你真的知道員工為何離職嗎?

Do You Really Know Why Employees Leave Your Company?
安東尼.克羅茲 Anthony C. Klotz , 馬克.博利諾 Mark C. Bolino
瀏覽人數:30420
三個方法教你發現離職面談不會告訴你的事。

在這個千禧年當中,目前自願離職的員工人數比其他幾乎所有時候都多。有員工離職的時候,主管會感覺像是肚子被打了一拳,在情緒上和營運上都會感到慌亂。特別是員工突然失聯,沒任何說明就不來上班,有時還是到任沒幾天就突然消失,主管這種失去的感受特別嚴重。

《紐約時報》排行榜暢銷書《原則》(Principles)的作者雷.達利歐(Ray Dalio)在書中寫到,只要領導人願意反省,找出失去這些人的根本原因,那麼失去重要員工之類的挫折,就可為組織提供一個重要的學習機會。然而,主管和人資人員常常太忙著做損害控制,因而沒有進行深入剖析,以了解發生了什麼事,還有他們必須採取哪些改正行動,以避免未來發生同樣的狀況。

當然,許多組織都有離職面談流程,表面上來看,這麼做應該可以提供深入見解,以協助改善員工留任率。然而,這類面談即使真的進行得很好,仍有很多缺點。最重要的一點是,如果員工是突然消失和其他的衝動型離職,公司根本還沒機會與他們面談,人就不見了。即使真的進行了離職面談,研究顯示很大比率的員工並不會坦白說出想法。有些即將離開的員工為了留下正面的印象,而在面談時隱瞞一些重要的回饋意見,還有些人覺得,花時間提供這些資訊是在浪費時間,因為他們認為公司不願意改變。此外,即將離開的員工可能會覺得,公司對自己這麼差,因此不值得讓主管知道他們離職的真正原因。總而言之,離職面談常常沒有成效。

那麼,組織應如何以更建設性的方式,來回應員工辭職?也就是說,有哪些方式可以把員工流動帶來的痛苦,轉化為進步的動力?我們研究了數百位辭職員工和最近手下有人辭職的主管,得出以下三個建議:

調查員工是如何辭職的。

員工的辭職方式大致分成七種,從正面的、有建設性的,到負面的、有殺傷力的都有:

感激道別:員工表達感謝之意,並全力配合交接事宜。

毫不隱瞞:員工事先告知主管打算離職。

依據規定:員工離職前依規定通知主管,並解釋離職原因。

敷衍了事:員工依規定提辭呈,但不解釋原因。

逃避現實:員工以間接方式告知主管要離職,或是讓離職消息慢慢傳到主管那裡。

過河拆橋:員工離職時,對公司展開傷害性的行為

衝動離職:員工不通知就直接離職。

這些離職方式,常反映出這位員工在辭職前,對於公司和主管對待他的方式有什麼感受。因此,如果某家公司有許多員工在離職時,都對公司表達謝意,並及早告知公司,就可能表示這個組織有健康的工作環境。另一方面,如果員工往往採取過河拆橋的方式離開,領導人就應把這當成一個訊號,顯示該調查這些破壞性方式離職的原因。

要把員工的離職轉化為組織學習和進步的一個來源,第一步,是記錄這些員工的離職方式,並定期檢討。領導人若是從這些資料中發現一些模式,就可以開始尋找問題的源頭。整體來說,員工辭職時是否都會按公司規定進行(「依據規定」類型)?還是員工離職方式有很大差異?未事前告知就離職的人,是否在某些部門出現,或者某類型員工特別容易這麼做?某些主管的部屬,是否在辭職時總是會事前盡早通知?仔細檢視辭職方式,可協助公司明確看出哪些地方做得好,以及哪些地方出了問題。

詢問與離職員工最有交情的人有何想法。

儘管很多人都不會明說自己離職的原因,但許多時候,他們的同事可能知道內情,也有意願告知公司,以幫助公司改進。因此,公司可以找跟離職員工比較親近的同事私下了解情況,或許就能了解員工離職的動機。這種做法的另一個好處是,仍留在公司的員工,可能因為同事離開而感到失望和困擾,而這種做法可讓他們有機會討論自己的想法跟意見,這也許可以減輕他們的困擾。

當然,有些同事可能會覺得,公司要他們透露這種可能涉及隱私的資訊,等於是要他們背叛朋友。因此,我們建議公司先說明這種詢問可能會引發的緊張情況。領導人應該要向員工保證,他們可自由選擇是否參與這種談話,而且向員工清楚說明,公司尋求這些資訊,只是為了改善仍在職員工的體驗,以及公司的績效。如果主管與員工的工作關係良好,這種做法會最有效,因為部屬會覺得向上司吐露自己的想法在心理上很安全,不會怕公司報復自己或那位離職的朋友。同樣地,如果主管平時就習慣聆聽員工心聲,並根據員工想法來行事,這類談話就比較可能會有建設性。

檢視員工離職後的動向,並從中學習。

人資人員可以追蹤離職員工去了哪裡。舉例來說,如果有很多人離職後都回到學校,去追求更高的學位,那麼公司也許有個機會可改善留任情況,就是為員工提供全額或部分進修補助。如果很多員工離職後回家照顧小孩,也許公司可以提供更廣泛的工作與家庭安排方案,讓員工有健康的工作與生活平衡。如果很多員工都轉往某家競爭對手公司任職,就很值得仔細檢視那家公司的文化、員工發展計畫、薪酬和福利,以判斷你公司的人才為何會流向那家公司。

聽到員工說「我要離職」真的很不舒服,但如果能跳脫這種不悅,並利用以證據為基礎的方法,以判斷人才流失的原因和類型,主管和人資人員就能為公司獲得一些有價值的知識。下一次當有員工說打算離職時,你不應把心力放在設法找人替補空缺、盡量減少員工離職造成的衝擊,而應花時間思考這位員工辭職的類型、蒐集資料以了解他離職的原因,並考量這反映出哪些更廣泛的組織問題。隨著時間過去,你若善用離職所提供的學習機會(即使是帶來最多痛苦的離職),員工自願離職就會成為主管和公司持續改進的來源。

(陳佳穎譯)



安東尼.克羅茲 Anthony C. Klotz

美國德州農工大學梅斯商學院(Texas A&M University's Mays Business School)管理學副教授。


馬克.博利諾 Mark C. Bolino

美國奧克拉荷馬大學普萊斯商學院(University of Oklahoma's Price College of Business)國際企業講座教授。


本篇文章主題留任員工