁擠的收件匣中。你是否想請對方採取行動?請在主旨列突顯這一點。你的請求必須讓對方容易看到──並且執行。

審慎選擇副本傳送對象。

只將能夠立即明白為何自己會成為副本傳送目標的人加進來;不要想都不想就按下「回覆所有人」。你的通訊人可能已經包含在「副本」名單中,如果你再犯那個錯誤,不必收到副本的人會更加氣惱。不要不分青紅皂白,將副本寄給某些人,除非你相當確定有其必要。這會破壞你的名聲,讓人覺得你做事有欠思慮。



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