告別「待辦清單」,改用「時間箱」

How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive
馬克.趙–桑德斯 Marc Zao-Sanders
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如果你打算要做某件事,就該決定你何時應完成。

我五年前讀過丹尼爾.馬科維茨(Daniel Markovitz)的一篇文章,他主張我們應該拋棄待辦清單,轉而使用行事曆。從那之後,我的生產力至少提升了一倍。

那篇意義重大的文章(起碼對我來說是意義重大),指出待辦清單的五個問題。首先,待辦清單提供太多選擇,讓我們難以應付。第二,有些任務比較簡單,更容易完成,而我們自然會被這類任務吸引。第三,我們很少會去處理重要但不緊急的任務,像是空出時間學習。第四,待辦清單本身的設計無法顯示你何時有空。第五,它們缺乏讓我們坦誠以對的承諾機制。

這些原因對我而言足夠充分了。我拋棄過去非常嚴格遵守的待辦清單(每日工作計畫),轉而採用行事曆系統,這又被稱作「時間箱」(借用敏捷專案管理的用語)。馬科維茨對待辦清單的五項批評,全都昭然若揭。我們研究了一百項生產力密技,時間箱被評為最實用的技巧。而我在過去幾年裡,也發現了時間箱的其他幾項好處,在此跟各位分享。

首先,在行事曆裡設置時間箱,可以顯示各項工作的相對位置。如果你知道某一支促銷影片週二要上線,而製作團隊需要72小時處理你修改文案的部分,那麼你就知道要把時間箱設定在什麼時候。其實,你知道要把時間箱設置在何處:因為它是視覺化的、很直覺、顯而易見。有時候人們需要的其實不是努力和盡力;而是要在對的時間完成對的事,這對所有人來說都是更好的結果。

第二,這個做法讓你能更有效地溝通與協作。如果所有的重要工作(可能就是你全部的工作)全都放在你的行事曆裡,同事就能清楚看到。所以,你不僅更有可能配合其他人的行程而規畫你自己的工作(像上一段所說的),其他人也能夠確認你的工作安排對他們來說行得通。在微軟、Google引領潮流下,共享行事曆(有設定分享對象的隱私選項)已成為企業界的常態了。

第三,這是一份記載你完成了什麼工作的完整紀錄。度過忙碌的一週後,你可能甚至無法確定到底發生了什麼事?那就去看你的行事曆。或者又到了績效評估的時候,你得知道過去這半年的高潮與低潮有哪些?去看你的行事曆。或是你很想排出一小時來制定下週的計畫,必須知道接下來有哪些工作待做。去看你的行事曆。只是要記得,你必須持有你個人版本的這份資料(也就是說,不是只由雇主擁有),以免有天你的行事曆上再也找不到這些資訊。

第四,你會覺得更能掌控一切情況。這特別重要,因為掌控感(也就是意志力、自主權等等),可能是工作中最能引發快樂的要素。時常被干擾,會讓我們較不快樂,且生產力降低。而時間箱是適當的解藥。你可以決定要做什麼、何時做,在設定的時間箱時段裡,排除一切會讓你分心的事物,把事情完成。再重複。持續掌控和可見的成果,會令人大大滿足,甚至上癮。這不僅和生產力有關(主要是外在的),還與意向(內在、發自內心的)和我們的感受有關。

第五,你的生產力會大幅提升。帕金森定律(Parkinson's law)輕率地聲稱,工作會自行擴大增加,以填滿截止期限前可用的所有時間。雖然這並不真的是個定律(比較像有嘲諷意味的觀察),我們大部分人還是會不情願地承認,這種說法的確有部分屬實(特別是關於開會的部分)。這項實務觀察的必然結果,就是我們往往在任務上花費超過必要的時間,花費的時間多寡,是受當時有多少可用時間而定(情境因素),而非那項任務實際上需要多少時間(客觀而言)。紀律嚴明的時間箱,讓我們得以擺脫帕金森定律,時間箱會為任務設定一段合理、有限的時間,讓我們遵守計畫執行。雖然很難精確量化任何一項時間管理做法或生產力工具的好處,但時間箱做法很顯然助益良多。舉個常見的例子:你是否習慣性花兩個小時(分別從許多時段抽出時間,合計兩小時)來完成一項工作,但其實你只需要心無旁鶩地花一個時間箱設定的一小時就能完成?如果答案是肯定的,那你個人的生產力可能會是現在的兩倍。

把時間箱應用在行事曆上,有各式各樣的許多好處,而且極富影響力。這項方法,會改善我們的感受(掌控感)、個人完成的工作量(個人生產力),以及我們在工作團隊中完成多少事情(加強協作)。這可能是你身為現代專業人士,所能培養的一項最重要技能,因為這能讓你找到更多時間完成其他事情。它也能夠直接運用,不需要付出任何代價。留出一段時間,來實行一個適合你的時間箱版本吧。

(游樂融譯)



馬克.趙–桑德斯 Marc Zao-Sanders

教育科技公司filtered.com執行長暨共同創辦人,該公司使用人工智慧,並透過技能和學習來提升生產力。


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