六大簡單法則讓你輕鬆管理複雜事物

Six Simple Rules for Managing Complexity
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波士頓管理諮詢公司組織學院(BCG Institute for Organization)總監伊夫.莫里耶(Yves Morieux)提出理由說明,強制推行正式的流程、架構和指導方針,只會讓事情變得更複雜。

葛林:嗨,我是莎拉・葛林。今天我訪問的是波士頓管理諮詢公司的伊夫・莫里耶,《新管理的減法》的作者。非常感謝你今天抽空跟我們談話。

莫里耶:莎拉,謝謝妳。

葛林:嗯,當你談到「複雜」時,真正的意思是指什麼?

莫里耶:我所謂的「複雜」,指的是企業為了創造價值,所需要滿足的多項績效要求。比方說,低成本和品質、速度和可靠度、標準化和客製化、創新和效率,全球一致和在地回應。過去六十年來,這些要求已經成長六倍,而且許多要求之間相互矛盾。

比方說,可靠度表示要做測試、控制和檢查,代價是犧牲了速度。創新代表了第一次做某件事。效率意謂著重複、學習、經驗,做同一件事做了十次。這就是「複雜度」,商業複雜度則意謂著,目前,企業面對了愈來愈多相互矛盾的要求。

葛林:為什麼「複雜度」愈來愈高呢?

莫里耶:「複雜度」愈來愈高,我認為有兩個主要因素。第一個因素是,讓顧客擁有更多選擇的貿易障礙不斷演變,第二個因素是,要求企業承擔責任的利害關係人,數量愈來愈多,不只是股東,同時也包括了顧客、員工、工會、監管機關和政府機構,企業如果滿足了某一個利害關係,即使那是股東,卻犧牲了其他利害關係人,受到的處罰已經愈來愈大。這就是所謂的「複雜度」,我們必須處理愈來愈多相互矛盾的要求。

不過,這並不是個問題,因為「複雜度」反而創造了打造優勢的機會。每次當你解決一項矛盾,你便釋放了新價值,促進了有獲利的成長。瑞典時裝公司H&M突破這種妥協做法,解決了時尚和可負擔程度這兩者之間的矛盾。美國西南航空,打破了停機坪上飛機的輪班速度跟可靠度之間的妥協。網路影片公司網飛,解決了豐富的內容選擇跟接觸觀眾廣度之間的矛盾。真正的問題是在組織的「繁複性」,也就是激增的架構、流程、系統、計分卡、矩陣、獎勵誘因、報告需求、協調單位、層級和群集,組織運用這些工具,試圖回應新的商業複雜度。

如此的「繁複性」創造了一種迷宮,員工在當中失去了方向,喪失了意義,覺得工作壓力很大,難以負荷,他們精疲力竭,深受工作折磨,因為必須花越來越多時間開會和寫報告。經理人40%的時間在寫報告,30%的時間在開會,所以經理人最多只剩下30%的時間留給他們的團隊。因此,他們的團隊管理不善,團隊成員缺乏正確引導,工作方向錯誤。他們必須執行、取消執行和重新執行。根據我們的分析,在繁瑣程度最高的組織裡的團隊,他們最高可以浪費掉60%的時間,因為他們的工作都是沒有加值的活動,只是工作愈來愈辛苦,時間也愈來愈長。

葛林:我知道我們沒有時間詳談你的每一項簡單法則,不過我想你是否可以讓我們大概了解一下,是否有一項最高原則,貫穿所有的六項簡單法則。

莫里耶:第一項法則是真正了解,你的員工究竟在做什麼工作。第二項,強化整合者。第三項,增加可用權力的總量,第四項,增加彼此互惠程度,第五項,延伸未來的陰影,基本上,這指的是讓員工面對自己行動的後果,藉由工作流程中內建的回饋迴圈,直接讚揚或處罰,而不需要關鍵績效指標、控制、計分卡以及監管的責任承擔。第六項法則是,獎勵合作的員工,責怪不合作的員工。前三項法則是讓員工享有自主性的好處,好讓他們能夠運用自己的判斷,用自己的方式參與團隊,並透過其他人的合作來主動承擔責任。至於其他三項法則,則是確保這種提升後的自主性,能夠協助團體,一起合作來應付複雜度。總而言之,合作擴大了可用的解決方案的空間,而自主性讓你可以暢行在這個擴大了的空間裡尋找解決方案,而且這些方案會優於不可變更的架構預先設定好的解決方案。

葛林:這聽起來真的很吸引人。再次感謝你跟我們談話。

莫里耶:謝謝妳,莎拉。(蘇偉信譯)



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