四個竅門,提升商業寫作力

4 Quick Tips to Improve Your Business Writing
蘿倫.布羅斯基 Lauren Brodsky
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或許你在大學已經學到足夠的寫作知識,明白如何表達自我,但商業寫作是另一種模式,更注重的是閱讀者的狀態,目的是要讓對方明確而快速地理解內容。本文提出四個技巧,包含「先表達重點」、「精簡句式」、「用大眾理解的語言」,以及「了解你的讀者」。運用這些技巧,重新修改你的電子郵件或提案,透過這些文字,擴大你的影響力。

無論你是急於尋求資金的創業者,還是整天仰賴電子郵件的中階主管,強大的專業寫作能力對於提升你的影響力很重要。但專業寫作並不容易。我在哈佛甘迺迪學院(Harvard Kennedy School)教寫作,看到專業人士每天苦於令人困惑、長篇大論且表達不清楚的寫作。所幸改進的辦法很簡單:好的寫作只專注在收信人的需求。別無其他。

我們都在大學裡學過寫作,而當時我們的寫作是為了展現自己有多麼聰明,或是自己有多麼了解那些寫作素材,因此對很多人來說,把讀者放在第一位是需要練習的。首先,要讓你的讀者更容易找到你要講的重點,做法是把重要的資訊放最前面,放在比較前面的句子、段落或文件裡。你可能會覺得這種寫法不自然,但在職場上,你的讀者都很忙。記得一開始先講結論。

還有另一種方式可展現你對讀者的同理心,就是寫得精簡。你寫的句子是否一句長達四行?請縮短。另一種提高精簡和清晰程度的方法,就是用主動語態。學術寫作以被動語態為主,但具有同理心的專業寫作則採用主動語態。若要評估你寫的東西使用被動語態的程度,你可以尋找其中一些經常使用的非主動語態的字,像是英文裡的being(現在正在)、not(不) 和has been(曾經)。找出這些字後,改用現在式和主動語態重寫這些句子。這方法不見得每次都有效,但經常是有效的,而且你重寫這類句子之後,篇幅會變短。

另外,你寫的內容要能讓大部分人理解,而不是只有某些人看得懂。你的上司(你預期的讀者)可能懂得你用的所有術語和縮寫詞,但如果他把你討論某個可能雇用的新人的電子郵件,轉給人資部門看,而他們看不懂你的專用語,那會怎麼樣?結果可能造成溝通不良,或甚至更糟的是,雇用了不適合的人。寫作時一定要設定讀你東西的人是「聰明的外行讀者」,也就是一般而言算是聰明的人,但他不見得很懂你具體談到的主題。你應避免使用縮寫,而且應該要定義所有的術語;你不該讓讀者有東西看不懂,然後覺得自己很笨,也不會希望讀者看你寫的報告或電郵看到一半時,停下來查資料。他們可能就此不繼續看了。

最後,如果你很了解讀者,你寫的東西會更好。如果你不太了解他們,就一定要先去了解他們一下。如果對方是很忙的高等教育機構的院長,而不太關心幼教(你的主題),你就寫得短一點。如果對方是對外宣稱關心人權議題、但從未付諸行動的議員,你可以找一兩項可能影響到他們而且吸引人的數據,其他不必多提。如果對方是市議會的成員,提倡要增加公共綠地,但又擔心失去停車場的經費,你可以提供其他城市的資料讓他放心。換句話說,深入了解你的讀者知道什麼、關心什麼、擔心些什麼,然後針對這些去寫。

我稱這種寫作方式為「以讀者為中心的寫作」,轉變成這種寫作方式需要時間和努力。你必須學著把文章改寫成主動語態、刪減篇幅和簡化文字。但這主要是心態的轉變;因為好的專業寫作要對讀者展現同理心。這種類型的寫作更適合閱讀,擴大來說,也更容易促成作者想要促成的改變。

(陳佳穎譯)



蘿倫.布羅斯基 Lauren Brodsky

哈佛甘迺迪學院(Harvard Kennedy School)公共政策講師,曾在美國東北大學(Northeastern University)、塔夫斯大學(Tufts University)、紐約州立大學奧本尼校區(SUNY, Albany)和斯基德莫爾學院(Skidmore College)教寫作。


本篇文章主題商業寫作