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哈佛教你精修管理力

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第7章 個人生產力

Personal Productivity
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身為個人貢獻者,你同時處理許多任務,表現卓越;這可能是組織選擇讓你晉升時,觀察到的事情之一。不過,許多新上任的經理人,都對他們目前要多負責的許多工作覺得驚訝:不只是更多工作,而是更多類型的工作,而且,每一項工作似乎都是第一優先。你需要策略性思考,規畫未來,還要每天把工作執行到最好。你可以感覺到,這些責任好像同時把你拉往一百個不同方向:「你看到我的電子郵件了嗎?」「我需要你接手這件工作。」「你能幫忙這件事嗎?」「下個會計年度你有什麼計畫?」「你什麼時候會回家吃晚飯?」

為了妥善安排你的時間和精力,以便滿足所有這些需求,必須管理自己的「個人生產力」(personal productivity)。這個詞涵蓋了許多事,包括控管你的行程表,到理解如何讓自己更有生產力、並放鬆心情的技巧等。在本章中,你會學到如何依照優先順序,管理需要你注意的任務、維持專注,而且防止壓力和工作掌控你的生活。

時間管理要領

你的時間非常珍貴。時間管理是一種有意識的做法,有助於確保你盡可能以最佳方式,運用所有可用的時間。你可能覺得不值得為此付出努力。但你的收穫,會告訴你值得這麼做。時間管理可以讓你觀察到自己的行為模式,開始做出調整,這麼一來,你就可以在正確的時間,完成正確的工作,而且變得更有成效。

第1步:了解現在如何運用時間

時間管理教練伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯(Elizabeth Grace Saunders)表示,行程表就像是預算:除非你了解自己目前的消費習慣,否則就無法管理自己的資產。一開始,先記錄你的活動至少一、兩天,最好是一整個星期。使用時間追蹤或行程表應用程式,或是簡單的試算表,以半小時為單位,記錄你的活動,以及任何重大的中斷事件。追蹤不在計畫之內的活動,例如,在會議進行到一半處理來電,或是在你原本應該準備簡報時,埋頭處理行政事務工作。

第2步:尋找模式

完成你的紀錄之後,把活動區分為五到十個類別,然後記錄你在每個類別分別投入多少時間。你可以考慮下列這些類別:回覆電子郵件、規畫、處理危機、專案工作、管理員工、行政事務工作、放鬆時間,工作時完成的個人例行瑣事,以及專業發展等。

現在,分析你收集到的資料。你如何把自己的時間分配到所有這些活動上?跟危機和緊急事件相比,你在規畫上花了多少時間?相較於管理你的團隊成員,你在自己的專案工作上花了多少時間?當你看著自己的統計結果時,哪些事情讓你覺得驚訝?

現在,退後一步,問自己最重要的問題:「我的時間運用,符合我需要最優先處理的事項嗎?每項活動的相關收獲是多少?哪些活動跟你的核心職責緊密相關,哪些沒有太多相關?哪些時間投資對你個人和專業的影響最大?舉例來說,評估你是否在某項次要專案上花了太多時間,沒有足夠時間規畫未來,還有你一天當中是否有足夠的休息,來維持生產力。有沒有哪些你一直在做的活動,其實應該由別人來完成,或是根本不應去做?尋找你可能轉交給同事或直屬部屬處理的工作項目。

第3步:擬定以目標推動的總體計畫

檢視你的活動類別清單,根據你的目標和優先順序,為每項活動類別分配時間。你必須在這裡做出明智的取捨,而且可能需要反覆練習幾次,才能做得正確。第一次分配時,問自己:「在理想的狀態中,我會花多少時間在這些活動上?」這些數字加總起來,每星期可能不到四十小時,或是六十小時。所以第二次分配時,問自己:「我能投入在這些活動上的時間,最少是多少?」盡量減少你花在低度優先事項上的時間;這麼做,可以空出時間處理更重要的工作。

然而,在平衡良好的行程表上,你最高優先事項,可能最後只占了你一小部分時間,這沒什麼關係。你目前的任務,只是在行程表上找到「足夠的」時間,來達成這些目標,如果每星期只需要五到十個小時,也沒問題。

