生產力「超人」做的和你不一樣

What Super Productive People Do Differently
亞曼莎.伊貝 Amantha Imber
瀏覽人數:3096
有些人特別有效率和生產力,同樣都是一天24小時,他們是怎麼做到的?本文作者歸納出四個能提高效率的習慣:分批處理會議,留更多時間讓自己專心處理工作;避免使用滑鼠,熟悉各種快捷鍵,一年可省下八天的時間;調整自己的行為,對環境做一些小改變,激勵自己培養更好的工作習慣;大聲朗讀自己寫下的文句,做最精練有效的修改。

2018年,我發現一個在網路上爆紅的「迷因」(meme),那是一句話:「你一天擁有的時間,和碧昂絲(Beyoncé)相同。」碧昂絲是流行樂天后,我懷疑這句話是否會使人變得更有生產力,或是達到更高的成就,但這讓我想知道:成就高的人,處理時間和工作的方式,是否和大多數人不同?他們如何變得這麼有效率和生產力?

為探討這個問題,我開始在我的播客(podcast)《我如何工作》(How I Work)裡訪談許多知名作家、音樂家、藝人、創業家和企業領導人。我跟他們談論他們的例行工作、習慣性做法、實務做法和工作技巧,以了解他們如何比普通人做更多事情(甚至在疫情大流行期間也是如此)。

有四個訣竅特別突出。

(1)分批處理會議

分批查看電子郵件,已成為常見的生產力訣竅。背後想法是,你每天只查看收件匣二到三次,或是在一段時間內暫時關閉來信通知,以便聚焦在工作上,避免分心。

分批處理會議、電話或線上活動,可能同樣有效。美國俄亥俄州立大學(Ohio State University)的一項研究顯示,在接下來的一、兩個小時內有會議要開,相較於接下來完全沒有會議要開的情況,前者完成的工作量減少了22%。

想想看,在你與教授進行Zoom會議、與虛擬團隊進行資訊更新報告,或是與上司進行一對一會議之前,你會做些什麼?你最有可能做的是,思索等一下要說些什麼、慎重考慮一些提問,或是演練某個簡報。當你知道自己即將面臨重大干擾,就很難達到全心投入工作的狀態。

華頓商學院(Wharton)教授亞當.格蘭特(Adam Grant)告訴我,他已經找到解決方法。「在有課的日子,我把所有的辦公時間,保持在相同的一般時間範圍內,」他說:「我在每次會議之間,安排五分鐘的緩衝時間,以查看電子郵件的最新情況,並建立緩衝,以防會議開得太久。在沒有課的日子,我完全不安排會議,這樣就可以真正保持專心,維持生產力。」

請考慮針對自己的時間表建立規則。如果你在早晨最清醒,可以試著盡量把最花心力的任務和會議安排在較早的時段,而保留下午的時間,做為安靜不受打擾的工作時間。

(2)避免使用滑鼠

Brainscape一項研究發現,大多數人使用滑鼠而非快速鍵,因此平均每分鐘工作會損失兩秒鐘的時間,一年相當於損失八天!學習使用快速鍵,對你的生產力可能會有極大的好處。幸好,大多數軟體的快速鍵都一樣,這表示整體來說,你學得愈多,速度就會變得愈快。你可以上網尋找一些入門指南。

「我幾乎從沒碰過滑鼠,」電子郵件軟體Superhuman創辦人拉胡爾.沃拉(Rahul Vohra)告訴我(該公司聲稱Superhuman提供世界上最快速的電子郵件體驗)。她說:「那是我遵循的規則,不僅因為那是我們成立Superhuman公司的基礎,也因為幾乎我使用的所有軟體,都遵循那個規則。」

(3)調整成更好的行為

如果你想培養更好的工作習慣,WordPress和Automattic共同創辦人麥特.穆倫維格(Matt Mullenweg)告訴我,小小的行為改造,可以促成最大的收穫。「如果我醒來時,最靠近我床邊的是電子書閱讀器Kindle,而不是手機,我就比較可能會看書,」穆倫維格表示:「但如果手機在Kindle上面,我就比較可能會看手機。」

換句話說,考慮一下你想要改變哪些習慣,並思索如何改變環境,來影響這些行為。例如,你可能聽過,關掉手機,或是將手機設定為飛航模式,會讓你更專心工作。同樣地,對周圍環境做一些小改變,也可以激勵你採取行動,去做自己迴避,或是自然而然不想做的事情。

如果你想加強閱讀,可以在每個房間裡放一堆書。如果你想戒掉垃圾食物,可以把糖果藏在水果盤中的蘋果下面,這樣一來,每次你想吃東西時,都會先看到比較健康的選項。如果你想減少查看社群媒體的頻率,可以從手機刪除或卸載這些應用程式。如果你想避免整天查看電子郵件,就暫停收件匣通知,以免被每一則新通知分散注意力。

想必你已明白我的意思。

(4)大聲朗讀你的作品

無論你是否喜歡寫作,我們都必須寫東西。我們每天在工作或學校中取得的成功,有一部分取決於我們是否擅長透過電子郵件、報告、專案,甚至是文章或書籍,來傳達自己的想法。比方說,如果你是學生,你的成功有很大一部分取決於你寫作業的方式,以及你如何清楚而精確地溝通。這等於打贏了一半的仗。

「我寫的一切重要的東西,我幾乎都會大聲讀出來,」《紐約時報》(New York Times)最暢銷的作家丹.品克(Dan Pink)告訴我:「對我來說,這麼做是要測試我寫的文字聽起來是否理想。」

儘管這既費時又費力,但品克說,這個過程幫助他更妥善地修改自己的作品。他建議找出那些陳舊或難以閱讀的字詞,改成更簡單的表達方式,好讓你的文章更易於消化和理解。

大聲朗讀作品,也能讓你更正確地校對。你可以找出無法增加價值的句子,並找到適合你作品的節奏和步調。如果你在讀出自己的文句時結結巴巴,就知道這樣寫是不行的。如果對你行不通,對別人也會行不通,而這可能導致溝通不良,最終你必須花更多時間來解決。我發現品克的訣竅特別有用。儘管大聲朗讀自己的文章可能感覺很乏味,但有助於讓我的文章更清晰、簡潔,最終也會更有影響力。

有生產力不是做更多事,而是以有效率的方式做事。從現在開始,花時間採取這些簡單的策略,並進行一些小改變,好讓你每天都能完成更多事情。

(林麗冠譯)

訂閱職場新手進修電子報,專屬新鮮人的成長指南!



亞曼莎.伊貝 Amantha Imber

博士,行為科學顧問公司Inventium創辦人,也是播客《我如何工作》(How I Work)主持人,該播客內容是有關世界上最成功人士的習慣和慣常做法。


本篇文章主題職場新手進修