會議開會指南精要
討厭開會似乎是種天性。而且這也很合理:開會打斷整天行程,也很難在會議之間的空檔做事,而且很多時候,開會似乎就是浪費時間。目前已經有很多關於開會的建議,教大家別花太多時間開會、或是更有效地運用時間,但實際運用起來效果如何呢?你真的讓開會更有成效、重新掌握自己的行程了嗎?
保羅.艾克斯托(Paul Axtell)擔任個人成效顧問已經35年,著有《開會的重要性:卓越對話的八大策略》(Meetings Matter:8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations)。幾乎所有他合作過的主管,都覺得開會令他們頭痛不已。他表示:「他們都顯得很認命,早就放棄了可以有不同做法的希望。大家都在尋求各種方法、祕訣、小偏方,但不見得都有效果。」除了艾克斯托之外,我也問了哈佛商學院的法蘭西絲卡.吉諾(Francesca Gino,著有《岔路:為什麼我們的決策會出錯,以及如何堅守計畫》[Sidetracked:Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan]),過去對於開會的傳統看法,究竟有多少是對的?
1.「開會人數愈少愈好,最多不超過7人。」
當然,不存在魔術數字。研究並未指出某個明確的數字,但吉諾表示:「確實有證據顯示,會議人數少一些有好處。」好處之一,就是比較能觀...