第4步:執行你的計畫:時段限制

現在,是把指派給每個項目的時間,分配到行程表上的時候了。運用一種稱為「時段限制」(time boxing)的技術,可以將你的行程表分解成幾個小段,然後在每段當中放入一項類別,分解為各項任務(見表 7-1)。

先從檢視下一週開始:有哪些最後期限、會議和任務即將到來?在這個時段內,你需要繼續處理哪些較長期的事務?然後,優先處理那份工作清單。把截止期限即將到來的項目放在最前面(例如「準備星期三的簡報」),然後是目標導向的行動(「研究策略計畫」)。你會把這兩項工作,跟例行職責(「每週部屬會議」)安排在一起。你要注意這些任務所屬的類別。

接下來,為每項類別分配一個特定時段。在每個時段中,列出你要完成的任務。隨著你的工作進度,計算在每項類別上花的時間,以便在第三步配合你分配的時間。

把這些時段放在實際的行事曆上,或是你追蹤自己會議的任何方式,以便你會像跟上司開會一樣,遵守自己的時段限制。

剛開始時,高估每項任務需要花多少時間,會比低估要好得多。但這項技巧如果要發揮作用,需要準確預估時間,因此,你要持續追蹤自己的行程表如何運作。你可以運用這些經驗,在下一次擬定更好的計畫。

找到專注力

就算你擁有完美協調的行程表,要管理自己的注意力,還是可能會遭遇困難。比方說,你需要處理一項重要任務,而且,你知道什麼時候必須處理,但你正在處理「上一項」任務時,收到了五封電子郵件。或者,你目前還有一個昨天的問題尚未解決,或是另一項專案明天就要到期。有某件新聞報導,你等不及想知道最新發展情況。一堆文件沒有好好對齊你辦公桌的邊角。

要找到專注力,你必須學習如何排除所有這些心裡的噪音,讓你可以專注在目前的工作上。這種注意力集中的效果,可能會相當強大。心理學家稱為「心流狀態」(flow):當你全神貫注在自己正在做的事情時,會忘了時間的存在。米哈里.奇克森米海伊(Mihaly Csikszentmihalyi)是心流狀態的研究先驅,他這麼描述這個概念:

「想像自己滑雪時滑下一個斜坡,你全部的注意力,都集中在身體的運動、滑雪板的位置、從臉龐呼嘯而過的空氣,還有身旁飛掠而過、被雪覆蓋的樹木。你的意識容不下衝突或矛盾;你知道,一個分心的念頭或情緒,就可能讓你臉朝下埋在雪裡。你滑得非常完美,你想要永遠滑下去。」

心流狀態同時提升績效和動機。你在這個狀態下,展現個人最佳表現,而且,你對自己的感覺也很好。但要達到這個狀態,你需要消除讓自己大腦分心的行為和環境線索。

預防打擾

通常,打擾會讓你注意力偏離手頭任務的時間,比你計畫的還要長得多。要再度專心很難:根據加州大學爾灣校區(University of California–Irvine)的研究,在被打擾之後要重新專心工作,可能需要超過二十分鐘的時間。

事先規畫,針對這些妨礙和誘惑做好準備。你需要專心時,關起門或掛上「請勿打擾」的標誌。關閉手機和電腦上的通知,至少針對電子郵件和聊天應用程式的通知。你可以考慮完全停用Wi-Fi,或是使用在指定時段內封鎖某些網站的服務。你應該測試不同的手法,而且別害怕告訴同事你要做的事:「今天午餐過後,我要準備預算簡報,所以3點前我會關閉電子郵件。」如果你受到打擾,你要知道如何拒絕請求,或者,如果需要重新開始工作,你要知道如何結束對話(見邊欄:「管理錦囊:如何保護免受打擾的時間」)。

整理空間

如果你的環境雜亂無章,就會浪費珍貴的時間,尋找完成工作所需的材料。另外,當其他物件或職責引起你的注意,你也會更容易分心。可以透過下列方法,讓辦公室有助於集中注意力:

