會議到底開會該有多少人?
到底開會該有多少人?
How to Know If There Are Too Many People in Your Meeting
- 會議
- 《哈佛商業評論》英文版編輯部 HBR Editorial Department
- 2015/04/15
準備開會的時候,究竟該找誰出席,其實和會議目的一樣重要。與會者太多或太少,最後都可能浪費所有相關人員的時間。以下內容摘自《二十分鐘經理人》系列的Running Meetings,告訴您該找誰出席,才能讓會議最有效率。
通知開會時,很容易找了太多人,畢竟這樣一來就不用費心找出最重要的與會者、不用擔心有人沒收到通知會生氣、能讓所有相關人員共同下決定,而且還不用在開完會後一次又一次將結論通知沒一起開會的人。但還有另一種情況,是找了太少人:你可能只想通知那些你最重視、想聽聽他們意見的一小群人。
然而,開會要真的有效果,就得找到對的人來開會,不能多、也不能少。人如果太多,就很難抓住所有人的注意力,最後什麼事都做不成;人如果太少,可能就沒有對的人可以下決定或提供資訊。
思考該找誰與會時,要想想哪些人有助於達成會議目的,哪些人又會因為會議結論受到最大影響,這樣的組合就很有可能提供許多不同觀點。花點時間,有系統列出以下幾種人的名單,就能確保找到合適的開會成員。
-相關議題的主要決策者
-對於討論主題有相關資訊或知識的人
-已投入該議題,或是與議題利害相關的人
-需要知道你報告了什麼、才能把手上工作做好的人
-決策後需
通知開會時,很容易找了太多人,畢竟這樣一來就不用費心找出最重要的與會者、不用擔心有人沒收到通知會生氣、能讓所有相關人員共同下決定,而且還不用在開完會後一次又一次將結論通知沒一起開會的人。但還有另一種情況,是找了太少人:你可能只想通知那些你最重視、想聽聽他們意見的一小群人。
然而,開會要真的有效果,就得找到對的人來開會,不能多、也不能少。人如果太多,就很難抓住所有人的注意力,最後什麼事都做不成;人如果太少,可能就沒有對的人可以下決定或提供資訊。
思考該找誰與會時,要想想哪些人有助於達成會議目的,哪些人又會因為會議結論受到最大影響,這樣的組合就很有可能提供許多不同觀點。花點時間,有系統列出以下幾種人的名單,就能確保找到合適的開會成員。
-相關議題的主要決策者
-對於討論主題有相關資訊或知識的人
-已投入該議題,或是與議題利害相關的人
-需要知道你報告了什麼、才能把手上工作做好的人
-決策後需