小組簡報絕對不要犯的三個錯誤

3 Group Presentation Pitfalls — and How to Avoid Them
艾莉森.夏普拉 Allison Shapira
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如果你見識過他人進行糟糕的簡報,除了在台下感到浪費時間,更應該意識到──自己也不要犯同樣的錯誤,因為簡報是一個十分關鍵的時刻,聆聽者會在這段時間衡量雙方未來的工作關係,以及你公司、團隊的能力高低。本文整理出小組簡報絕對不要犯的錯誤,並提出解決之道。

很多人都經歷過小組簡報效果不佳的窘境。如果你們是將要提出簡報的一方,報告前一晚還得緊急討論,要決定由誰報告哪一部分。而如果你是聽取簡報的一方,你或許會看到別人簡報時一團混亂、互相搶話,更糟的是,完全按照投影片的內容來唸,忽略了聽眾反應。

對許多組織來說,小組簡報非常普遍。有可能是你的團隊要向新客戶提案,也有可能是你的領導力發展計畫進行到最後,要向你的事業單位最高主管進行一系列的小組簡報。線上會議讓這種簡報變得更容易進行,因為組員不一定要身處同一地點。

想完成有效的小組簡報,需要團隊合作和協調,以免像拼布一樣雜亂。但是,許多人從來沒有安排足夠的時間,做好充分準備。

這可能會有什麼影響?每次簡報,都是和聽眾建立信任的機會。小組簡報看起來是否連貫一致,客戶會根據這一點來判斷,如果與你合作,未來你們的合作關係會是什麼樣子。要是簡報一團混亂、毫無組織,客戶就會覺得,未來的專案可能也難逃這種命運。你的團隊如果在簡報過程相互奚落,那麼你們未來會如何對待客戶的團隊?簡報就是一個時機,可讓人一瞥未來與你的工作關係如何,以及你公司的能力高低。

同事和我指導客戶進行小組簡報將近20年,我也在哈佛大學甘迺迪學院(Harvard Kennedy School)的高階主管教育課程中,講授關於說服溝通的課程。這門為期三週的課程,到最後的最重要活動就是一連串小組簡報,由我和課程的其他教授共同評分。

根據這些經驗,下面會提出我們在小組簡報看到的常見錯誤,再提出幾種最佳實務,讓你能夠順利進行簡報。

三種常見的錯誤

1. 每張投影片看起來是由不同的人設計。如果沒有指定某個人負責簡報,就常常會看到簡報上有五花八門的字體、字型樣式和圖像。也有些人會把整篇講稿都放進投影片,簡報時照本宣科。這都會讓聽眾分心、難以專注。

2. 簡報者互相搶話。如果事先沒有決定好由誰負責哪個部分,以及彼此該如何交棒,就可能會互相搶話干擾,而這會看起來不專業。一位客戶跟我說過:「如果我們互相搶話,客戶會怎麼想?」

3. 忘了自己還報告中。有些人一講完自己負責的小組簡報部分,就會十分放鬆,忘了自己還在台上或鏡頭前,於是開始滑手機,或神遊四方,而沒有主動聆聽下一位簡報者的內容。

幸好,這些錯誤都有正確的措施能夠預防。

三種最佳實務

1. 事先制定策略。不論要準備什麼類型的簡報,我都會強調要提出三個問題:(1)你的聽眾是誰?(2)你的目標為何?以及(3)為什麼由你來說?如果是小組簡報,就必須由所有組員一起回答這些問題。最後的「為什麼由你來說?」其實是要點出「為什麼你該在意?」,促使你說明自己在這項主題上的動機為何,而這有助於小組的團結。

把小組簡報排進行事曆的時候,要預留時間讓所有成員一起做準備。在這些時段,要讓組員就以下事項達成共識:聽眾對主題的了解程度、簡報要達成的明確目標、主要想傳達的訊息、簡報大綱,以及誰負責哪個部分;先確定好這些事,才讓組員回去準備自己的部分。這樣一來,就不會到最後一刻,還要緊張地設法把每個人負責的得投影片,整合成一份連貫而完整的報告。另外,也請先決定要由誰負責回答哪些問題,或是決定要由哪位團隊成員負責接受問題,並指派給合適的人來回答。

2. 小組共同排練。在實際上場之前,請撥出時間做完整的排練,而且要使用投影片。特別要注意的是,應練習每個人之間如何轉換,比如你可以說:「剛才史黛西已經讓我們清楚看到進入這個新市場的挑戰。現在則由我,依據本公司的專業提出幾項解決方案。」請使用計時器,以確保每個人都按照預定時間完成,或是根據簡報會議的形式,設定合理的時限,以確保還有足夠的時間進行問答。請安排時間讓小組成員一起檢視投影片,讓投影片的語氣用字、字型及圖像用法都能統一。

3. 自信、真誠的簡報態度。實際進行小組簡報時,由最能代表你組織的成員第一個上場,安排新手組員在中間上場。這能確保有強烈的第一印象,也可以稍微減輕新手簡報者的壓力。你自己上場的時候,站的位置既要方便引用投影片的內容,又能直接對著聽眾說明。簡報時也應呈現一點你的個人色彩,比如你可以說:「你若是跟我一樣來自加州,就會知道……」。以個人小故事和聽眾建立連結,會是讓聽眾和每一位組員之間建立信任的好方法。

如果是線上會議,有哪些地方需要調整?

首先,以上所有建議都適用於線上簡報,特別是,請一定要用正式簡報時要使用的線上平台,做一次完整的排練。在這種情況下,請指定一位組員播放整份簡報,而不是讓每個人輪流分享自己的畫面。另外也要確定每位簡報的人,都有符合專業的背景、臉上光源充足,而且麥克風聲音清晰。關於如何準備線上簡報,歡迎參考這段YouTube影片介紹。說話時,要直接看著鏡頭,好讓聽眾看到和感受到你的眼神接觸。不說話時,請將麥克風調到靜音,以免背景雜音干擾講者。

小組簡報做得好,就能展現你團隊的實力和你們的工作品質。請善用這個絕佳的機會,與聽眾建立信任,進而協助你的公司成功。

(林俊宏譯)

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艾莉森.夏普拉

艾莉森.夏普拉 Allison Shapira

在哈佛大學甘迺迪學院(Harvard Kennedy School)教授「溝通的藝術」,也是訓練公司「全球公開演說」(Global Public Speaking)創辦人與執行長,這家公司協助新任與老練的領導人以清晰、簡潔、自信的方式演說。她著有新書《說出影響力》(Speak with Impact: How to Command the Room and Influence Others, HarperCollins Leadership)。


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