消除雜亂

如果你的工作空間真的一團亂,應該安排一段時間清理。哪些文件可以歸檔?轉交給其他人?或是丟掉?一旦完成最初的清理,應該培養在新舊任務轉換時,把辦公桌整理乾淨的習慣。

把需要的東西固定放在隨手可得之處

把你每天都會使用的東西放在桌上,比方說,特定的筆記本、一本便利貼,還有你的耳機。把其他物件都放在抽屜裡,那些你看不到的地方。這麼做一開始你可能會覺得奇怪,但它對專注力有很大的助益。

讓自己覺得舒適

盯著電腦螢幕看太久時,你的肩頸會覺得僵硬痠痛嗎?你的桌椅會引起背痛嗎?調整這些物體的高度和位置,同時確保其他空間在美學上也讓你賞心悅目。當你的大腦努力思考,刺眼的光線,或是雜亂的視線,可能會像嘈雜的噪音一樣讓人分心。

管理錦囊:如何保護免受打擾的時間
直屬部屬來找你幫忙或徵詢決定;同儕需要你支持他們的目標;還有,上司偶爾也想要你幫忙。明智回應這些要求,可讓你善用自己的時間,而且依然支持你的同事。
知道什麼時候要說不。當有人要求幫忙或提供機會,自問:這項工作對組織是否有價值?對我的專業目標重要嗎?對我個人重要嗎?我是「唯一」可完成這項任務的人嗎?如果拒絕,我會傷害關係嗎?如果這些問題當中,沒有任何一個有相當肯定的答案,那就是個徵兆,表示你不該這麼做。
學習如何說不。如果已決定這不是你能做的事情,就禮貌拒絕、分派,或是建議替代人選。針對這些尷尬對話,你可以參考下列這些腳本:
— 「謝謝你想到我。可惜我現在工作滿檔,不得不拒絕。我期待看到你專案的未來成果。」
— 「我目前無法承接這件案子,但想把機會提供給歐瑪。他一直在尋找機會,要在我們團隊中多負擔領導責任,我想他會把這件案子處理得非常好。」
— 對你的上司:「由於目前我已有需要完成的優先事項,我不確定自己能否成功負責這項工作。請指示,哪些工作事項對你來說最重要。」
結束對話。有時候,大家想從你這裡獲得的,只是你的關注,但甚至連這樣都讓你不勝負荷。不過,要逃離說話正說到興頭上的人,你可能會感到不自在,你可以嘗試下列這些腳本:
— 「你想在明天午餐時繼續這段談話嗎?現在我必須回去工作。」
— 「你可以把問題寄電子郵件給我,讓我稍後處理嗎?我現在需要完成這項任務。」
— 「對不起,有人正在等這項工作的結果,所以我現在要把它做完。我可以一小時後順便到你那裡找你嗎?」
— 「我不想打斷你說話,但⋯⋯」「對不起,這麼做有點沒禮貌,但⋯⋯」

整理電子郵件

員工傳來最新現況。客戶提出問題。上司寄來邀請函。到了某些時間點,你遲早都必須回覆這些訊息,但當你接觸到一連串的通知,就無法完成已規畫要完成的優先事項。當你在專案計畫上脫離心流狀態時,電子郵件可能會變成拖延的藉口,而讓電子郵件妨礙你完成重要工作,並沒有好處。你可以做下列幾項事情來控管混亂:

清理收件箱

尚未回覆訊息讓你感到的內疚或壓力,可能會跟電郵新通知一樣擾人,所以就像你會安排時間清理實體空間一樣,也需要空出時間清理虛擬空間。你可以依發件人來整理電子郵件,刪除不需要的訊息存檔,和已回覆的訊息。然後,新開三個文件夾:後續追蹤(follow-up)、暫時存放(hold),以及存檔(archive)。分類整理還在收件箱中的所有電子郵件。需要審慎思考後回應的訊息,放在「後續追蹤」文件夾,至於跟未來活動(像是邀請函)有關的通知,放在「暫時存放」。所有不需要採取進一步行動、但你仍希望保留紀錄的訊息就「存檔」。從現在開始,在你收到新的電郵時,便使用這套系統分類。

