精算會議日程，可以提振你的精力

對於大部分的知識工作者而言，會議仍然是一個常見的挑戰。雖然一般的建議與先前的研究，往往側重在提高會議的成效，或減少我們花在會議上的時間，但還有另一個關鍵面向很少被考慮到：我們日常安排會議的方式。然而，日程安排可以增進或者妨礙我們工作上的精力和生產力，因此值得好好研究一番。

我們在研究中調查了知識工作者每日會議排程的影響，包括某些看似聰明的策略，實際上卻可能在無意間消耗了我們的精力。讓我們來看兩個例子：

泰勒（Taylor）是一位領導一組初級分析師的資深數據專家，他注意到週四的行事曆上有兩場會議，一場是與供應商聯絡人的會議，另一場是與其他部門資深專家的會議。然後他發現，還需要安排一些與初級分析師的例行會議。他應該把這些額外的會議跟現有的兩場會議一起擠在週四，還是應該把它們排在週五？他很想把會議都排在週四，這樣就能節省時間，把週五空出來專注於撰寫專案報告中自己負責的部分。

在另一個情境中，經驗豐富的軟體工程師兼開發團隊經理敏理（Minli）這週有兩場即將來臨的會議。她預計週二要向策略委員會報告，這是一場可能影響預算的重要會議。隔天，她的任務是為新來的實習生召開新人訓練說明會；這項任務她很熟悉且相對容易。除了這些會議之外，敏理還必須處理自己兩個專案的技術工作：一個專案遇到了一些嚴峻的挑戰，另一個幾乎要完成了，只需要最後的一點微調。她應該在週二處理困難的那個專案，在週三處理較容易的那個專案，還是反過來進行？敏理傾向第一個選項。若是在週二解決會議上與她個人工作上最棘手的挑戰，那麼她預期這週剩餘的時間會比較沒有壓力。

泰勒與敏理的方法很常見：壓縮會議排程以節省時間，或是將重要的會議與棘手的個人工作任務排在同一天，以儘快完成。然而我們的研究結果顯示，這些策略本身都有缺點，特別是對於工作精力的影響。

我們進行了兩項研究，追蹤400多位全職知識工作者的日常工作活動，其中一些知識工作者來自科技公司，另一些來自涉及腦力工作的各種行業。在一週的工作日中，我們在每個工作日的中間與結束時對那些工作者進行調查，以了解他們在上午與下午的會議、個人工作任務與其他活動，以及每過半天後的精力狀態。此外，我們還從他們的主管那裡了解他們的工作表現，包括任務績效與創意。

我們有兩個重要的發現。首先，影響知識工作者精力的因素，不是他們花在會議上的時間，而是會議時間與他們花在個人工作任務時間的相對比例。我們發現，在某一天，知識工作者花在會議上的時間，相對於花在自己個人工作任務的時間愈多，他們在當天從事恢復精力的簡短休息活動（例如小散步、隨意閒談、短暫的休閒閱讀）就愈少。這些休息活動對於工作者來說，有重要的定期充電作用，若是缺乏這些活動，他們的工作精力會受到損害。知識型員工的工作精力受損，就會對他們的任務績效、創意與工作滿意度產生負面的影響。

此外我們還發現，如果安排得當，會議與個人工作任務可以在工作日當中，產生我們所謂的「壓力互補效應」。兩種互補的搭配，即高壓力的個人工作任務搭配低壓力的會議，或是相反，低壓力的個人工作任務搭配高壓力的會議；這麼做可能有益於個人的精力。例如，某一天當一位數據專家輕鬆地完成日常文書工作時，可能會覺得在當天的重大會議上提出新計畫，能讓她感到精神抖擻。相反地，當她忙著處理一份壓力很大的報告時，關於公司IT系統的低壓力進度報告會議，可以提供她恢復精力所需的短暫喘息。我們發現，當知識工作者還沒有被一天的各種要求消耗殆盡時（尤其在上午而非下午），這種互補效應最為明顯。

這些研究發現顯示，泰勒與敏理的日程安排方法可能在無意間損害了他們的工作精力，同時也揭示可能的改善途徑。泰勒把會議集中在同一天的決定，造成那天會議與個人工作時間的嚴重失衡，這可能會減少他從事有重要充電作用的簡短休息活動的時間。儘管他想要優化日程表，這個做法卻可能反而會導致精疲力竭與績效降低。將會議與個人工作任務更均衡地分配在兩天之中，可能提升他的精力與成效。

在敏理的情況中，她在週二同時處理一個困難專案與一個重要會議的計畫，可能會造成過度的壓力，而沒有足夠的機會緩解與恢復。相反地，她的週三只有低壓力的會議與較簡單的專案，可能會缺乏刺激。如果敏理改為把更棘手的個人工作任務與較不費力的會議安排在同一天，而另一天則反過來搭配，那麼她就更有可能在這兩天中都保有精力。

因此，當你面臨規畫工作日程的挑戰，特別是同時要安排會議與個人工作任務時，請考慮以下幾點：

關注特定一天中會議時間與個人工作時間的相對比例，而不僅僅是花在會議上的總時數

在會議與個人工作任務之間保持合理的平衡，可以讓你在整個工作日中有必要的休息與充電。這方法是讓工作者不要在一天內安排太多會議，即便這麼做有時看起來像是節省時間的策略。每天管理好會議時間相對於個人工作時間的比例，可以提高工作時的精力，進而提升績效、創意與工作滿意度。

設計你的工作日，創造會議與個人工作任務間的互補

請注意搭配高壓力會議與低壓力個人工作任務的好處（反之亦然）。不要將壓力程度相同的活動集中在同一個時段，而應將具有挑戰性的工作任務及會議分散到不同天，或是一天中的不同時段。這個方法能促進適當的壓力互補，進而提升工作精力，促成更好的績效。

採取更全面的方法來安排工作日程

不要為了方便，就將會議或個人工作任務排進行事曆，而要考慮日程安排對你工作日結構所產生的更廣泛影響。要注意日程規畫的決定可能會如何改變你工作日的安排模式，因而可能影響到你的精力與生產力。

以下這些問題可能對你的規畫過程有幫助：

• 這個排程決定，將如何影響我在這天的會議與個人工作時間之間的平衡？
• 把這個會議加到這天的這個特定時段中，會不會過度壓縮我個人工作的時間，因而犧牲必要的休息與充電？
• 這樣的日程安排會不會造成一天內接連不斷的高壓力會議與任務？要如何避免這種情況？
• 我的日程表裡是否有更好的時段來安排這項會議或工作任務，以便在一天中能更有效地結合高壓力與低壓力的工作？

對知識工作者來說，管理會議的重點不僅在於提高成效與時間效率，還需要採取策略性的方法來安排每天的工作日程。這意味著要同時考慮日常會議與個人工作任務，而且要同時考慮時間分配及它們將帶給你多少壓力。注意這些方面有助於你避開不易察覺的排程陷阱，防止你的精力與生產力意外地耗損。的確，採用更全面的方式來安排會議，就可以改變你規畫工作日的方式，從而讓日常的職責安排更為平衡且富有成效。

（侯秀琴譯）