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主管為何不該對績效評估有最終裁量權

Why Managers Shouldn't Have the Final Say in Performance Reviews
威爾.德密爾 Will Demeré , 凱倫.希達拓爾 Karen L. Sedatole , 亞歷山大.伍茲 Alexander Woods
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有一項新方法,可以確認員工受到公平的評量。

績效評估制度對於評量、激勵和獎勵員工非常重要,可是企業難以找到一套制度,可以達成這些目標,並促進公平進行評估。評估流程中的不一致和偏見,可能會造成員工不滿意和失去工作動力,尤其如果不配獲獎的員工得到了獎勵和認可,而更有資格獲獎的員工卻一無所獲,更是如此。

在績效的客觀衡量指標難以掌握、績效評估較為主觀的專業環境裡,上述那些挑戰會特別明顯。主觀看法可能會讓不一致和偏見,在不知不覺中影響到績效評等。個別主管做法的差異導致了這些不一致,因為某位主管的五級評等可能是另一位主管的三級評等。有些主管也表現出偏袒、誇大評等,或對不同員工使用不一致的標準。有些組織即使已經從正式的年終評估,改為更頻繁舉行非正式的回饋意見會議,情況也可能是如此。

那麼,要如何將不一致和偏見降到最低,或者完全排除?要如何改善制度的公平性?是否有方法可以強化績效和獎勵之間的連結?

有些公司已經採取的一種方法,就是運用「校準委員會」(calibration committee),委員會成員通常是較高階的主管。這些委員會調整主管給予員工的評等,希望能提高一致性。為了解這些委員會在績效評估制度中的角色,我們與一個多國籍組織合作,研究這個組織在三年期間內如何運用校準委員會。

他們的評估流程在一開始,是由主管主觀地為員工的績效給予評等。接下來,每個層級或群組員工的評等提交給校準委員會,委員會成員包括主管和其他更高階的經理人。校準委員會召開會議,針對各種類型的成就和貢獻可以得到哪些績效評等,達成共識。然後委員會根據這個共識,決定是否要調整個別員工的績效評等。一旦委員會決定了最後的評等,個別主管就與員工開會討論他們的評等。

讓校準委員會成員調整那些員工的績效評等,看起來似乎是違反直覺的做法,因為他們通常沒有親自觀察員工的工作情形。不過,即使主管所擁有關於個別員工績效的資訊,可能勝過於校準委員會的了解,但主管並不知道自己給予的評等,相較於其他主管給予評等的情況如何。校準委員會有這種總體層次的了解,因而能夠評估所有主管的評等,提高績效評等的一致性。

我們即將刊登在《管理科學》期刊(Management Science)的研究中發現,我們研究的那些組織裡,校準委員會平均有25%的機率會調整評等。評等調降的頻率,是評等調升頻率的四倍,這麼做降低了整體的平均評等。向下調整的幅度,也大於向上調整的幅度。

如果主管給予的評等通常高於平均評等,那麼校準委員會就更有可能調降他給的評等,如果主管給予的評等通常低於平均評等,就更有可能調升他給的評等。這便解決了一個常見的顧慮:有些主管在給予評等時較為寬鬆,另外有些主管的評等標準則較嚴格。經過校準調整之後,所有主管最後給的評等會更加一致。

校準流程不僅有助於改善一致性,主管也會因應這個流程而修改他們的評等行為。有趣的是,主管的反應取決於調整的方向。如果校準委員會提高了某位員工的評等,主管便會在下一個階段給予那名員工較高的評等,基本上會配合校準委員會在前一階段的調整。然而,調低的評等只有部分會被主管在下一個階段採納。主管會給予較低的評等,可是不會完全達到校準委員會在前一階段調低的幅度。

我們在這個組織中觀察到的校準評等的潛在缺點之一,就是評等分數減少變化。委員會更有可能調整高於或低於平均值的評等,但對於平均值的評等就沒有做那麼多調整。這種調整模式會導致評等的分布範圍更窄,員工之間的差異變少。這可能會產生問題,因為缺乏差異就會讓人更難看出誰的績效高(以便晉升或讚揚),以及誰的績效低(以便提供額外的訓練或其他補救行動)。

我們也針對220名員工和47名主管進行問卷調查,評估他們對績效評估制度公平與否的看法。平均來說,員工認為評估流程的結果是公平的,但對於評估制度本身並非完全滿意,部分原因是他們認為偏袒是一項問題。我們也注意到,或許不令人驚訝的是,相較於績效較低的員工,績效較高的員工覺得績效評估制度的公平性和滿意度比較高,偏袒的情況也比較少。

主管普遍認為,評估的結果和流程是公平的,而且偏袒並不是問題。不過,他們不滿意評估制度要求他們花在評估上的時間。

以知識為基礎的複雜工作,出了名的難以衡量的,往往迫使企業採用主觀的績效評估。主觀的評估包含了許多難以掌握的工作績效層面,因此讓員工容易受到主管的偏見的影響;而會影響到評估結果的各個主管,採用不一致的評估標準,也會影響到員工。在我們研究的組織當中,我們發現運用校準委員會可以克服其中許多挑戰,而且好處通常會超過成本。

(蘇偉信譯)



威爾.德密爾 Will Demeré

美國密蘇里大學楚拉斯克商學院(University of Missouri's Trulaske College of Business)會計學助理教授,研究重點為績效評估制度、激勵誘因和公司治理。


凱倫.希達拓爾 Karen L. Sedatole

美國愛默里大學古茲維塔商學院(Emory University's Goizueta Business School)會計學教授,主要研究領域是績效衡量和獎勵制度的設計與成效、組織內預測和預算系統的功用,以及組織之間協作的控制。


亞歷山大.伍茲 Alexander Woods

美國威廉瑪麗學院梅森商學院(College of William and Mary's Mason School of Business)副教授,研究重點為績效衡量與評估、激勵誘因和管理控制。


本篇文章主題績效評估