重新開始

如果你沒時間瀏覽自己所有的舊訊息,就不要這麼做。把這些訊息全放在另一個單獨的存檔文件夾中,然後,重新開始使用全新的收件箱。這項策略可能看起來很無情:你「本來」有一天要處理完所有這些訊息!但如果真的沒辦法整理好14,000封未讀的訊息,宣布「電郵破產」(email bankruptcy)便能讓你往前邁進,聚焦在你未來的高效能上。不過,只有在緊急情況下才能使用這招;不要太常使用這項選擇方案,以免傳出你不回電郵這種不好的名聲。

關閉通知

如果你真的需要專心工作,就關閉新訊息通知,或是完全關閉電子郵件用戶端。在你離線時設定自動回覆功能:「為了完成一些工作,我目前直到5點前都沒有連線電子郵件,但如果出現緊急情況,可以用電話或簡訊跟我聯絡。」

壓力管理

壓力和缺乏專注力,其實是一個惡性循環的兩大部分。你不能專心,所以沒有完成工作。當你沒有完成工作時,就會因壓力過大而無法專心。情況會一直重複下去。

心理/身體醫學研究所(Mind/Body Medical Institute)創辦人暨哈佛醫學院醫學副教授赫伯.班森(Herbert Benson)博士表示:「壓力是生理上所有好壞改變的一種反應,提醒大腦和身體採取調適性的『戰或逃』(fight-or-flight)反應。」或許同事在你簡報時問了一個難題,讓你措手不及,或是上司剛在你已經滿載的工作量上,又加了另一項緊急任務。有時候,內部的議題會引發壓力,像是你擔心新的艱難任務會失敗。在當今節奏快速和複雜的組織中,經理人極可能在工作場所上經歷壓力。

當然,會有「某些」好的壓力。壓力是一種自然、甚至是有用的反應,可以激勵你,而且有助於你在壓力下專注。商業文化往往非常強調這點。在面對重大挑戰時,你常常被人問到是否夠強悍、夠聰明,以及夠堅守承諾、盡忠職守,而得以成功。

最優秀的經理人,知道如何平衡壓力的好處,同時預防壓力的負面影響。精神科醫師暨注意力缺失症(attention deficit disorder)專家愛德華.哈勒威爾(Edward Hallowell)表示,過多壓力會明顯破壞你的表現能力:「某天,當第三筆交易已化成泡影、第12個不可能達成的要求不請自來、在你電腦螢幕上發出連續音頻警示,那時,你正在搜尋著第九件遺失的資訊,在第五次被人打擾之後,正面臨了第六個決定,結果,你的大腦開始驚慌失措,反應好像第六個決定是嗜殺成性的吃人老虎一樣。」這就是壞的壓力。這些跡象可能包括無法控制的焦慮、混亂失序,甚至是憤怒、不投入、身體的疲憊和疾病,所有這一切,都會導致績效不佳,更不用說生活品質因此降低了。

這些反應是有關神經化學,跟道德是否健全無關。大腦的額葉,像是決策、規畫和學習這些微妙認知發生的位置,開始向控制你生存本能的大腦深層區域傳送痛苦訊號。這些區域的回應就是發出一連串強大的原始訊號,像是恐懼、驚慌和退縮。

所有的反應,代表你評估資訊和解決問題的能力,會隨著身心其餘部分落入危機模式而崩潰。「在存活模式(survival mode)下,」哈勒威爾表示:「經理人會做出衝動的判斷,憤怒而匆忙地把手頭上任何事情都告一段落。」

如果你想以更好的方式,來管理自己的反應,就要建立控管整體壓力水準的例行做法,同時,採取措施舒緩目前的高度緊張。你愈能有效監控自己,就愈能協助團隊成員也管理好他們的壓力。

控管壓力的例行做法

即使拋開工作截止日,或是孩子生病的事情,日常生活也已包含許多壓力來源。培養下列這些健康習慣,你便能保護自己的個人能量儲備,免受每天生活壓力的耗損:

