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如何有效召開線上會議?

What It Takes to Run a Great Virtual Meeting

企業為保護員工,而將會議改為線上會議,但缺少了面對面對談,很容易失去會議的成效。因此本文提供了8個步驟,以改善線上會議成效不彰的情況。

新冠肺炎疫情持續蔓延,許多會議可能必須因此取消,或是改為召開線上會議,或稱虛擬會議。可惜的是,線上會議的成效通常不好。

成效不彰的原因有很多,最常見的是,因為沒有直接面對面,因此出席人員通常「不專心」,在召開線上會議時一心多用;會議主辦人對於談話的目的和流程設計,也往往比較不在意。更常見的是,開會時,只有一、兩名與會人員積極主導,其他人則袖手旁觀、注意力渙散。

想改善這種情況,提升線上會議的成效,可以從以下這8個步驟著手:

第一、運用視訊

為了讓參與者覺得大家都身在「同一場」會議裡,請捨棄傳統的電話會議,改用視訊會議,像是Skype和GoToMeeting等軟體,都有許多提升效率的新功能,讓與會者更有參與感。

第二、預先做技術測試

最令人洩氣的情況就是,會議一開始就出現數分鐘的延遲,因為大家都還沒下載軟體,或出現視訊故障、聽不到聲音等技術問題。

在線上會議開始之前,所有與會人員都應該測試技術設備,確保自己能順利使用主要功能,以及不同的套裝軟體。

第三、務必看得到大家的臉

如果與會人員可以看到彼此的表情和肢體語言,視訊會議會更有效率。要求每個人坐在靠近網路攝影機的位置,有助於建立親自出席會議的臨場感。

第四...

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