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第一屆鼎革獎,全台數位轉型典範出列

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2021年10月號

時間管理魔人差點著了魔...學會 3 大課題,避開人生崩潰

My Fixation on Time Management Almost Broke Me
艾碧.席普 Abbie J. Shipp
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在別人眼中名利雙收的教授,看似是效率達人,對時間管理精確到每一分鐘,生活井然有序;實際上,她身心俱疲,甚至有一天,她的精神狀態已經難以工作。她自述在時間管理上犯了錯,這是怎麼回事?

2019年,我陷入瓶頸。在外人看來,我有成功的職涯,有幸福快樂的家庭,似乎已活出我的夢想。但人們不知道的是,我苦於長年失眠、營養不良、頸部神經痛,以及難纏的荷爾蒙失調。我後來才發現,諷刺的是,這一切都是時間管理惹的禍。

我這輩子一直都在主張要妥善管理時間,盡可能追求效率和時間管理妙招。我在個人生活當中,會在安排行程順序時,讓行車路線可順路到只需右轉。我買的房子,在廚房裡無論是烹飪或清理,到各區之間的動線都只要走最少的步數。我甚至在週間,每天都吃一樣的早餐和午餐(通常是就著廚房檯面快速解決),只為了把用餐時間壓縮到最短。

精確管理每一分鐘

在工作上,為了滿足在這方面的興趣,我的研究職涯都致力於理解時間的運作。我盡全力研究個人對時間的想法和運用方式。如果有研究指出時間管理的益處,我就會挑選研究結果強烈推薦的做法,像是在一天開始之時,先做最重要的工作。我會為各項工作分配時段,把寫作排在早上,會議排在下午。我用番茄鐘工作法保持專注,也就是工作25分鐘、休息5分鐘,依次輪替。我通常會做時間審查,以對照我實際的時間運用情形,以及「理應」運用時間的狀況。在週間,我每天的行事曆,都是以分鐘為規畫單位,做到時間零浪費。

我是A型高成就者,很努力追求這樣的效率,因為想要事業有成。只是,我也想要有生活。研究清楚顯示,休息和社交關係對健康的重要性。為了把這些項目放進我的行事曆,我在週間拚命工作,以免在傍晚或週末工作。我也讓自己每年度一次假,希望遠離因為不休息而增加的心臟病風險。可惜,我的大腦在傍晚、週末或假期都不曾休息,而在實際工作時,又處於高度專注的狀態。不過,由於我在工作狀態或非工作狀態,都嚴密控管每一分鐘,我變得很有效率。

但在這一切表相之下,潛伏著一個暗黑的祕密。我的健康正在逐漸衰退。好幾位醫師極力要我慢下來,指出我的種種病痛,都是來自精神壓力,都是我體內面對壓力的表現。我反駁說:「但我的工作時間沒有別人那麼長,我的效率真的很高!」然後,在2019年1月,情況急轉直下。我無法寫作。我無法思考。我茫然地望著電腦,害怕無法完成工作。我熱愛、投入多年的這項工作,現在我感覺困難得不得了。更糟的是,這項工作感覺毫無意義,就像一系列排定的任務,一項接著一項,一再重覆,沒有盡頭。在截稿日前修改論文、出席委員會、備課、教課、回覆電子郵件,然後重覆。我在追求效率和生產力的過程中,不知怎麼地,把自己也搞垮了。

但在瞪著筆電螢幕時,一件奇怪的事發生了。我正在努力寫的那篇論文,開始以非常個人的方式對我說話。我傾聽那個聲音。那篇論文是與凱倫.簡森(Karen Jasen)教授共同撰寫的,關於「主觀時間」的組織研究回顧:個人與/或社會對過去、現在、未來的體驗。「客觀時間」注重的,是以時鐘和日曆做為衡量個人外部時間的指標,主觀時間則會帶進個人對時間的內在體驗。因此,主觀時間反映人們對時間的認知和解讀,以及進行「心理時間旅行」,也就是運用過去的記憶和對未來的預測,來理解現在這個時刻。這項研究讓我明白,過度執著於管理客觀時間,會讓我們看不到三個有關主觀時間的關鍵課題。