促進正向情緒

如果在你的團隊成員之間,培養彼此信任與相互尊重的文化,就算是遭遇危機時,也可以從同事那裡獲得安慰。你應該在有益於情緒的工作關係上投入時間,就算不是策略性的重要關係也一樣,而且應經常表達感謝與認可。你也應培養在目前處理的任務,以及更大格局兩者之間切換的習慣,如此你便可以對自己取得的進展感到高興,同時和真正激勵你的事物保持連結。當你開始覺得不勝負荷,深呼吸,對自己別那麼嚴格。你可以發展出一項定期思考意義的儀式,或許就是每天你準備好離開公司的時候進行。你愈能有意識地把工作與更大的目的感連結起來,不論這個目的感是改變世界,還是確保自己的財務穩定,你就愈能順利度過每天的高低起伏。

照顧好你的大腦和身體

關注身體健康,會降低你工作上的壓力,並提高你的領導力。睡眠的價值非常重要,怎麼強調都不為過。晚上要早點兒睡,才能有充分休息。飲食也相當重要。每隔一段時間就攝取健康食物,讓你感覺活力滿滿。限制酒精的攝取量。最後,運動會釋放許多對抗壓力的化學物質,而且,你不需要成為馬拉松跑者,才能獲得運動的好處。每天沿著一段樓梯或走廊行走幾次,就可以獲得需要的健康效果。

減少日常決策的壓力

你的精神能量是有限的,不要花在影響程度低的決定上,像是「今天早餐應該吃什麼?」或「該在什麼時候聽語音信箱?」透過限制你的選項(烘烤穀麥片或丹麥麵包),或是培養例行做法(每天上午10點檢查語音信箱),讓這些選擇自動執行。社會心理學家海蒂.海佛森(Heidi Halvorson)建議,應該在面對困難決定時,給自己額外的支持,事先擬定「如果—就」(if-then)的提案:「如果發現我們的預算沒有增加,我就會去繞著街區散個步,保持冷靜並放輕鬆。」

即時干預

建立模式、良好習慣和例行做法,應可幫助你在日常生活中保持冷靜。但當某些特定事件,導致你的壓力水準上升,便應該短暫休息一下,以打亂那種跟老虎拚鬥的存活反應:

做別的事

當人們剛完成某些較簡單的工作時,像是簡單的機械化任務,他們對困難的任務就會處理得更好。你可以跟朋友聊天、解開好玩的謎題,甚至寫下你熟悉事物的簡短描述,比方說,你的房子。這麼做,你給自己的大腦一些喘息空間,重新設定迴路。

離開

如果你跟別人互動時產生情緒反應,禮貌表示你要暫時離開目前的會議,或是優雅地結束電話。花點時間來管理反應,比表現出不受控制的情緒反應,會好得多。不要覺得尷尬,讓別人知道你在做什麼:「我需要一些時間來處理這一切,再回到會議桌時就神清氣爽了。我們休息十分鐘吧。」

嘗試辦公桌瑜伽

如果你需要放鬆身體,緩解緊張的情緒,但不能離開辦公桌,可以嘗試一些適合辦公室的伸展運動。你可以緩慢左右搖擺肩膀,或是用你的手,輕柔地把耳朵壓往肩膀方向。讓你的雙腳平放在地板上,雙手緊握伸展到背後,伸展胸腔,或是在腰部轉動軀幹。深呼吸,讓肌肉放鬆,每個姿勢維持10到15次的呼吸時間。

工作與生活的平衡

許多專業人士每天都要面對拉鋸戰,一方面是工作一方面是跟家人、朋友、社區和自己相處的時間,這兩者之間的拉鋸本身就是壓力來源。對你來說,工作在哪裡才算是結束?是下班前關上電腦時?是離開辦公室時?是回到家裡?問候你的家人時?還是要等到你睡著的時候?工作有沒有結束的時候?

