設計兼具隱私與安全的辦公室

Designing Offices Where Privacy Doesn't Compromise Safety
佩倫.威爾斯 AJ Paron Wildes , 克蘿依.西門諾 Chloe Simoneaux
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愈來愈多人提出這樣的問題:公司如何為在工作場所裡的所有人,創造安全的空間?工作空間設計是否可能協助減少職場性騷擾和其他不當行為?隱私可以是好的,也可以是壞的。無論是否為設計師,都可以好好思考這些問題。

我們身為室內設計師,希望讓世界變得更美好。有些人可能認為我們透過美化來實現這個目標,但在辦公室設計方面,我們更關注如何經由空間設計,來影響員工行為。我們的目標是鼓勵好的行為,預防壞的行為。

在後#MeToo時代,這個目標變得更加複雜,因為有愈來愈多人提出這樣的問題:我們如何為在工作場所裡的所有人,創造安全的空間?工作空間設計是否可能協助減少職場性騷擾和其他不當行為?以下我們提出一些問題,我們認為,無論是設計師,或是有興趣要為員工創造安全空間的人,都可以思考這些問題。

什麼樣的隱私太隱密?

隱私可以是好的,也可以是壞的。一方面,我們希望員工有安靜的空間,可以有效完成工作,同時讓他們照顧到個人需求而不必暴露太多隱私(例如,有時必須打電話給醫生,詢問難以啟齒的事)。另一方面,過度隱密也會導致人們感到不安全。

假設有一名員工遭到詆毀。如果這些詆毀言論是發生在沒有其他人聽得到的地方,被詆毀的員工可能會擔心,若是沒有證人,自己的說法無法取信於人。大多數人會試圖不再和那個人獨處,但如果空間設計讓你無法辦到這點怎麼辦?

任教於南加州大學社會工作學院(USC in the School of Social Work)的安娜莉莎.恩萊爾(Annalisa Enrile)博士告訴我們:「關於工作場所,每個人都會想到性騷擾。」她思索如何設計出讓人們不會感覺受困其中,或是被逼到角落的空間。例如,你可以在公共空間提供兩個出口,像是影印室、儲藏室、午餐間,這些地方若太過隱密,可能會對某人不利。

私人辦公室,通常是達成視覺和聲音隱私的最有效方式,但要考慮隱私的程度。一位高階主管在封閉寬敞的專屬辦公室裡工作,可能感覺很有生產力,但如果這個封閉空間裡透明度很低,甚至完全不透明,那麼他們的直屬部屬在和他進行一對一的會議時,會有什麼感受?如果這名員工不斷問自己:「我在這裡安全嗎?」他或她是否還能展現自信、生產力,並清楚表達意見?恩萊爾博士猜想,這也是一些女性更喜歡在開放區域和高階主管開會的主要原因之一,這種區域較沒有階級差異的感覺,而且透明度更高。

在設計封閉空間時,提供視覺透明度,有助於舒緩與高階主管閉門開會的潛在緊張,同時仍保持聲音隱私。攝影:Allsteel

多道全玻璃牆很適合共用的專案室,因為不會有任何隱藏的角落。攝影:Allsteel

透明度太高可能是件壞事嗎?

簡短的回答:是。我們都聽過人們抱怨設計不良的開放式辦公室,在其中幾乎沒有任何隱私,人們可以看到或聽到同事吃飯、睡覺、咳嗽和大聲交談。不要忽視這些干擾。這些空間會損害人們的注意力和生產力,並讓人們感到不安全。

透明度過高會讓員工感到暴露和脆弱。試想,如果有人被同事跟蹤會如何?在透明的工作空間中,可能無處可躲。在這種情況下,員工是否還能自在地抱怨同事「整日盯著自己」?

IA San Francisco的建築師黛安.羅傑斯(Diane Rogers)解釋,辦公室設計是要在開放性與適當隱私程度之間取得平衡。她說:「我們在空間內看到更少牆壁,並仰賴家具為個人增加更多隱私,以便他們在需要視覺隱私時,仍能正常工作。」(見下圖)。她說:「當人們情緒激動時,或是需要撥打非常私人的電話時,需要有個保障隱私的地方。」

策略性地布置和安排家具,通常就可以創造視覺隱私。攝影:Allsteel

那麼,要如何為你的組織找到適當的透明程度?HDR室內設計總監莉亞.鮑爾(Leah Bauer)說:「我發現分層次的做法效果很好。審慎規畫空間的進展,從私人到半私人,再到開放式空間。」

祕訣在於提供足夠的多樣性,以滿足每個人的需求。完全私密的區域,可能包括可以上鎖的廁所、私人禁地和養生室。可提供部分隱私的空間,包括在辦公室裡設置面向開放空間的窗戶,或靠近門邊的氣窗,或者在會議室和電話間設置磨砂或部分磨砂的玻璃,以顯示某人在那裡,但不一定要顯露出他們的臉部表情。

設計出輕鬆的工作環境,是為了讓使用者感覺舒適,並鼓勵協同合作和創新,但也需要搭配相關的政策和訓練,說明在這類更輕鬆氣氛中應有的適當行為。攝影:Allsteel

更輕鬆的氣氛,會鼓勵員工不遵守規則嗎?

許多企業,即使是在法律和銀行等傳統產業,都想要擁有更多休閒空間,像是乒乓球桌或電玩遊戲間,以鼓勵頻繁交流和互動。上述這類群體空間,常被打造成類似上圖的酒吧或咖啡廳。這背後的想法是,如果人們更放鬆,就更有可能分享想法。

然而,當工作感覺像是一系列輕鬆偶然的互動,而人們又有很長的時間都待在辦公室,那麼員工很可能需要更多的指引,以了解在這些空間裡,什麼是恰當和不恰當的行為。恩萊爾博士認為:「政策、實務和訓練,與空間設計必須齊頭並進。有關上班時間之後或之前時段的相關規定,像是誰可以待在這個空間、個別員工在非上班時間是否能單獨待在這裡,都是值得思考的重要政策,要能符合辦公室安全。」

研究社會規範、曾擔任南加州大學駐校創新者(Innovator in Residence)的傑夫.萊特納(Jeff Leitner)說:「相較於設計師可以用空間做的所有事情,以及領導人能對政策做的所有事情,社會規範的影響勝過一切。」例如,公司可能傳達一項政策,禁止在上午6點之前和下午7點之後待在辦公室工作,但可能存在的不成文社會規範是,你其實可以在任何時間工作,因為「反正每個人都這樣做」。想要工作到很晚可能沒有什麼錯,但像這樣不遵守政策,可能會導致環境變得不安全。

我們非常清楚室內設計無法完全杜絕性騷擾,就像政策也做不到一樣。但如何建立保護措施,以阻止工作場所的騷擾和攻擊,是我們都應該專注去做的,而且要運用自己獨特的技能去做這件事。對我們來說,獨特技能就是設計,我們不斷詢問自己和客戶各種問題,這些問題有助於為所有人創造健康、安全的工作環境。

(劉純佑譯)



佩倫.威爾斯 AJ Paron Wildes

辦公家具製造商Allsteel全國建築與設計總監。她也是演講人、作家,並曾擔任美國明尼蘇達大學設計學院(University of Minnesota, College of Design)兼任教師。


克蘿依.西門諾 Chloe Simoneaux

Allsteel工作場所諮詢團隊的工作場所策略師和研究員,協助組織改善人類工作體驗。


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