課題1:任何客觀時間,都伴隨著對時間的主觀解讀

首先,時間的客觀本質,與主觀時間密不可分,但我們並沒有體認到這個事實。大部分人都認為,會議時間應該安排在整點或半點開始,或是工作日的工作時間,就是從早上8點到下午5點。但這些都是社會建構的事物,在有些情況下可以放寬。如果有人只需要開20分鐘的會議,為什麼要占據行事曆30分鐘?或者,如果有人需要較長的午休時間,才能恢復精神,何必在意它是不是安排在常見的午餐休息時段?這類問題,挑戰了我過度狹隘的時間管理觀點,鼓勵我放棄自己的時間基模(schema),也就是「時間規則」,這是指對於事情應該在何時發生、應該持續多長時間的固定觀點。

截止日期,是對客觀時間進行主觀解讀的另一個例子。我們認為「真實」的截止日期,有許多根本不是實情。相反地,截止日期是社會建構的日期,目的是為了規畫人們的工作,並與他人的工作相互搭配。我發現,在某個日期之前完成某項工作,或是在特定時間範圍內回應某項要求,背後的依據通常是任意訂定的期限。就像那個有關哪些球你可以掉、哪些球會彈回來的經典比喻,我開始更動,甚至刪除一些不會對他人失信的截止日期,結果立刻提升了我的投入程度。 〔編按:可口可樂前執行長戴森(Brian Dyson)曾說:「想像你的人生是拋著五顆球的遊戲,這五顆球是工作、家庭、健康、朋友和心靈。工作是橡皮球,如果你失手掉了,它還是會彈回來。但另外四顆是玻璃球,一旦失手就碎落一地,永遠不復當初。」〕

這裡的重要心得是,時間並不是我們認為的那麼客觀。時間主要是一種主觀的解讀,除非我們也注重生活中所依循和建立的主觀時間建構,否則時間管理就不會完整。

課題2:主觀事件和客觀時間一樣重要

主觀時間研究的另一項重要啟示,就是時間可以根據事件來安排,而不是根據時鐘或日曆來安排。工作任務或會議,通常會安排在特定時段,比如中午12點休息吃午餐。對比之下,一個更能讓人投入工作的時間安排方式,是根據工作節奏,而不是時鐘顯示的時間(例如,從早上8點開始工作,中午12點休息吃午餐)。以事件時間做規畫,會讓工作的重要性高於行事曆(例如,在準備好的時候開始工作,在需要休息時停下來)。把工作任務當成自然的事件,這不僅強調工作成效更甚於效率,也能增加對時間的掌控感,並從工作中得到更大的樂趣。

時間可以根據事件來安排,而不是根據時鐘或日曆來安排。根據工作節奏來安排時間,而不是根據時鐘顯示的時間。

取消固定的工作排程,也會消除我認為工作或非工作的狀態,要投入一定時數的預期。我開始體驗到一項工作結束的感受,然後再進入下一項工作,這讓我更能不去考慮時間,全心投入工作,這種體驗就是所謂的「心流」〔flow,編按:指全神貫注時的忘我境界,由心理學博士米哈里.契克森米哈伊(Mihaly Csikszentmihalyi)提出〕。當一個人完全體驗當下此刻,全神貫注,這種心流狀態不但更具生產力,也更能帶來滿足感。

此外,雖然一般認為專注當下的靜觀(mindfulness)練習是有益的,但在「事件時間」內偶爾的心思游移(mind wandering),也會有好處。在我們需要新奇、有創意的解決方案時(這在知識工作裡愈來愈重要),心思游移很有價值。事件時間讓我們有自由空間,可以進行開放的發散式思考,因此個人可以找到難以捉摸的頓悟時刻,而過度排程的時間管理觀點,會排擠掉這些頓悟時刻。

課題3:主觀意義重於客觀時程安排

最後,研究清楚指出,如果人們認知、解讀主觀時間,並進行時間旅行穿越主觀時間,基本上就是在尋求意義。人們通常會重溫過去的經驗,或是「預習」未來的事件,從中尋找故事,以賦予當下這些經驗某種意義。例如,當你在省思過去工作的心得,以及預期未來工作的動向時,描述你是否「契合」目前工作,有助於理解你的職涯發展軌跡。在客觀時間裡無法找到這種意義,因為主觀時間把時間描述為恆常而不可變的。如果所有的時間單位都等長,那麼一個時段的意義,就完全等同於其他時段,不多也不少。