工作與生活的平衡,就是安排好你的專業生活與個人生活之間的關係。它包括建立習慣來保護和添加活力、你為家庭和休閒時間設定的界限,以及你用來協調兩者衝突的策略。

參考下列這些最佳實務做法,可讓你在可行之處找到綜效(synergy),不可行之處畫出界限:

避免身心俱疲

除了控管壓力的其他例行做法之外,還可以在工作時短暫休息,為自己的活力充電,像是詢問你關愛的人現況,或是繞著街區散步。避免把上網當成休息的策略,因為這麼做,通常會讓你全神貫注,不僅不會補充你的精神,反而是耗盡。就算是盯著窗外看,也比上網好。

晚上,安排可以真正充電的時間。不要坐在沙發上看電視,你應該從事某些以愉悅方式積極讓大腦投入的活動,比方說,自己做晚餐或拜訪友人。每天晚上過了特定時間之後,把數位裝置放在抽屜或衣櫥裡,嚴格遵守「不收發電子郵件」的規則。除了你安排的家庭時間以外,還要確保自己也能享有一些「獨自」的時光。

保護你的週末

週末是固定休息、身心復原和維繫人際關係的時間。就算你無法允諾自己48小時的完整時間,在閱讀和回覆電子郵件,或是處理重要工作計畫時,務必設定好某些界限。

當然,要維持這些界限的最佳方法,就是在一週工作的五天裡,對自己的時間做策略性安排。假如你一週工作五天仍無法在截止日前完成工作,你就必須和人協調修正這些截止日。同時,你可將行程表上某些任務提前處理,以免在週末前,需要處理所有重要的任務。最後,你可以在週末時從事私人計畫,給自己令人信服的理由,「不要」在週末時工作。如果別人期待你會出席音樂會或參加足球賽,在星期五離開辦公室之前,你就會更積極完成工作。

掌握你的關係

有時候,工作的重要性「就是會」超越其他一切事物。然而,不論是你的企業失去一位重要客戶,或是你正逢季節性的忙碌期,還是可以管理工作對自己最重要關係所產生的影響,事先協調好合理的期望。你最親近的人,像是你的配偶和家人,可能會像你一樣,在達成工作與生活的平衡上遭遇困難。你最好的做法,就是好好談論這件事。

談論時,你可先提供背景資訊,說明你的工作目前為何這麼緊張,然後展開對話,並解釋所有這些努力的目標:「我現在投入這麼多時間,是要幫助團隊準備向潛在投資人提出的最佳簡報。在我們讓另一位投資人加入之後,公司的財務狀況就會穩定下來,我的工作也不會再因為要處理危機而忙個不停。」

接下來,你可以詢問對方,對自己工作的這項轉變感覺如何:「可以告訴我,你認為這會讓你更不好過嗎?」如果不同意對方的說法,請求對方提供更多資訊:「你能舉個例子幫忙我了解嗎?」不要輕視忽略或反駁他們的觀點。你要展現同情心,為他們感受到的傷害,表達真誠的悔意。還有,你也要具體表示;如果你這次無法給關愛的人完全關注及在場陪伴,至少可以讓他們明白,你理解並關心他們的感受。

另外,也應該和他們談論,要如何將影響程度減少到最小:「我要如何讓情況對我們、家人,以及我們的關係有所改善?」你也要問到,未來如何能把事情處理得更好。提出你認為可能會出現的困難情況:「學期快結束,代表我們的小孩會換新時間表,需要更多托兒服務。這種情況變化時,我能做哪些事,你有什麼想法?」

對你來說,這樣的對話有兩個目的。首先,你應再次確認你跟你關心的人之間關係如何,而且坦白說明是哪些因素讓當前情況變得如此困難。但你也在尋找解決方案,以減輕工作對關係產生的負面影響。華頓商學院(Wharton School)教授史都華.佛里曼(Stewart Friedman)認為,你對自己要求的標準,可能會比你關愛的人對你要求的標準還要高,或者你們要求的標準不同。你的女兒或許並不在意你是否錯過了晚餐,只要你還能在早上開車送她上學就沒問題。或者,也許你的父母親並不介意你錯過家庭聚餐,只要你持續參加共同的社區活動就好。你問了,才會知道這些事情的答案。