相反地,主觀時間的意義,來自你投入時間去進行的那些有目的且重要的活動。花時間進行一項與自己長久身分有連結的活動,比如我為了幫助未來的讀者,而寫了一篇關於過去經驗的文章,進行這種活動的益處,高於把時間花在一項目的較弱的工作上,像是填寫費用報告。顯然,這兩件都是必須做的事。但後者會耗費能量,而較有意義的活動,能透過令人振奮的體驗來創造能量。因此,我可以把意義較低的工作,安排在我能量較低的時候去做,或是在會議之間的幾分鐘空檔去做,而優先執行最重要而有意義的工作。

然而,個人在選擇如何分配時間時,通常會忽略其間的意義,反而更常思考時間的經濟價值。這種強調時間是一種商品的觀點,導致人們把時間看得更為稀少,因而不去從事志工之類有意義的活動。時間管理嚴格聚焦在工作任務,把它們當成需要管理的活動,導致人們優先重視工作的產出和可量化的效益。更糟的是,最成功的人士,會更傾向於這樣的選擇。然而,如果我們把時間看成一種具象徵意義的選擇,是在有意義與無意義的事物之間做出選擇,那麼時間的運用就能發揮最高的影響力,並讓人充滿活力。

個人在選擇如何分配時間時,通常會忽略其間的意義,反而更常思考時間的經濟價值。

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從主觀的觀點來管理

我從針對主觀時間的研究得到一個重要結論,就是時間管理不再是我的朋友;有時候,它甚至是我的敵人。我需要的,並不是高度專注於客觀時間的效率,而是必須以對時間更主觀的觀點,來看待對時間的整體體驗。我給自己一個挑戰,透過主觀的角度來看待客觀時間,而不失去時間管理的益處。我開始把工作當成一系列有意義的事件,而不是固定、按小時安排的行事曆。我對每一個工作任務,都重視意義勝過效率,因此我會問:「根據我的目標和價值觀,這項工作任務處於當中的什麼位置?」這些思維的轉變,幫助我不再追求完全符合效率的行事曆,轉而尋求滿足感更高的工作。

當然,我的工作排程機器,無法立即改變。雖然身為教授的我,對自己的行程有相當的掌控程度,讓我可以應用這些心得,但我還是有許多要兌現的承諾,像是出版期限、長期研究專案、課表,還有接下系主任一職。在個人層面,我有家庭,還有許多繼續治療我長期健康狀況的醫師約診。

但我對這些事件的看法和解讀改變了。我開始把沒有行程的時間,以及非結構化的活動,看成工作創意的泉源,能讓我恢復活力,並提醒我,當初我為何選擇這個職業。我開始注意到,行事曆排得沒那麼有效率(至少客觀來看是如此),不知怎麼地,我在工作上和在家裡,反而能完成更多事,也覺得更有活力。我甚至改變對醫師約診的看法,以前,我認為這麼做是浪費時間,現在,我卻把這件事當成暫時離開電腦的機會。幾個月內,我的工作和生活又再次充滿喜悅,健康狀況也開始改善。

我們可能很容易就接受社會傳達的訊息,認為時間是有限的資源,是可以管理、不能浪費的商品。當然,如果你需要更多紀律和結構,就有必要採取各種提升時間管理效率的妙招。但對有些人來說,時間管理反而是一種障礙,影響了真正的效能和生產力。時間管理或許對我的健康產生負面作用,但時間的主觀體驗,開啟了我的療癒過程。

(周宜芳譯自2021年6月8日HBR.org數位版文章)



艾碧.席普 Abbie J. Shipp

美國德州基督教大學(Texas Christian University)講座教授、管理與領導系主任,並擔任《管理學會評論》(Academy of Management Review)副總編輯。她在美國北卡羅萊納大學(University of North Carolina)取得組織行為學博士學位。她的研究焦點,是時間的主觀體驗與心理體驗,包括工作體驗的發展軌跡(例如,適性、滿意度和過勞)、心理時間旅行(mental time travel,又稱時間統覺)和專注力,還有個人時間觀如何影響績效、健康和組織的協調。


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