了解這不是零和遊戲

佛里曼認為,工作與生活「平衡」的這個說法,本身就不正確。工作、家庭和朋友、社區和自我發展,總是不斷變化,永遠不會有完美的平衡。畢竟,工作也是生活的「一部分」。跟家人一起分享和慶祝自己的成就,跟朋友交流戰爭故事和尋求專業建議,在社區分享自己的專業知識和發展技能。而且,你在每項領域所得到的領導力成長,都會在其他領域中讓你獲益。就像一位佛里曼指導的高階主管一樣,他透過加入當地鄰里社區的董事會,不僅獲得領導經驗,也強化他和家人的關係。

如果你要持續發展自己的職涯,便需要整合生活的這些部分,而不犧牲自己的幸福。佛里曼認為,你的專業未來,其實取決於是否能在工作之外,為自己保留豐富的生活。真誠的領導人,深刻而清楚地理解自己是誰、重視哪些事物,而這些在辦公室內、外與人有關的經驗中獲得確認。

在這裡,除了你的工作,還有一樣更重要的事物會面臨風險:你的健康和幸福。工作與生活如果失去平衡,就會以各種方式破壞你的健康,從高血壓、睡眠不好,到憂鬱和藥物濫用。你的關係因此付出的代價也會相當高。如果你審慎以對,平衡並結合你個人和專業上的責任,便可以保護自己的健康,幫助家人和自己,一起順利度過這段壓力時期。

保持最佳狀態

為達成你在這個角色的策略目標,並對整體生活感到滿意,你需要掌握自己的個人生產力。學習如何管理時間、專注力和壓力,可讓你擁有更多時間思考全局,並充分利用每一天。你為了自己、同事、團隊成員,還有你關愛的人,力行上述這些行動,而他們都需要你維持最佳狀態,並全力發揮。

重點提示

■ 管理你的時間,是一項有意識的做法,可協助確保你盡可能以最佳方式,使用能運用的所有時間。把能運用的時間,配合你的目標與優先事項。

■ 跟找到時間做工作同樣重要的,是找到專注力,才能把工作做好。

■ 壓力是生理對變化的一種反應,有好或壞的不同壓力。接受正向壓力,發展出減緩不健康的壓力模式。

■ 如果要把自己的壓力減到最少,就需要投入時間照顧好自己的身體和大腦。

■ 工作與生活「平衡」的這個說法,本身可能就不正確;你的目標應是正向地把工作與生活整合在一起。

行動項目

如果要掌握自己的時間

□ 巨細靡遺追蹤自己行程幾天,了解你如何使用時間。

□ 在你蒐集到自己使用時間的資料中尋找模式:它是否符合你的優先事項?分析是哪些因素,造成你的期望與現實之間的差距。

□ 擬定目標驅動的總體計畫,勾勒出在理想情況下,你會在每項工作活動上投入多少時間,區分你最重要和最不重要的優先事項。

□ 主動分配時間給最高優先事項,在行程表上標示一段時間做這件事,以執行你的計畫。

如果要改善自己的專注力

□ 清理主要的工作平台。把一定會使用的物品留下,其餘物品整理儲存,或是當做垃圾丟棄。

□ 讓自己舒適。調整電腦和椅子的高度和位置,讓你可以毫無痛苦地工作。如果沒有舒適的椅子,今天就去買一把。

□ 清理收件信箱。如果有時間,就把電子郵件分類,或是把全部電郵都丟到備份文件夾裡,以備之後參考。培養前後一致的習慣,用於未來積極管理電子郵件。

如果要把壓力,以及工作與生活的平衡管理得更好

□ 並致力在每週開始時,重新連結你與你工作的意義。提醒自己,你為什麼要從事目前做的工作,重新發現你對工作的渴望。

□ 你的日常事務,例如穿好衣服、在家辦理好登機手續等,應該採用一致的例行程序,以便限制決策的負面影響。

□ 覺得特別緊張時,嘗試玩拼圖,或是做些身體伸展運動,讓大腦和身體有時間恢復活力。

□ 在工作週內安排放鬆時間,以免自己身心俱疲。盡可能維持週四和週五不會有重要的最後期限,保護你的週末時光。

□ 事先留意可能對個人關係帶來挑戰的重要截止日期,跟相關人員坐下來開會,告知他們即將發生的事情,一起腦力激盪,討論可能減少部分壓力的解決方案。




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